Lexique de l’événementiel : de la liste d’invités au bilan

Aussi appelé: agence évènementielle · organisateur d’événements

Une agence événementielle conçoit et organise des événements pour le compte de clients : entreprises, marques ou institutions. Elle coordonne le lieu, les prestataires, les invitations, la logistique et le jour même. Fixez dès le départ qui valide quoi, qui détient la liste d’invités et quelles données reviennent au client à la fin de la mission.

Aussi appelé: ordre du jour · planning de la journée

L’agenda est la liste horodatée des sessions d’un événement professionnel : interventions, pauses, ateliers et temps d’échange. Il sert aux participants à choisir où être et aux intervenants à connaître leur créneau. Publiez-le assez tôt pour qu’il compte dans la décision de venir, et signalez clairement chaque changement plutôt que de modifier la version en ligne sans le dire.

Aussi appelé: interface de programmation · API REST · API événementielle

Une API est un moyen documenté pour qu’un logiciel demande des données à un autre ou les modifie, sans que personne ne recopie quoi que ce soit à la main. Pour un événement, une API permet à une billetterie d’ajouter des invités à la liste, ou à un CRM de lire qui a répondu. Privilégiez des clés limitées à l’accès dont chaque système a besoin, révocables à tout moment, et des résultats paginés pour les grandes listes.

Aussi appelé: session parallèle · breakout

Un atelier en sous-groupe est une session plus petite, tenue en parallèle d’autres, où les participants choisissent le sujet qui les intéresse. Il favorise l’échange et l’approfondissement après les interventions en plénière. Demandez aux participants de choisir à l’avance pour dimensionner les salles, et indiquez clairement où se trouve chaque atelier.

Aussi appelé: cahier des charges · brief

Le brief résume ce que l’événement doit accomplir : objectif, public, date, budget, ton et contraintes. Il sert de point de départ commun entre le client, l’agence, le lieu et les prestataires. Écrivez-le sur une page et faites-le valider avant de chercher un lieu, pour que les décisions suivantes se prennent par rapport au même objectif.

Aussi appelé: jauge · capacité maximale

La capacité d’accueil est le nombre maximal de personnes que le lieu ou l’événement peut recevoir, selon les règles de sécurité et la configuration de la salle. Elle fixe la limite des inscriptions et des invitations envoyées. Invitez en tenant compte des absences habituelles, mais ne dépassez jamais la jauge autorisée, même si vous pensez que tout le monde ne viendra pas.

Aussi appelé: déroulé minute par minute · run of show

Le conducteur est le document interne qui décrit l’événement minute par minute : qui fait quoi, à quelle heure, avec quel micro, quelle musique et quel signal de lancement. C’est la référence commune de l’équipe, de la technique et des intervenants. Ajoutez une colonne de responsables et une marge pour chaque transition, car ce sont les enchaînements qui prennent du retard.

Aussi appelé: accord de l’invité · consentement RGPD

Le consentement est l’accord libre, éclairé et explicite d’une personne au traitement de ses données pour un usage précis, comme recevoir des communications ou être photographiée. Il doit pouvoir être retiré aussi facilement qu’il a été donné. Demandez-le séparément pour chaque usage et gardez une trace de sa date ; pour un cas précis, demandez conseil à un spécialiste.

Aussi appelé: conservation des données · politique de conservation

La durée de conservation fixe combien de temps les données des invités sont gardées après l’événement avant d’être supprimées ou anonymisées. Garder une liste indéfiniment augmente le risque sans servir l’événement. Décidez la durée avant de collecter, indiquez-la aux invités et prévoyez qui se charge de la suppression une fois le bilan terminé.

Aussi appelé: format hybride · présentiel et distanciel

Un événement hybride réunit un public sur place et un public qui suit à distance, en direct. Il élargit l’audience mais demande de penser deux expériences à la fois : son, image, questions et échanges doivent fonctionner pour les deux. Désignez une personne chargée du public en ligne, pour que ses questions arrivent jusqu’à la scène.

