Event-Glossar: Begriffe von der Gästeliste bis zum Bericht

Auch genannt: Regieplan · Run of Show

Der Ablaufplan ist das interne Gegenstück zum Programm: Er legt minutengenau fest, wer wann was tut, welche Musik läuft, wann das Licht wechselt und wer das nächste Stichwort gibt. Er richtet sich an Team, Technik und Moderation, nicht an Gäste. Geben Sie jeder Zeile eine verantwortliche Person und verteilen Sie nur eine aktuelle Fassung.

Auch genannt: Tagesordnung · Zeitplan

Die Agenda ist die geordnete Liste der Programmpunkte mit Uhrzeit, Titel und Mitwirkenden, typisch für Konferenzen, Tagungen und Firmenveranstaltungen. Sie dient Gästen zur Orientierung und Referierenden als Verabredung über ihre Redezeit. Planen Sie zwischen den Punkten Puffer ein und nennen Sie bei parallelen Sessions den Raum gleich mit.

Auch genannt: Programmierschnittstelle · Schnittstelle · REST-API

Eine API ist ein dokumentierter Weg, über den eine Software eine andere nach Daten fragt oder sie ändert, ohne dass jemand etwas von Hand überträgt. Bei Veranstaltungen kann eine Ticketseite über eine API Gäste in die Liste eintragen oder ein CRM lesen, wer geantwortet hat. Achten Sie auf Schlüssel, die sich auf den nötigen Zugriff begrenzen und jederzeit widerrufen lassen, und auf seitenweise Ergebnisse für große Listen.

Auch genannt: Parallelsession · Workshop

Eine Breakout-Session ist ein kleinerer Programmpunkt, der parallel zu anderen stattfindet, oft als Workshop, Vertiefung oder Diskussionsrunde. Teilnehmende wählen, wohin sie gehen. Fragen Sie die Wahl vorab ab, um Raumgrößen passend zu verteilen, und lassen Sie zwischen den Sessions genug Zeit für den Raumwechsel.

Auch genannt: Datenschutz-Grundverordnung · GDPR

Die Datenschutz-Grundverordnung ist das europäische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und gilt auch für Gästelisten, Anmeldungen und Fotos von Veranstaltungen. Sie verlangt unter anderem eine Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datensparsamkeit und Auskunft auf Anfrage. Erheben Sie nur, was Sie für die Veranstaltung wirklich brauchen. Dies ist eine allgemeine Erklärung, keine Rechtsberatung.

Auch genannt: Zustimmung · Opt-in

Eine Einwilligung ist die freiwillige, informierte und eindeutige Zustimmung einer Person zu einer bestimmten Verwendung ihrer Daten, etwa für Fotos, Newsletter oder die Weitergabe an Sponsoren. Sie muss sich so leicht widerrufen lassen, wie sie erteilt wurde. Fragen Sie jeden Zweck einzeln ab und dokumentieren Sie, wann und wofür zugestimmt wurde. Dies ist eine allgemeine Erklärung, keine Rechtsberatung.

Auch genannt: Veranstaltungsagentur · Eventplaner

Eine Eventagentur plant und organisiert Veranstaltungen im Auftrag von Unternehmen oder Privatpersonen, von der Konzeption über Dienstleister bis zur Durchführung vor Ort. Sie arbeitet meist für mehrere Kunden gleichzeitig, jeweils mit deren Markenauftritt. Klären Sie im Vertrag, wem die Gästedaten gehören, wer sie verarbeitet und was nach der Veranstaltung mit ihnen geschieht.

Auch genannt: Segment · Zielgruppe

Eine Gästegruppe fasst Personen mit gemeinsamen Merkmalen zusammen, etwa Kunden, Presse, Mitarbeitende oder Partner. Gruppen erlauben unterschiedliche Einladungstexte, Zugangsbereiche oder Erinnerungen, ohne für jede Person einzeln zu entscheiden. Legen Sie Gruppen nach dem an, was Sie später unterschiedlich behandeln wollen, und vermeiden Sie Überschneidungen, die zu doppelten Nachrichten führen.

