Gästemanagement
Gästemanagement ist die ganze Veranstaltung, gesehen durch ihre Gäste.
Die Liste, mit der Sie beginnen, die Einladung, die Sie versenden, die Rückmeldungen, die Sie sammeln, der Einlass, den Sie führen, und der Bericht, den Sie übergeben — ein Datensatz je Gast, von der ersten Tabelle bis zum letzten Scan.
Eine Gästemanagement-Software führt für jeden Gast einen einzigen Datensatz über die ganze Laufzeit einer Veranstaltung. Der Name aus der Tabelle ist der Name auf der Einladung, der Name, der antwortet, der Name, der am Einlass gescannt wird, und der Name im Teilnehmerbericht. Sind das fünf getrennte Werkzeuge, existiert dieselbe Person fünfmal, und niemand kann sagen, wie viele Menschen wirklich gekommen sind.
Winglark ist um diesen einen Datensatz gebaut. Es ist kein Locationbuchungstool und kein Budgetplaner: Es ist die Gästeseite einer Veranstaltung — vor allem bei Veranstaltungen auf Einladung, bei denen es eine Liste gibt, bevor es irgendetwas anderes gibt, und bei denen der Einlass eine Person erkennen muss statt ihr etwas zu verkaufen. Verkauft eine Veranstaltung auch Plätze, läuft der Ticketverkauf auf demselben Datensatz.
Unten steht, was Gästemanagement umfasst, welcher Teil von Winglark welchen Teil übernimmt, und worauf man bei jedem Werkzeug achten sollte, das das für sich beansprucht — einschließlich diesem.
Was Gästemanagement umfasst — und was es hier erledigt.
Sechs Funktionen, ein Gästedatensatz. Jede verweist auf ihre eigene Seite, geschrieben nur aus dem, was das Produkt nachweislich tut.
ListGuard
Die Gästeliste, importiert und bereinigtEinfügen oder hochladen, so wie sie ist. Dubletten, ungültige Adressen und vertauschte Spalten werden gefunden, bevor eine einzige Einladung hinausgeht.TemplateForge
Die Einladung, gestaltet aus der VeranstaltungBausteine, die an die Veranstaltung gebunden sind — Datum, Ort, Programm, Antwortknopf —, sodass die Einladung kein Datum nennen kann, das die Veranstaltung nicht mehr hat.MailFlow
Versand mit ZustellnachweisEinladungen unter eigenem Absender und eigener Domain, jede Nachricht verfolgt von eingereiht bis zugestellt, zurückgewiesen oder zurückgehalten.InvitePulse
Gäste, die nach dem Versand dazukommenSpäte Namen werden mit der Veranstaltung abgeglichen; nur die wirklich neuen werden eingeladen, und niemand wird zweimal angeschrieben.GatePass
Der Einlass, auf jedem TelefonEin QR-Code je Gast, Rollen fürs Personal, mehrere Eingänge zugleich, Gäste ohne Einladung und Wiedereinlass — und ein Check-in, der ohne Netz weiterläuft.- Der Bericht darüber, was geschahWer eingeladen war, wer geantwortet hat, wer kam — mit Namen — und die Lücke zwischen Zusage und Einlass.
Worauf Sie bei einer Gästemanagement-Software achten sollten.
Sieben Fragen, die man jedem Werkzeug stellen sollte, unserem eingeschlossen. Die Antworten stehen auf den verlinkten Seiten.
- Findet es Dubletten und unerreichbare Adressen, bevor die Einladung hinausgeht — oder erst, wenn sich Gäste beschweren?
- Ist die Einladung an die Daten der Veranstaltung gebunden, oder ist sie ein Bild, das neu gemacht werden muss, wenn sich die Uhrzeit ändert?
- Heißt „gesendet“ nur, dass ein Mailserver angenommen hat, oder zeigt es je Gast zugestellt, zurückgewiesen und gesperrt?
- Können Gäste nach dem Versand ergänzt werden, ohne dass jemand die Einladung zweimal bekommt?
- Funktioniert der Check-in ohne Netz, auf einem Telefon, das das Team schon hat, an mehr als einem Eingang?
- Nennt der Bericht die Personen, die zugesagt haben und nicht kamen — und die, die ohne Antwort kamen?
- Entsprechen die Rollen einem echten Team: Einlasspersonal, das nur den Scanner sieht, ein Kunde, der nur seine eigenen Veranstaltungen sieht?
So läuft es mit Winglark.
- 01
Die Veranstaltung nach ihrer Art anlegen
Eine Konferenz, ein Produktstart, eine Vernissage — die Art bringt die passenden Gästefelder, Rückmeldefragen und Berichte mit.
- 02
Die Liste mitbringen, die Sie schon haben
Tabelle, Einfügen oder eine frühere Veranstaltung. Jede Zeile wird geprüft; nichts erreicht die Veranstaltung, bevor Sie das Ergebnis gesehen haben.
- 03
Die Einladung gestalten und versenden
Aus Bausteinen, die an die Veranstaltung gebunden sind, als echte E-Mail geprüft, unter eigenem Namen versendet, mit Zustellnachweis je Gast.
- 04
Rückmeldungen auf demselben Datensatz sammeln
Kommt, kommt nicht, unentschieden, keine Antwort — Begleitpersonen, Menüwünsche und die Fragen der Veranstaltungsart, änderbar bis zum Tag.
- 05
Den Einlass führen, dann den Bericht lesen
Auf jedem Telefon scannen, mit oder ohne Netz; der Bericht zeigt Zusagen gegen Anwesenheit, mit Namen, exportierbar als CSV, Excel oder PDF.
Fragen
Ist Winglark eine Plattform für Veranstaltungsmanagement?
Es ist die Gästeseite davon: die Liste, die Einladungen, die Rückmeldungen, der Einlass und der Teilnehmerbericht — und, wo eine Veranstaltung es braucht, bezahlte Plätze über einen Ticketverkauf, der mit unserem Team freigeschaltet wird. Es plant keine Budgets und verwaltet keine Locations.
Für welche Veranstaltungen ist es gedacht?
Veranstaltungen auf Einladung jeder Größe — Firmenevents, Konferenzen, Produktstarts, Galas, Vernissagen, Hochzeiten —, bei denen es eine Gästeliste gibt, bevor es irgendetwas anderes gibt. Fünfundzwanzig Veranstaltungsarten, jede mit eigenen Feldern und Berichten.
Brauchen Gäste ein Konto oder eine App?
Nein. Ein Gast erhält eine Einladung mit einem eigenen Link und, wenn der Einlass aktiv ist, einen eigenen QR-Code. Geantwortet wird im Browser; der Code wird auf dem Telefon oder auf Papier gezeigt.
Können mehrere Personen an einer Veranstaltung arbeiten?
Ja. Sechs Rollen — Inhaber, Manager, Gästeverantwortliche, Einlasspersonal, Berichtsleser und Partnerpersonal —, jede mit dem Zugriff, den ihre Aufgabe braucht. Eine Agentur bekommt je Kunde einen Arbeitsbereich, mit auf dem Server getrennten Daten.
Was kostet das Ausprobieren?
Die erste Veranstaltung ist kostenlos: fünfzig Gäste, echte Einladungen, echte Rückmeldungen, keine Karte. Tarife werden auf Anfrage geöffnet, solange Winglark im frühen Zugang ist.
Ihre erste Veranstaltung ist kostenlos.
Fünfzig Gäste, echte Einladungen, echte Antworten. Keine Karte nötig.