Aussi appelé: billetterie · événement avec billets

Un événement payant demande l’achat d’un billet pour participer, parfois à plusieurs tarifs selon la catégorie ou la date d’achat. La billetterie gère le paiement, l’émission des billets et leur contrôle à l’entrée. Annoncez dès le départ les conditions de remboursement et d’échange, car ce sont les premières questions des acheteurs lorsque leurs plans changent.

Aussi appelé: événement privé · sur invitation uniquement

Un événement sur invitation n’est ouvert qu’aux personnes conviées par l’organisateur, qui contrôle ainsi le public et le nombre de participants. On le choisit pour un lancement, un dîner, une soirée clients ou un séminaire interne. Rendez l’invitation personnelle et nominative, pour que le lien ou le billet ne puisse pas être transmis à quelqu’un qui n’était pas prévu.

Aussi appelé: inscription libre · événement ouvert au public

Avec une inscription ouverte, toute personne intéressée peut s’inscrire elle-même, dans la limite des places disponibles. Ce format convient aux conférences, ateliers et événements publics qui cherchent à toucher un large public. Prévoyez une limite claire, une liste d’attente et les quelques questions vraiment utiles, car un formulaire trop long fait renoncer les inscrits.

Aussi appelé: conférencier · orateur · speaker

Un intervenant prend la parole lors d’un événement : conférence, atelier, table ronde ou témoignage. Sa venue suppose une organisation propre : horaire, besoins techniques, support de présentation, accueil et parfois déplacement. Envoyez-lui une fiche récapitulative avec l’heure d’arrivée, la personne à contacter et la date limite pour transmettre sa présentation.

Aussi appelé: conférence plénière · discours d’ouverture

La keynote est l’intervention principale d’un événement, présentée devant l’ensemble des participants, souvent en ouverture ou en clôture. Elle donne le ton et porte le message central. Confiez-la à une personne capable de tenir la salle, prévoyez une répétition technique sur place et placez-la à un moment où le public est réellement arrivé.

Aussi appelé: lieu de réception · salle

Le lieu est l’espace qui accueille l’événement : salle, hôtel, restaurant, espace culturel ou site extérieur. Son choix détermine la capacité, l’accessibilité, la technique disponible et souvent le budget. Visitez-le aux mêmes jour et heure que l’événement si possible, et vérifiez l’accès, le vestiaire, le réseau mobile et l’endroit où se fera l’accueil des invités.

Aussi appelé: liste des invités · fichier invités

La liste d’invités rassemble les personnes conviées avec leurs coordonnées, leur réponse et les informations utiles à l’accueil. Elle sert de base aux envois, au suivi des réponses et au contrôle à l’entrée. Tenez une seule version à jour, partagée par toute l’équipe, plutôt que plusieurs tableurs qui finissent par se contredire le jour même.

Aussi appelé: animateur · maître de cérémonie

Le modérateur conduit une table ronde ou une session : il présente les intervenants, distribue la parole, tient le temps et relaie les questions du public. Il garantit le rythme et l’équilibre des échanges. Donnez-lui le conducteur, les biographies des intervenants et un moyen simple de recevoir les questions de la salle pendant la session.

Aussi appelé: programme de la soirée · déroulé de l’événement

Le programme présente aux invités ce qui se passe pendant l’événement : les grands temps, les horaires, les lieux et les intervenants. Il aide chacun à savoir quand arriver, quoi ne pas manquer et quand partir. Gardez-le court et lisible, avec des horaires arrondis, et réservez le détail minute par minute au conducteur de l’équipe.

Aussi appelé: règlement général sur la protection des données · GDPR

Le RGPD est le règlement européen qui encadre la collecte et l’usage des données personnelles, y compris celles des invités d’un événement. Il impose notamment de collecter seulement le nécessaire, d’informer les personnes et de protéger leurs données. Ce lexique n’est pas un avis juridique : pour votre situation, consultez votre délégué à la protection des données ou un juriste.