Auch genannt: Teilnehmerliste · Einladungsliste

Die Gästeliste ist das zentrale Verzeichnis aller eingeladenen Personen mit Kontaktdaten, Status und Besonderheiten wie Begleitung oder Essenswünschen. Aus ihr werden Einladungen, Erinnerungen, Sitzpläne und die Liste am Einlass erzeugt. Führen Sie sie an genau einer Stelle, mit einer Zeile pro Person, damit Dubletten und widersprüchliche Stände gar nicht erst entstehen.

Auch genannt: Nur auf Einladung · Private Veranstaltung

Bei einer geschlossenen Veranstaltung entscheidet der Gastgeber, wer teilnimmt: Nur eingeladene Personen haben Zutritt. Das erlaubt Kontrolle über Zusammensetzung, Größe und Vertraulichkeit. Damit die Einladung nicht weitergereicht wird, eignen sich persönliche Links oder namentliche Einladungen, und am Einlass sollte geprüft werden, ob jemand tatsächlich auf der Liste steht.

Auch genannt: Hybrid-Event · Hybridveranstaltung

Eine hybride Veranstaltung findet gleichzeitig vor Ort und online statt: Ein Teil des Publikums sitzt im Saal, ein anderer verfolgt das Geschehen per Stream. Beide Gruppen brauchen ein eigenes Erlebnis, nicht nur eine Kamera im Raum. Planen Sie eine Person, die sich ausschließlich um das Online-Publikum kümmert und dessen Fragen in den Saal bringt.

Auch genannt: Höchstteilnehmerzahl · Platzkontingent

Die Kapazität ist die Zahl der Personen, die eine Veranstaltung aufnehmen kann, begrenzt durch Raumgröße, Sicherheitsvorgaben, Bestuhlung oder Budget. Sie bestimmt, wie viele Einladungen verschickt oder Anmeldungen angenommen werden. Rechnen Sie mit erfahrungsgemäßen Absagen, aber überbuchen Sie nie über die zulässige Personenzahl des Raumes hinaus.

Auch genannt: Hauptvortrag · Leitvortrag

Die Keynote ist der zentrale Vortrag einer Konferenz oder Tagung, meist zu Beginn oder als Höhepunkt, gehalten von einer bekannten oder besonders kompetenten Person. Sie setzt das Thema und den Ton für alles Weitere. Stimmen Sie Länge, Technik und Inhalte rechtzeitig ab und planen Sie direkt danach keinen Programmpunkt, der denselben Raum braucht.

Auch genannt: Moderator · Moderatorin

Die Moderation führt durch eine Veranstaltung oder einen Programmpunkt: Sie begrüßt, stellt Mitwirkende vor, hält die Zeit und leitet Fragen aus dem Publikum weiter. Eine gute Moderation fällt kaum auf und hält dennoch alles zusammen. Geben Sie ihr den Ablaufplan, die Aussprache schwieriger Namen und klare Zeichen für „noch fünf Minuten“.

Auch genannt: Öffentliche Anmeldung · Freie Registrierung

Bei offener Anmeldung kann sich jede interessierte Person selbst registrieren, meist über ein Formular oder eine Veranstaltungsseite. Das erhöht die Reichweite, macht die Teilnehmerzahl aber schwerer planbar. Legen Sie eine Obergrenze fest, schließen Sie die Anmeldung bei Erreichen automatisch und bieten Sie danach eine Warteliste statt einer stillen Absage an.

Auch genannt: Panel · Expertenrunde

Bei einer Podiumsdiskussion sprechen mehrere Fachleute unter Leitung einer Moderation über ein Thema, häufig mit anschließenden Fragen aus dem Publikum. Sie lebt von unterschiedlichen Perspektiven, nicht von aneinandergereihten Kurzvorträgen. Begrenzen Sie die Runde auf drei bis fünf Personen und führen Sie vorab ein kurzes Gespräch, damit sich Positionen nicht wiederholen.

Auch genannt: Referentin · Speaker · Vortragende

Referentinnen und Referenten halten Vorträge, leiten Workshops oder sitzen auf dem Podium. Sie brauchen frühzeitig Informationen zu Thema, Redezeit, Publikum, Technik und Anreise. Bitten Sie um Kurzbiografie, Foto und Folien bis zu einem festen Datum und benennen Sie eine Ansprechperson, die sie am Veranstaltungstag empfängt und durch den Ablauf begleitet.

