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Wann Einladungen verschicken? Zeitplan-Rechner für Einladung und Rückmeldung
Geben Sie das Datum Ihrer Veranstaltung ein und erhalten Sie jeden Termin auf dem Weg dorthin — Save the Date, Einladungen, Rückmeldefrist, Erinnerungen, finale Zahlen — und das Dankeschön danach. Alle Termine kommen in einer Datei in Ihren Kalender.
- Kostenlos, ohne Anmeldung
- Läuft in Ihrem Browser — nichts, was Sie eingeben, wird hochgeladen
- Excel, CSV und PDF, sofort nutzbar
Eine hier erstellte Datei öffnen
Hier lassen sich nur Dateien öffnen und aktualisieren, die zuvor mit diesem Winglark-Werkzeug erstellt wurden. Öffnen Sie die PDF-, Excel- oder CSV-Datei, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und laden Sie sie neu herunter. Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen, nichts wird hochgeladen.
Schritte anpassen
- Save the Date verschickenTage vorher
- Einladungen verschickenTage vorher
- An die erinnern, die noch nicht geantwortet habenTage vorher
- RückmeldefristTage vorher
- Letzter Aufruf an die StummenTage vorher
- Finale Zahlen durchgebenTage vorher
- Sitzplan fertigstellenTage vorher
- Hinweis eine Woche vorher an alle, die kommenTage vorher
- Den Einlass vorbereitenTage vorher
- Erinnerung am VortagTage vorher
- Dankeschön verschickenTage danach
Die Vorläufe sind die üblichen Gepflogenheiten aus unseren Leitfäden. Die Fristen Ihres Caterers und Ihrer Location haben Vorrang — passen Sie jede Zahl daran an.
Veranstaltung
Wählen Sie das Datum Ihrer Veranstaltung, um den Zeitplan zu sehen.
So funktioniert es
Wählen Sie das Datum der Veranstaltung und ihre Art.
Lesen Sie den Zeitplan: jeder Schritt mit Datum, Wochentag und dem, was an diesem Tag zu tun ist.
Passen Sie jeden Vorlauf an die Fristen Ihres Caterers und Ihrer Location an, oder schalten Sie Schritte ab, die Sie nicht brauchen.
Laden Sie die Termine als Kalenderdatei herunter oder drucken Sie den Zeitplan für das Team.
In Winglark
In Winglark wissen die Erinnerungen, wer geantwortet hat
Die Termine bleiben dieselben; anders ist, wie viel Sie bei jedem Schritt von Hand erledigen.
- Erinnerungen gehen nur an Gäste, die noch nicht geantwortet haben — nie an die ganze Liste.
- Die Zustellung jeder Einladung wird nachverfolgt: Eine zurückgekommene Adresse wird korrigiert statt erinnert.
- Rückmeldungen, Begleitpersonen und Menüangaben werden gezählt, sobald sie eingehen — Ihre finalen Zahlen sind eine Liste, keine Schätzung.
Fragen
Wie lange vorher sollten Einladungen verschickt werden?
Bei den meisten Veranstaltungen sechs bis acht Wochen vorher; bei Firmenveranstaltungen sind vier bis fünf Wochen üblich. Eine Hochzeitseinladung geht einige Monate vorher hinaus, nach dem Save the Date. Der Rechner beginnt mit diesen Gepflogenheiten, und Sie können jede Zahl ändern.
Wann sollte die Rückmeldefrist liegen?
Rechnen Sie vom frühesten Termin Ihrer Dienstleister zurück — meist der finalen Gästezahl für den Caterer — und lassen Sie etwa eine Woche zum Nachfassen. Bei Hochzeiten landet die Frist so drei bis vier Wochen vor dem Tag, bei Empfängen und Feiern ein bis zwei Wochen.
Wann verschicke ich ein Save the Date?
Dann, wenn Gäste planen müssen: vier bis acht Monate vorher für eine Hochzeit vor Ort und früher, wenn Gäste anreisen; drei bis sechs Monate für eine Konferenz, zwei bis drei Monate für eine Gala, sechs bis zehn Wochen für einen runden Geburtstag.
Warum ist ein Termin auf einen Freitag gerückt?
Bei Firmenveranstaltungen hält der Rechner Versandtermine vom Wochenende fern: Fällt ein Schritt auf einen Samstag oder Sonntag, rückt er auf den Freitag davor, an dem Menschen ihre E-Mails lesen. Schalten Sie das ab, wenn Ihre Gäste mit Nachrichten am Wochenende kein Problem haben.
Sehen Sie es an Ihrer eigenen Veranstaltung.
Winglark ist im frühen Zugang. Fragen Sie Zugang an, ein Mensch prüft die Anfrage, und eine Einladung in Ihren Arbeitsbereich folgt.