Aussi appelé: catégorie d’invités · groupe d’invités

Un segment regroupe les invités qui partagent un critère : clients, presse, partenaires, collaborateurs ou VIP. Il permet d’adapter le message, les accès, les horaires ou les relances à chaque groupe sans traiter la liste ligne par ligne. Définissez peu de segments, avec des règles claires, pour que chacun sache dans quel groupe ranger un nouvel invité.

Aussi appelé: panel · débat

Une table ronde réunit plusieurs intervenants autour d’un sujet, sous la conduite d’un modérateur, devant un public. Elle confronte des points de vue plutôt que de présenter un exposé. Limitez le nombre d’intervenants, préparez les questions avec eux et gardez du temps pour celles du public, souvent la partie la plus vivante de l’échange.

Aussi appelé: invité de marque · invité prioritaire

Un VIP est un invité dont la présence compte particulièrement pour l’événement : dirigeant, client clé, élu, partenaire ou personnalité. Il bénéficie souvent d’un accueil dédié, d’une place réservée ou d’un accès particulier. Notez à l’avance qui l’accueille et où il doit être conduit, pour que l’attention reste discrète et ne dépende pas de l’improvisation à l’entrée.

Aussi appelé: webhooks · notification d’événement · rappel HTTP

Un webhook est un message qu’un système envoie à l’adresse de votre choix au moment où quelque chose se produit — un invité répond, quelqu’un est admis à l’entrée — au lieu d’attendre qu’on l’interroge. Le système qui le reçoit met alors une fiche à jour ou prévient une équipe. Un webhook fiable est signé pour que le destinataire en vérifie l’origine, porte un horodatage contre les rejeux et est renvoyé si le destinataire est brièvement indisponible.

Aussi appelé: taux de délivrabilité · arrivée en boîte de réception

La délivrabilité désigne la capacité d’un e-mail à arriver dans la boîte de réception plutôt que dans les indésirables ou nulle part. Une invitation qui n’arrive pas ressemble à un refus que personne n’a exprimé. Envoyez depuis un domaine authentifié, à une liste propre, avec un objet clair et sans pièces jointes lourdes.

Aussi appelé: domaine expéditeur · nom de domaine d’envoi

Le domaine d’envoi est la partie de l’adresse expéditeur après l’arobase, celle que les messageries contrôlent pour vérifier qu’un e-mail vient bien de vous. Un domaine authentifié inspire confiance aux filtres et aux destinataires. Configurez ses enregistrements SPF, DKIM et DMARC avant le premier envoi, pas la veille de l’événement.

Aussi appelé: double confirmation · inscription confirmée par e-mail

Le double opt-in demande à une personne qui s’inscrit de confirmer son adresse en cliquant sur un lien reçu par e-mail. Il prouve que l’adresse appartient bien à la personne et qu’elle souhaite recevoir les messages. Envoyez la confirmation immédiatement et rappelez dans le message pourquoi la personne le reçoit.

Aussi appelé: code vestimentaire · tenue exigée

Le dress code indique la tenue attendue pour l’événement : tenue de soirée, tenue de ville, décontractée, ou thème particulier. Il évite aux invités l’embarras d’être décalés et donne le ton de la soirée. Choisissez une formule connue et, si elle peut prêter à confusion, ajoutez une courte précision sur l’invitation.

Aussi appelé: relance · rappel avant l’événement

L’e-mail de rappel relance les invités qui n’ont pas répondu, ou rappelle aux inscrits la date, l’heure et l’accès quelques jours avant l’événement. Il réduit les oublis et les absences. Envoyez un message différent selon que la personne a répondu ou non, et mettez l’information pratique en premier plutôt que de répéter l’invitation.