Auch genannt: Aufbewahrungsfrist · Löschfrist

Die Speicherdauer legt fest, wie lange Gästedaten nach einer Veranstaltung aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht oder anonymisiert werden. Daten ohne Zweck aufzuheben, erhöht das Risiko, ohne Nutzen zu bringen. Bestimmen Sie die Frist schon bei der Planung, nennen Sie sie in den Datenschutzhinweisen und tragen Sie den Löschtermin in den Kalender ein.

Auch genannt: Ticketing · Kostenpflichtige Veranstaltung

Bei einer Veranstaltung mit Ticketverkauf erwerben Gäste ihren Zugang gegen Bezahlung, oft in Kategorien wie Frühbucher, Standard oder Ermäßigt. Das Ticket ist zugleich Kaufbeleg und Eintrittsnachweis. Klären Sie vorab Rückgabebedingungen, Steuern und Gebühren des Zahlungsanbieters und kommunizieren Sie sie vor dem Kauf, nicht erst danach.

Auch genannt: Briefing · Event-Briefing

Das Veranstaltungsbriefing beschreibt auf wenigen Seiten Ziel, Zielgruppe, Datum, Budget, Rahmenbedingungen und Verantwortliche einer Veranstaltung. Es ist die gemeinsame Grundlage für Team, Agentur und Dienstleister. Formulieren Sie das Ziel so, dass sich am Ende prüfen lässt, ob es erreicht wurde, und halten Sie fest, wer Entscheidungen freigibt.

Auch genannt: Location · Eventlocation

Der Veranstaltungsort ist der Raum oder das Gelände, in dem eine Veranstaltung stattfindet, vom Hotelsaal bis zur Industriehalle. Er gibt Kapazität, Technik, Catering-Regeln und Zeitfenster für Auf- und Abbau vor. Klären Sie früh, was im Mietpreis enthalten ist, und besichtigen Sie den Ort zur gleichen Tageszeit, zu der die Veranstaltung beginnt.

Auch genannt: Programm · Eventprogramm

Das Veranstaltungsprogramm zeigt den Gästen, was wann und wo geschieht: Empfang, Beiträge, Pausen, Essen, Ende. Es setzt Erwartungen und hilft beim Planen der eigenen Anreise und Abreise. Veröffentlichen Sie nur Zeiten, die Sie halten können, und kennzeichnen Sie Ungefähres als „ca.“, damit eine kleine Verschiebung nicht wie ein Fehler wirkt.

Auch genannt: VIP · Ehrengast

VIP-Gäste sind Personen, die besondere Aufmerksamkeit erhalten: Vorstände, wichtige Kunden, Ehrengäste oder Prominente. Sie bekommen oft einen eigenen Eingang, reservierte Plätze oder eine persönliche Begrüßung. Halten Sie fest, wer jeden VIP betreut und was vereinbart ist, damit am Abend niemand improvisieren muss und die Sonderbehandlung diskret bleibt.

Auch genannt: Webhooks · Ereignisbenachrichtigung · HTTP-Callback

Ein Webhook ist eine Nachricht, die ein System an eine Adresse Ihrer Wahl schickt, sobald etwas geschieht — ein Gast antwortet, jemand wird eingelassen —, statt zu warten, bis es gefragt wird. Das empfangende System aktualisiert dann einen Datensatz oder informiert ein Team. Ein vertrauenswürdiger Webhook ist signiert, damit der Empfänger die Herkunft prüfen kann, trägt einen Zeitstempel gegen Wiederholungen und wird erneut gesendet, wenn der Empfänger kurz nicht erreichbar ist.

Auch genannt: Versanddomain · Absenderadresse

Die Absenderdomain ist der Teil der E-Mail-Adresse nach dem @, von dem aus Einladungen verschickt werden. Postfachanbieter prüfen anhand von Einträgen wie SPF, DKIM und DMARC, ob diese Domain zum Versand berechtigt ist. Richten Sie diese Einträge vor dem ersten Versand ein und verwenden Sie eine Domain, die Gäste wiedererkennen.

Auch genannt: Unzustellbare E-Mail · Rückläufer

Ein Bounce ist eine E-Mail, die nicht zugestellt werden konnte und zurückgemeldet wird. Ein Hard Bounce bedeutet, dass die Adresse nicht existiert; ein Soft Bounce ist vorübergehend, etwa bei vollem Postfach. Prüfen Sie Rückläufer nach jedem Versand, korrigieren Sie Tippfehler und erreichen Sie betroffene Gäste auf anderem Weg, statt erneut an dieselbe Adresse zu senden.

