Was Sponsoren von der Veranstaltung wirklich brauchen
Fragen Sie Ihre Sponsoren vor dem Event, wie ein gutes Ergebnis für sie aussieht. Für die einen ist es die Zahl der Gespräche, für andere eine Handvoll qualifizierter Kontakte aus einer bestimmten Branche, Anmeldungen für einen Produkttest oder die Teilnahme an einer gesponserten Session. Die Leaderfassung sollte dieser Antwort folgen, nicht umgekehrt.
Halten Sie schriftlich fest, was der Sponsor danach bekommt: die an seinem Stand erfassten Leads, die Zahlen seiner Session, die Besucherzahlen in der Halle. Vage Zusagen aus dem Verkaufsgespräch sind die, über die man beim Bericht streitet.
Badge-Scan oder Einwilligung?
Das klassische Verfahren am Messestand ist der Badge-Scan: Das Standteam scannt das Namensschild jedes Besuchers und erhält dessen Daten. Das geht schnell, übergibt aber oft Kontaktdaten, ohne dass der Besucher verstanden hat, wozu er zugestimmt hat. Wer sein Badge hinhält, um ein Muster zu bekommen, hat damit nicht unbedingt einer Vertriebsstrecke zugestimmt.
Bei der einwilligungsbasierten Leaderfassung kehrt sich die Richtung um. Der Besucher entscheidet selbst, seine Daten mit genau diesem Sponsor zu teilen, sieht, was geteilt wird und wozu, und bestätigt es auf seinem eigenen Gerät. Das Standteam erhält weniger Namen, aber jeder Name gehört zu jemandem, der kontaktiert werden möchte. Für die meisten Sponsoren ist das die wertvollere Liste — und sie lässt sich viel leichter erklären, wenn jemand fragt, wie sie entstanden ist.
DSGVO und Einwilligung: Einordnung, keine Rechtsberatung
In der Europäischen Union regelt die DSGVO, wie personenbezogene Daten erhoben und weitergegeben werden dürfen; in der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Grob gesagt: Besucher sollten wissen, wer ihre Daten zu welchem Zweck erhält, Daten sollten ohne tragfähige Rechtsgrundlage nicht an Dritte wie Sponsoren gehen, und eine Einwilligung muss widerrufbar sein. Eine aktiv erteilte und dokumentierte Einwilligung ist die klarste Grundlage, um Besucherdaten an einen Sponsor weiterzugeben.
Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Was gilt, hängt vom Land, von der Art der Veranstaltung und von Ihren Sponsorenverträgen ab. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Datenschutzberatung und legen Sie die Nutzung der Daten durch den Sponsor vor der Veranstaltung vertraglich fest.
Was ein guter Messe-Lead enthält
Ein Lead ist mehr als ein Name. Die brauchbare Fassung sagt dem Standteam, wer die Person ist, wie man sie erreicht, worüber gesprochen wurde und wozu sie zugestimmt hat. Halten Sie das Formular so kurz, dass man es im Stehen am Stand ausfüllt.
- Name, Unternehmen und Funktion — so, wie der Besucher sie angeben möchte.
- Der bevorzugte Kontaktweg: E-Mail, Telefon oder beides.
- Ein oder zwei Qualifizierungsfragen, vorab mit dem Sponsor abgestimmt, etwa Interessengebiet oder Zeitrahmen.
- Eine Notiz des Standteams zum Gespräch.
- Die Einwilligung selbst: wozu, für welchen Sponsor, wann.
Die Leaderfassung am Stand einrichten
Machen Sie das Teilen auf der Seite des Besuchers einfach. Ein QR-Code an jedem Stand, der auf dem eigenen Handy des Besuchers eine kurze Seite öffnet — mit dem Namen des Sponsors, den zu teilenden Angaben und einer klaren Bestätigung —, funktioniert ohne App und ohne dass das Standteam das Handy des Besuchers in die Hand nimmt. Füllen Sie mit Zustimmung des Besuchers vor, was die Veranstaltung schon weiß, damit er nicht an jedem Stand neu tippen muss.
Weisen Sie die Standteams vor Einlass ein. Sie sollten in einem Satz erklären, was der Besucher teilt, niemanden drängen und ihre Notiz direkt nach dem Gespräch ergänzen, solange sie es noch wissen.
- Ein Code pro Sponsor, gut sichtbar mit dem Namen des Sponsors beschriftet.
- Eine kurze Seite auf dem Handy des Besuchers: was, mit wem, wozu.
- Eine ausdrückliche Bestätigung; keine vorangekreuzten Kästchen.
- Ein Notizfeld für das Standteam, direkt vor Ort ausgefüllt.
- Eine Möglichkeit für den Besucher, die Einwilligung später zu widerrufen.
Was der Veranstalter sehen sollte
Der Veranstalter braucht Summen, nicht die Kontaktliste des Sponsors. Wie viele Besucher haben ihre Daten mit welchem Sponsor geteilt, wann waren die Stände am vollsten, wie verhalten sich Leads zu Standbesuchen und Session-Teilnahme — das sind die Zahlen für den Sponsorenbericht und den Hallenplan im nächsten Jahr.
Bleiben die Leads eines Sponsors nur für dessen Standteam sichtbar, während der Veranstalter die Summen sieht, schützt das die Besucher und vermeidet den Eindruck, der Veranstalter sammle Daten im Auftrag des Sponsors. Es erleichtert außerdem das Gespräch mit dem nächsten Sponsor, der sieht: Seine Leads bleiben seine.
Nach der Veranstaltung: Übergabe und Nachfassen
Schicken Sie jedem Sponsor seine Leads bald nach dem Event, mit den Einwilligungsnachweisen und den vereinbarten Summen. Das Nachfassen des Sponsors sollte innerhalb weniger Tage erfolgen und zu dem passen, was der Besucher erlaubt hat: Wer ein Datenblatt wollte, bekommt das Datenblatt, kein Newsletter-Abo.
Bewahren Sie die Einwilligungsnachweise auf, solange die Leads genutzt werden, und vereinbaren Sie mit den Sponsoren, wie lange sie die Daten speichern. Verlangt ein Besucher die Löschung, muss die Anfrage den Sponsor ebenso erreichen wie den Veranstalter.
Leaderfassung ohne stillen Scan
In Winglark folgt SponsorFlow genau diesem Modell: Besucher teilen ihre Angaben mit einem Sponsor von ihrem eigenen Handy aus, die Einwilligung wird dokumentiert. Das Standteam sieht seine Leads, der Veranstalter die Summen, die neben der Teilnahme in den Veranstaltungsbericht einfließen.