Aussi appelé: carton d’invitation · faire-part

L’invitation annonce l’événement à une personne et lui demande de venir : qui invite, pour quoi, quand, où et comment répondre. Son ton dit déjà beaucoup du type d’événement. Vérifiez que chaque invitation indique clairement qui est invité, la date limite de réponse et le seul moyen de répondre, pour éviter les questions en retour.

Aussi appelé: e-invitation · invitation en ligne · carton digital

Une invitation numérique est envoyée par e-mail, message ou lien plutôt que sur papier. Elle permet de répondre en un clic, de suivre qui a ouvert et répondu, et de modifier une information sans tout réimprimer. Soignez sa présentation sur téléphone, puisque la plupart des invités la liront d’abord sur un petit écran.

Aussi appelé: lien d’invitation personnel · lien unique

Un lien personnel est une adresse web propre à chaque invité, qui ouvre sa propre invitation et enregistre sa propre réponse. Il évite de demander son nom à l’invité et permet de savoir qui a répondu, sans formulaire commun. Rappelez qu’il ne faut pas le transférer, puisqu’il identifie la personne invitée.

Aussi appelé: bounce · e-mail non distribué

Un rebond est un e-mail renvoyé à l’expéditeur parce qu’il n’a pas pu être remis : adresse inexistante, boîte pleine ou serveur indisponible. Les rebonds signalent des invités qui n’ont pas reçu l’invitation. Vérifiez-les après chaque envoi, corrigez les adresses en erreur et contactez ces personnes autrement plutôt que de renvoyer au même endroit.

Aussi appelé: réservez la date · pré-invitation

Le save the date est une annonce envoyée bien avant l’invitation pour demander aux invités de bloquer la date. Il est utile quand l’événement demande un déplacement, tombe en période chargée ou concerne des agendas très remplis. Gardez-le court : date, lieu ou ville, et la mention qu’une invitation détaillée suivra.

Aussi appelé: plus one · invité accompagné · et son conjoint

L’accompagnant est la personne qu’un invité peut amener avec lui lorsque l’invitation le prévoit. Il compte dans le nombre de couverts, de places et parfois de badges. Dites clairement sur l’invitation si un accompagnant est prévu, et demandez son nom dans la réponse, pour qu’il soit attendu et accueilli comme les autres.

Aussi appelé: invité ajouté tardivement · ajout tardif

Un ajout de dernière minute est un invité ajouté à la liste peu avant l’événement, souvent à la demande d’un dirigeant, d’un client ou d’un partenaire. Il doit arriver jusqu’à l’accueil, au placement et au traiteur. Désignez une seule personne habilitée à ajouter des invités tardifs et faites remonter chaque ajout au même endroit.

Aussi appelé: besoins spécifiques · accessibilité PMR

Les besoins d’accessibilité sont les aménagements dont un invité a besoin pour participer pleinement : accès de plain-pied, place adaptée, interprétation, sous-titrage ou accompagnement. Les connaître à l’avance évite qu’une personne découvre un obstacle en arrivant. Proposez une question ouverte et facultative dans la réponse, et confirmez à l’invité ce qui sera prévu.

Aussi appelé: réponse souhaitée avant le · date butoir RSVP

La date limite de réponse est le jour avant lequel les invités doivent confirmer leur venue. Elle donne à l’organisateur le temps de transmettre un nombre au lieu ou au traiteur et d’inviter d’autres personnes si des places se libèrent. Fixez-la quelques jours avant la date que vos prestataires exigent, pour garder une marge de relance.

Aussi appelé: file d’attente des inscriptions

La liste d’attente recueille les personnes qui souhaitent venir quand l’événement est complet, pour leur proposer une place si quelqu’un se désiste. Elle évite de perdre ces places et montre la demande réelle. Indiquez aux personnes inscrites leur statut, et fixez un délai court pour accepter une place libérée avant de passer à la suivante.