Auch genannt: Online-Einladung · E-Einladung

Eine digitale Einladung wird per E-Mail, Messenger oder Link verschickt statt per Post und enthält oft direkt die Möglichkeit, zu- oder abzusagen. Sie ist schnell geändert, lässt sich nachverfolgen und spart Druck und Porto. Testen Sie die Darstellung auf dem Smartphone, denn dort wird sie meist zuerst geöffnet.

Auch genannt: Doppeltes Opt-in · Bestätigte Anmeldung

Beim Double-Opt-in bestätigt eine Person ihre Anmeldung zu einem Verteiler zusätzlich über einen Link in einer E-Mail. So ist belegt, dass die Adresse ihr gehört und sie die Nachrichten wirklich möchte. Das Verfahren schützt vor falschen oder fremden Eintragungen. Halten Sie die Bestätigungsmail kurz und versenden Sie sie sofort nach der Anmeldung.

Auch genannt: Kleiderordnung · Kleidervorschrift

Der Dresscode gibt an, welche Kleidung bei einer Veranstaltung erwartet wird, etwa Business, Cocktail, Black Tie oder Smart Casual. Er erspart Gästen Unsicherheit und dem Gastgeber unpassende Bilder. Weil Begriffe unterschiedlich verstanden werden, hilft ein kurzer Zusatz, zum Beispiel „Krawatte nicht nötig“ oder „Feiern im Garten, flache Schuhe empfohlen“.

Auch genannt: Einladungskarte · Einladungsschreiben

Die Einladung teilt Gästen mit, wer einlädt, wozu, wann, wo und bis wann eine Antwort erwartet wird. Ihr Ton zeigt schon, wie förmlich die Veranstaltung wird. Lesen Sie sie vor dem Versand mit den Augen eines Gastes, der nichts weiß: Ist klar, ob eine Begleitung mitkommen darf und was anzuziehen ist?

Auch genannt: Erinnerung · Reminder

Eine Erinnerungsmail bringt eine Veranstaltung oder eine offene Rückmeldung erneut in Erinnerung, etwa kurz vor der Antwortfrist oder am Tag davor. Sie senkt die Zahl vergessener Antworten und nicht erschienener Gäste. Schicken Sie Erinnerungen nur an die, die sie betreffen, und geben Sie Zusagen dabei die praktischen Details: Uhrzeit, Anfahrt, Ticket.

Auch genannt: Personalisierter Link · Individueller Link

Ein persönlicher Einladungslink gehört genau einem Gast: Wer ihn öffnet, wird erkannt und muss Namen und E-Mail nicht noch einmal eingeben. Antworten lassen sich so eindeutig zuordnen, und weitergeleitete Einladungen fallen auf. Weisen Sie in der Nachricht darauf hin, dass der Link persönlich ist, und bieten Sie für Begleitpersonen einen eigenen Weg an.

Auch genannt: Terminvormerkung · Vorankündigung

Ein Save the Date ist eine frühe, knappe Nachricht, die Gäste bittet, sich einen Termin freizuhalten, bevor die eigentliche Einladung mit allen Details folgt. Es ist üblich bei Hochzeiten, Konferenzen und Veranstaltungen mit Anreise. Nennen Sie Datum, Ort und Anlass und schreiben Sie dazu, dass die Einladung folgt, damit niemand schon jetzt antwortet.

Auch genannt: E-Mail-Zustellbarkeit · Deliverability

Zustellbarkeit beschreibt, ob eine E-Mail im Posteingang ankommt statt im Spam-Ordner oder gar nicht. Sie hängt von der Absenderdomain, ihrem Ruf, sauberen Listen und dem Inhalt der Nachricht ab. Verschicken Sie Einladungen nur an Adressen, die Sie tatsächlich erhalten haben, vermeiden Sie reine Bild-Mails und senden Sie vorab eine Testnachricht an mehrere Anbieter.

Auch genannt: Barrierefreie Teilnahme · Unterstützungsbedarf

Unter Barrierefreiheit fallen alle Vorkehrungen, die Menschen mit Behinderung oder besonderen Bedürfnissen die Teilnahme ermöglichen: stufenloser Zugang, Gebärdensprache, Untertitel, reservierte Plätze, ruhige Rückzugsräume. Fragen Sie den Bedarf bei der Anmeldung offen und freiwillig ab, beschreiben Sie den Ort ehrlich und behandeln Sie die Angaben vertraulich.

Auch genannt: Begleitung · Plus One · +1

Eine Begleitperson ist jemand, den ein eingeladener Gast mitbringen darf, ohne selbst namentlich eingeladen zu sein. Ob das erlaubt ist, sollte die Einladung eindeutig sagen, etwa „Sie und eine Begleitung“. Fragen Sie den Namen der Begleitung mit ab, damit sie auf der Gästeliste steht, ein Namensschild bekommt und am Einlass nicht aufgehalten wird.

Auch genannt: Unverträglichkeiten · Allergien · Essenswünsche

Ernährungswünsche umfassen Allergien, Unverträglichkeiten und bewusste Entscheidungen wie vegetarisch, vegan oder halal. Für das Catering sind sie eine Planungsgröße, bei Allergien auch eine Frage der Sicherheit. Fragen Sie sie zusammen mit der Zusage ab, mit festen Auswahlmöglichkeiten und einem freien Feld, und geben Sie die Liste rechtzeitig mit Namen an die Küche weiter.

Auch genannt: Nachträgliche Anmeldung · Kurzfristige Ergänzung

Eine Nachmeldung ist ein Gast, der nach dem Versand der Einladungen oder nach der Rückmeldefrist noch hinzukommt, etwa ein vergessener Kollege oder eine kurzfristige Vertretung. Nachmeldungen sind normal, gefährden aber Zahlen und Sitzpläne. Legen Sie fest, wer sie freigeben darf, und tragen Sie sie sofort in dieselbe Liste ein, die auch der Einlass nutzt.

Auch genannt: Regrets only · Absage erbeten

Bei „nur Absagen erbeten“ melden sich nur Gäste, die nicht kommen; wer schweigt, gilt als zugesagt. Das Verfahren passt zu Veranstaltungen, bei denen eine ungefähre Zahl genügt. Wo Plätze, Menüs oder Namensschilder genau geplant werden müssen, ist es unzuverlässig. Dann ist eine echte Rückmeldung von allen die bessere Wahl.

Auch genannt: Antwortfrist · Anmeldeschluss

Die Rückmeldefrist ist das Datum, bis zu dem Gäste zu- oder absagen sollen. Sie richtet sich nach den Terminen, die der Gastgeber einhalten muss, etwa der finalen Zahl für das Catering. Legen Sie sie einige Tage vor diese Termine, damit Zeit für Nachfragen bleibt, und erinnern Sie kurz vorher alle, die noch nicht geantwortet haben.

Auch genannt: Tischplan · Sitzordnung · Tischordnung

Ein Sitzplan zeigt auf einem Plan des Raums, wer an welchem Tisch und oft auf welchem Stuhl sitzt. Er entsteht aus den bestätigten Zusagen, damit Haushalte und Begleitpersonen zusammensitzen und Catering, Tischkarten und Einlass mit denselben Tischen arbeiten. Zeichnen Sie den Raum maßstabsgetreu, bevor Sie jemanden setzen, halten Sie einige Stühle für späte Änderungen frei und schließen Sie den Plan erst nach dem Rückmeldeschluss ab.

Auch genannt: Personenzahl · Headcount

Die Teilnehmerzahl ist die erwartete Zahl der Personen, die tatsächlich kommen, berechnet aus Zusagen und Begleitpersonen. Caterer, Veranstaltungsort und Technik planen danach und verlangen sie oft zu einem festen Termin. Melden Sie eine Zahl, die auf echten Rückmeldungen beruht, und vereinbaren Sie vorab, bis wann sie sich noch ändern darf.

Auch genannt: Um Antwort wird gebeten · Zu- und Absagen

u.A.w.g. steht für „um Antwort wird gebeten“, RSVP für das französische „répondez s’il vous plaît“. Beide bitten jeden Gast um eine Rückmeldung, ob er kommt oder nicht, nicht nur um eine Zusage. Schreiben Sie dazu, bis wann und auf welchem Weg geantwortet werden soll, damit es nur eine Lesart gibt.