Aussi appelé: nombre de couverts · effectif confirmé

Le nombre de participants est le total des personnes attendues, accompagnants compris, que l’organisateur communique au lieu et au traiteur. Il détermine les couverts, le mobilier, le personnel et souvent la facture. Arrêtez-le à partir des réponses confirmées, et convenez à l’avance avec vos prestataires de la marge et de la date de modification possibles.

Aussi appelé: placement des invités · plan de salle

Le plan de table indique qui s’assoit à quelle table, et souvent sur quelle chaise, dessiné sur un plan de la salle. Il se construit à partir des réponses confirmées, pour que familles et accompagnants restent ensemble et que le traiteur, les marque-places et l’entrée travaillent avec les mêmes tables. Dessinez la salle à l’échelle avant de placer quiconque, gardez quelques chaises libres pour les changements tardifs et terminez le plan après la date limite de réponse.

Aussi appelé: allergies alimentaires · restrictions alimentaires

Les régimes alimentaires regroupent les allergies, intolérances et choix des invités : sans gluten, végétarien, halal, sans lactose et autres. Les connaître à l’avance permet au traiteur de prévoir sans improviser. Posez la question dans la réponse à l’invitation, transmettez une liste claire au traiteur et signalez les allergies graves au personnel de service.

Aussi appelé: regrets only · répondre seulement si absent

Avec cette formule, seuls les invités qui ne viendront pas sont priés de répondre ; le silence vaut acceptation. Elle convient aux événements informels où un nombre approximatif suffit. Pour un dîner placé ou un lieu à jauge stricte, préférez un RSVP complet, car un silence ne permet pas de distinguer un oui d’un oubli.

Aussi appelé: répondez s’il vous plaît · réponse souhaitée

RSVP signifie « répondez s’il vous plaît » : la mention demande à chaque invité de dire s’il vient ou non, avant une date donnée. Un « non » est aussi utile à l’hôte qu’un « oui », car il libère une place et un repas. Indiquez toujours une date limite et un seul moyen de répondre à côté de la mention.

Aussi appelé: no-show · défection · inscrit absent

Un absent est une personne qui avait confirmé sa venue mais ne s’est pas présentée. Les absences pèsent sur le coût par participant, la jauge et l’ambiance de la salle. Mesurez-les à partir des enregistrements à l’entrée, envoyez un rappel pratique la veille, et tenez compte de vos absences habituelles pour les prochaines invitations.

Aussi appelé: badge d’accès · accréditation presse

L’accréditation est l’autorisation nominative donnée à une personne pour accéder à un événement ou à certaines zones, souvent liée à un rôle : presse, équipe, prestataire, intervenant. Elle se matérialise par un badge ou un code. Fixez une date limite de demande et vérifiez chaque accréditation avant de l’émettre plutôt que le jour même.

Aussi appelé: pointage des invités · émargement · check-in

L’accueil et l’enregistrement consistent à vérifier l’arrivée de chaque invité à l’entrée et à le marquer comme présent. C’est le premier contact de l’invité avec l’événement et la source du taux de présence réel. Prévoyez assez de points d’accueil pour l’heure de pointe, et une solution simple pour les noms introuvables.

Aussi appelé: badge nominatif · porte-nom

Le badge porte le nom de la personne et souvent son entreprise ou son rôle ; il facilite les rencontres et peut servir à contrôler l’accès. Il peut être imprimé à l’avance ou à l’arrivée. Écrivez le prénom en grand, vérifiez l’orthographe des noms et prévoyez quelques badges vierges pour les ajouts de dernière minute.

Aussi appelé: e-billet · QR code d’accès · billet électronique

Un billet avec QR code porte un code unique que l’on scanne à l’entrée pour vérifier l’accès de son porteur. Il accélère l’accueil et signale immédiatement un code déjà utilisé ou non valide. Envoyez-le assez tôt, conseillez de le garder sur le téléphone et prévoyez une recherche par nom pour les invités qui ne le retrouvent pas.