Auch genannt: Nachrückliste · Wartelistenplatz

Eine Warteliste sammelt Interessierte, wenn alle Plätze vergeben sind, und rückt sie nach, sobald jemand absagt. So gehen frei werdende Plätze nicht verloren, und die Nachfrage wird sichtbar. Sagen Sie Personen auf der Warteliste ehrlich, wie es weitergeht, und geben Sie Nachrückenden eine kurze Frist, ihren Platz zu bestätigen.

Auch genannt: Presseakkreditierung · Zulassung

Akkreditierung ist die vorherige Zulassung bestimmter Personengruppen wie Presse, Dienstleister, Mitwirkende oder Fachbesucher, oft nach Prüfung von Nachweisen. Wer akkreditiert ist, erhält einen Ausweis mit den passenden Zutrittsrechten. Setzen Sie eine klare Frist für Anträge, nennen Sie die nötigen Unterlagen und bestätigen Sie jede Zulassung schriftlich.

Auch genannt: Gästeempfang · Akkreditierung am Eingang

Beim Einlass werden ankommende Gäste mit der Gästeliste abgeglichen und als anwesend markiert, per Namensliste, Ticket oder QR-Code. Er ist der erste Eindruck vor Ort und der Moment, in dem Warteschlangen entstehen. Planen Sie genug Personal für die ersten dreißig Minuten und eine eigene Stelle für Fälle, die nicht sofort passen.

Auch genannt: Türliste · Gästeliste am Eingang

Die Einlassliste ist die Fassung der Gästeliste, mit der am Eingang gearbeitet wird: Namen, Begleitpersonen, Gruppe und Hinweise, ohne Daten, die dort niemand braucht. Sie muss aktuell und schnell durchsuchbar sein. Verwenden Sie eine Liste, die sich bei Nachmeldungen sofort aktualisiert, und halten Sie für Ausfälle einen Ausdruck bereit.

Auch genannt: Walk-in · Spontanbesucher

Ein Gast ohne Anmeldung steht am Eingang, ohne auf der Liste zu stehen: weil er sich nicht registriert hat, als Vertretung kommt oder spontan vorbeischaut. Wie damit umzugehen ist, sollte vorher entschieden sein. Legen Sie fest, wer solche Gäste zulassen darf, und erfassen Sie sie sofort, damit Teilnehmerzahl und Bericht stimmen.

Auch genannt: Badge · Teilnehmerausweis

Das Namensschild zeigt Namen, oft Firma und Funktion eines Gastes und dient zugleich als sichtbarer Ausweis seiner Zutrittsrechte. Es erleichtert Gespräche, weil man sich nicht nach dem Namen fragen muss. Drucken Sie den Vornamen groß und gut lesbar, und erstellen Sie Schilder für Nachmeldungen direkt am Einlass statt handschriftlich.

Auch genannt: Nichterscheinen · Nicht erschienener Gast

Ein No-Show ist ein Gast, der zugesagt hat, aber nicht erscheint, ohne vorher abzusagen. No-Shows kosten Plätze, Essen und bei begrenzten Veranstaltungen auch andere Interessierte ihre Chance. Erkennen lassen sie sich nur, wenn am Einlass erfasst wird, wer kommt. Eine Erinnerung am Vortag mit einfacher Absagemöglichkeit senkt ihre Zahl.

Auch genannt: E-Ticket · Digitales Ticket

Ein QR-Code-Ticket ist ein Eintrittsnachweis, der auf dem Smartphone oder ausgedruckt vorgezeigt und am Einlass gescannt wird. Jeder Code ist eindeutig, sodass ein zweiter Scan desselben Tickets auffällt. Stellen Sie sicher, dass das Scannen auch bei schlechtem Netz funktioniert, und schicken Sie das Ticket kurz vor der Veranstaltung noch einmal mit.

Auch genannt: Check-in-Terminal · Selbst-Check-in · Registrierungskiosk

Ein Self-Check-in-Kiosk ist ein Tablet oder Bildschirm am Eingang, an dem sich Gäste selbst anmelden: Sie scannen den Code aus ihrer Einladung oder suchen ihren Namen und bestätigen ihn, und oft wird dabei gleich ihr Namensschild gedruckt. An vollen Eingängen verkürzt das die Schlange. Stellen Sie den Kiosk dort auf, wo Personal noch helfen kann, geben Sie Gästen einen zweiten Weg, sich auszuweisen, und sorgen Sie dafür, dass Kiosk und Einlasspersonal in dieselbe Liste schreiben, damit niemand doppelt gezählt wird.

Auch genannt: Erneuter Einlass · Re-Entry

Wiedereinlass bedeutet, dass ein Gast die Veranstaltung verlassen und später wieder betreten darf. Das betrifft Raucherpausen, mehrtägige Veranstaltungen und Festivals. Entscheiden Sie vorab, ob Wiedereinlass erlaubt ist, und sorgen Sie dafür, dass ein bereits genutztes Ticket beim zweiten Mal erkannt und nicht als Missbrauch abgewiesen wird.

Auch genannt: Zugangskontrolle · Einlasskontrolle

Zutrittskontrolle regelt, wer welchen Bereich einer Veranstaltung betreten darf, etwa Saal, Backstage, Presse- oder VIP-Bereich. Sie verbindet Personen mit Berechtigungen und prüft diese an den Übergängen. Legen Sie Bereiche und Berechtigungen vor der Veranstaltung fest und machen Sie sie für das Personal sichtbar, zum Beispiel durch Farben auf dem Namensschild.

Auch genannt: Veranstaltungs-App · Konferenz-App

Eine Event-App bündelt für Gäste alles Wichtige zur Veranstaltung: Programm, Ticket, Lageplan, Abstimmungen, Fragen und Fotos. Viele Gäste scheuen aber den Download einer App für einen einzigen Tag. Webbasierte Lösungen, die sich über einen Link oder QR-Code öffnen, umgehen diese Hürde und funktionieren auf jedem Smartphone.

Auch genannt: Stempelpass · Rallye-Pass

Ein Event-Pass lädt Gäste ein, Stationen einer Veranstaltung zu besuchen und an jeder einen Stempel oder Scan zu sammeln, ähnlich einer Schnitzeljagd. Er lenkt Besucherströme, etwa zu Ausstellern, und macht Rundgänge zum Spiel. Halten Sie die Zahl der Stationen überschaubar und belohnen Sie den vollständigen Pass mit etwas Konkretem.

Auch genannt: Audio-Gästebuch · Digitales Gästebuch

Ein Gästebuch sammelt Grüße, Wünsche und Erinnerungen der Gäste, klassisch auf Papier, heute auch als Sprach- oder Videonachricht. Für Hochzeiten, Jubiläen und Abschiede wird es oft zum wichtigsten Andenken. Stellen Sie eine einfache Leitfrage, platzieren Sie es gut sichtbar und weisen Sie im Programm darauf hin.

Auch genannt: Fotowand · Social Wall

Eine Live-Fotowand zeigt Fotos und Videos, die Gäste während der Veranstaltung hochladen, fortlaufend auf einem Bildschirm vor Ort. Sie macht das Geschehen sichtbar und sammelt Erinnerungen aus vielen Blickwinkeln. Prüfen Sie Beiträge vor der Anzeige und informieren Sie Gäste, wo und wie lange ihre Bilder zu sehen sind.

Auch genannt: Live-Q&A · Publikumsfragen

Bei einer Live-Fragerunde reicht das Publikum Fragen digital ein, statt auf ein Mikrofon zu warten; andere können Fragen unterstützen, sodass die wichtigsten oben stehen. Das gibt auch zurückhaltenden Gästen eine Stimme. Lassen Sie die eingegangenen Fragen von einer Person vorab sichten und erlauben Sie bei Bedarf anonyme Fragen.

Auch genannt: Live-Abstimmung · Publikumsumfrage

Bei einer Live-Umfrage stimmt das Publikum während der Veranstaltung über das eigene Smartphone ab, und das Ergebnis erscheint sofort auf der Leinwand. Sie bezieht Gäste ein, lockert lange Programmteile auf und liefert Stimmungsbilder. Stellen Sie kurze Fragen mit wenigen Antworten und planen Sie Zeit ein, über das Ergebnis zu sprechen.