Aussi appelé: borne d’accueil · check-in en libre-service · kiosque d’enregistrement

Une borne d’enregistrement est une tablette ou un écran placé à l’entrée, où les invités s’enregistrent eux-mêmes : ils scannent le code de leur invitation ou retrouvent leur nom et le confirment, et leur badge s’imprime souvent dans la foulée. Elle raccourcit la file aux entrées chargées. Placez-la là où l’équipe peut encore aider, donnez aux invités un second moyen de confirmer leur identité et vérifiez que la borne et le personnel d’accueil écrivent dans la même liste, pour que personne ne soit compté deux fois.

Aussi appelé: filtrage à l’entrée · gestion des accès

Le contrôle d’accès vérifie que chaque personne a le droit d’entrer dans l’événement ou dans une zone donnée : salle principale, espace VIP, coulisses. Il protège la sécurité, la jauge et la confidentialité. Définissez les zones et les droits avant l’événement, et donnez à l’équipe une consigne claire pour chaque cas imprévu.

Aussi appelé: arrivée spontanée · walk-in

Un invité non inscrit se présente à l’entrée sans figurer sur la liste : oubli d’inscription, accompagnant imprévu, invitation transmise. L’équipe doit décider vite sans créer de file ni d’embarras. Fixez à l’avance qui peut accepter un non-inscrit, dans quelle limite, et enregistrez-le pour qu’il apparaisse dans le décompte final.

Aussi appelé: liste de l’accueil · liste de contrôle

La liste à l’entrée est la version de la liste d’invités utilisée par l’équipe d’accueil pour vérifier qui peut entrer. Elle ne contient que l’utile : nom, catégorie, accompagnant, consignes particulières. Gardez-la synchronisée entre tous les points d’entrée, pour qu’un invité marqué présent à une porte ne puisse pas entrer une seconde fois à une autre.

Aussi appelé: réadmission · sortie définitive

La règle de ressortie précise si un participant qui quitte l’événement peut revenir, et comment son retour est vérifié. Sans règle claire, un billet peut servir à faire entrer une autre personne. Annoncez la règle à l’avance, et si le retour est autorisé, donnez à l’équipe un moyen fiable de reconnaître les participants déjà entrés.

Aussi appelé: appli événement · application mobile d’événement

Une application événementielle donne aux participants l’essentiel sur leur téléphone : programme, plan, intervenants, questions, sondages et informations pratiques. Elle n’est utile que si les participants l’ouvrent vraiment. Pour un événement court, une page web accessible par lien ou QR code évite de demander un téléchargement que beaucoup ne feront pas.

Aussi appelé: livre d’or audio · messages des invités

Le livre d’or recueille les messages laissés par les invités pour les hôtes : écrits, vocaux ou vidéo. C’est un souvenir précieux après un mariage, un anniversaire ou un départ. Placez-le à un endroit visible, invitez les invités à y passer à un moment calme de la soirée et vérifiez que les messages sont bien conservés à la fin.

Aussi appelé: photo wall · mur photo partagé

Le mur de photos en direct affiche sur un écran les photos et vidéos que les invités prennent et partagent pendant l’événement. Il crée de l’animation et rassemble les souvenirs au même endroit. Prévoyez une modération avant l’affichage et informez les invités que leurs images peuvent apparaître à l’écran.

Aussi appelé: réseautage · rencontres professionnelles

Le networking désigne les moments où les participants se rencontrent et échangent : pauses, cocktail, rendez-vous programmés entre participants. Pour beaucoup, c’est la vraie raison de venir. Facilitez les rencontres avec des badges lisibles, des temps suffisamment longs et, si possible, un moyen de demander un rendez-vous à une personne précise.

Aussi appelé: chasse au trésor · parcours à tampons

Le passeport d’événement invite les participants à visiter des stands, des espaces ou des activités et à collecter un tampon ou un scan à chaque étape. Il fait circuler le public et encourage la découverte. Limitez le nombre d’étapes, rendez la récompense claire et vérifiez que le parcours est faisable dans le temps de l’événement.