Auch genannt: Netzwerken · Kontaktpflege

Networking ist das gezielte Kennenlernen und Austauschen zwischen Teilnehmenden, für viele der eigentliche Grund, eine Veranstaltung zu besuchen. Es gelingt besser mit Struktur: vereinbarte Gesprächstermine, Thementische oder moderierte Runden. Planen Sie ausdrücklich Zeit dafür ein und helfen Sie Gästen, vorab zu sehen, wen sie treffen möchten.

Auch genannt: Ausstellerin · Messeaussteller

Aussteller präsentieren auf Messen, Kongressen oder Firmenveranstaltungen ihre Produkte und Leistungen an einem eigenen Stand. Sie brauchen klare Informationen zu Standfläche, Aufbauzeiten, Strom, Anlieferung und Besucherzahlen. Stellen Sie ein Ausstellerhandbuch mit allen Fristen bereit und benennen Sie eine Ansprechperson für den Aufbautag.

Auch genannt: Dankschreiben · Follow-up-Mail

Die Dankesmail bedankt sich nach der Veranstaltung bei den Gästen für ihr Kommen und bietet oft Fotos, Folien, Aufzeichnungen oder eine Umfrage an. Sie schließt das Erlebnis ab und hält den Kontakt. Senden Sie sie zeitnah und unterscheiden Sie zwischen Gästen, die da waren, und denen, die kurzfristig fehlten.

Auch genannt: Nachbefragung · Teilnehmerbefragung

Eine Feedback-Umfrage fragt Teilnehmende nach der Veranstaltung, wie sie Inhalte, Organisation, Ort und Verpflegung erlebt haben. Sie zeigt, was wiederholt und was geändert werden sollte. Verschicken Sie sie innerhalb eines Tages, solange die Eindrücke frisch sind, und beschränken Sie sich auf wenige Fragen, die Sie auch auswerten werden.

Auch genannt: Leaderfassung · Lead Capture · Kontakterfassung

Lead-Erfassung bezeichnet das Sammeln von Kontakten interessierter Besucher durch Aussteller oder Sponsoren, zum Beispiel per Scan des Namensschilds. Für Sponsoren ist sie oft der messbare Gegenwert ihres Engagements. Erfassen Sie Kontakte nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Besucher und notieren Sie direkt dazu, worüber gesprochen wurde.

Auch genannt: NPS · Weiterempfehlungsrate

Der Net Promoter Score misst mit einer einzigen Frage, wie wahrscheinlich Teilnehmende eine Veranstaltung weiterempfehlen würden, auf einer Skala von 0 bis 10. Aus dem Anteil der Begeisterten abzüglich der Kritiker ergibt sich ein Wert zwischen minus 100 und plus 100. Fragen Sie zusätzlich nach dem Grund, denn erst die Begründung zeigt, was zu tun ist.

Auch genannt: Sponsoring · Förderer

Ein Sponsor unterstützt eine Veranstaltung mit Geld, Sachleistungen oder Diensten und erhält dafür Sichtbarkeit, Kontakte oder exklusive Möglichkeiten. Sponsoring funktioniert dauerhaft nur, wenn beide Seiten den Gegenwert erkennen. Halten Sie Leistungen und Gegenleistungen schriftlich fest und liefern Sie nach der Veranstaltung einen kurzen Bericht über das, was vereinbart war.

Auch genannt: Erscheinungsquote · Show-up-Rate

Die Teilnahmequote gibt an, welcher Anteil der angemeldeten oder zugesagten Personen tatsächlich erschienen ist. Sie zeigt, wie verlässlich Zusagen waren, und hilft, künftige Veranstaltungen realistischer zu planen. Berechnen lässt sie sich nur mit sauber erfassten Check-ins. Vergleichen Sie sie über mehrere Veranstaltungen ähnlicher Art, nicht über völlig verschiedene Formate.

Auch genannt: Veranstaltungsbericht · Teilnahmeauswertung

Der Teilnehmerbericht fasst nach einer Veranstaltung zusammen, wer eingeladen wurde, wer zugesagt hat, wer gekommen ist und wer nicht, oft nach Gruppen aufgeschlüsselt. Er ist die Grundlage für Abrechnung, Nachfassen und die Planung der nächsten Veranstaltung. Erstellen Sie ihn zeitnah, solange Fragen noch beantwortet werden können.