Aussi appelé: Q&R · questions du public · Q&A

Les questions-réponses en direct permettent au public d’envoyer des questions depuis son téléphone pendant une intervention, souvent avec un vote pour faire remonter les plus demandées. Cela donne la parole aux plus discrets et aide le modérateur à choisir. Ouvrez les questions dès le début de la session et réservez un temps fixe pour y répondre.

Aussi appelé: vote en direct · sondage interactif

Le sondage en direct pose une question au public pendant une session et affiche les réponses presque instantanément. Il relance l’attention, fait participer toute la salle et donne une indication à l’intervenant. Posez des questions courtes avec peu de choix, et prévoyez ce que vous ferez du résultat une fois affiché à l’écran.

Aussi appelé: capture de contacts · scan de badges

La collecte de leads consiste à recueillir, pendant un événement, les coordonnées des participants intéressés par un exposant, un sponsor ou une offre. Elle transforme une rencontre en contact suivi. Obtenez l’accord explicite de la personne avant de partager ses données, et notez le contexte de l’échange pour que le suivi soit pertinent.

Aussi appelé: message de remerciement · mail post-événement

L’e-mail de remerciement est envoyé aux participants après l’événement pour les remercier de leur venue, et souvent partager photos, supports ou prochaine date. Il prolonge la relation et laisse une dernière impression. Envoyez-le dans les jours qui suivent, et adressez un message différent aux absents plutôt que de les remercier d’être venus.

Aussi appelé: stand · exposant de salon

Un exposant occupe un stand lors d’un salon, d’une conférence ou d’un forum pour présenter ses produits ou services aux participants. Sa satisfaction dépend du passage devant son stand et de la qualité des contacts recueillis. Envoyez-lui un guide pratique avec horaires de montage, accès, règles et moyens de collecter les contacts.

Aussi appelé: Net Promoter Score · score de recommandation

Le NPS mesure la probabilité qu’un participant recommande l’événement, sur une échelle de zéro à dix. On soustrait la part des détracteurs, qui notent de zéro à six, de celle des promoteurs, qui notent neuf ou dix. Ajoutez toujours une question demandant la raison de la note, car le chiffre seul ne dit pas quoi changer.

Aussi appelé: enquête post-événement · sondage après l’événement

Le questionnaire de satisfaction demande aux participants leur avis après l’événement : organisation, contenus, lieu, ce qu’ils ont retenu. Il permet d’améliorer les prochaines éditions avec des retours concrets. Envoyez-le dans les jours qui suivent, limitez-le à quelques questions et ajoutez une question ouverte pour les remarques que vous n’aviez pas prévues.

Aussi appelé: bilan de fréquentation · compte rendu de participation

Le rapport de présence résume après l’événement qui était invité, qui a répondu, qui est venu et qui est absent, souvent par segment. Il sert au bilan, au suivi commercial et à la préparation du prochain événement. Produisez-le rapidement après l’événement, pendant que les données et les souvenirs de l’équipe sont encore frais.

Aussi appelé: partenaire · mécène

Un sponsor finance ou soutient un événement en échange de visibilité, d’accès au public ou d’un rôle dans le programme. Sa contribution peut couvrir une partie importante du budget. Définissez par écrit ce que chaque niveau de partenariat comprend, et préparez un bilan qui montre au sponsor ce qu’il a réellement obtenu.

Aussi appelé: taux de participation · taux de show

Le taux de présence compare le nombre de personnes réellement venues au nombre de personnes inscrites ou ayant confirmé. Il mesure la fiabilité des réponses et aide à calibrer les invitations suivantes. Calculez-le à partir des enregistrements à l’entrée plutôt que d’une estimation, et comparez-le d’un événement à l’autre de même nature.