Glosario de eventos: de la lista de invitados al informe

También llamado: capacidad · cupo

El aforo es el número máximo de personas que un espacio o un evento puede admitir, ya sea por normativa de seguridad o por decisión del organizador. Determina cuántas invitaciones enviar, cuándo cerrar la inscripción y si hace falta lista de espera. Recuerda que el equipo, los proveedores y los ponentes también ocupan sitio, y deja un margen respecto al límite legal.

También llamado: agencia organizadora · productora de eventos

Una agencia de eventos organiza eventos por encargo de clientes: diseña la propuesta, coordina proveedores, gestiona invitados y se ocupa de la producción el día del evento. Para el cliente supone delegar la ejecución sin perder el control de su imagen. Acuerda desde el principio quién es dueño de los datos de los invitados y quién aprueba cada envío.

También llamado: agenda · cronograma

La agenda es la lista ordenada de sesiones o puntos que se tratarán, con su horario y, a menudo, sus ponentes. En una jornada profesional ayuda a los asistentes a elegir a qué partes acudir. Una buena agenda indica la duración de cada bloque, el nombre de quien interviene y la sala, y se mantiene actualizada en un único lugar para que nadie consulte una versión antigua.

También llamado: interfaz de programación · API REST · API de eventos

Una API es una forma documentada de que un programa pida datos a otro o los modifique, sin que nadie copie nada a mano. En un evento, una API permite que una web de entradas añada invitados a la lista o que un CRM lea quién ha respondido. Busca claves que puedan limitarse al acceso que necesita cada sistema y revocarse en cualquier momento, y resultados paginados para las listas grandes.

También llamado: brief · pliego de necesidades

El briefing es el documento inicial que resume qué evento se quiere hacer: objetivo, público, fecha, presupuesto, tono y responsables. Alinea al equipo, a la agencia y a los proveedores desde el principio y evita decisiones contradictorias más adelante. Un buen briefing cabe en una o dos páginas y dice también qué no se va a hacer.

También llamado: consentimiento informado · autorización

El consentimiento es la autorización libre, específica e informada que una persona da para que se usen sus datos con un fin concreto, por ejemplo recibir comunicaciones comerciales o aparecer en fotos. No es la única base legal posible, pero sí la más habitual en marketing. Pídelo por separado para cada fin y guarda cuándo y cómo se dio. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.

También llamado: plazo de conservación · retención de datos

La conservación de datos se refiere a cuánto tiempo se guardan los datos de los invitados después del evento y qué se hace con ellos al terminar ese plazo. Guardar información sin motivo aumenta el riesgo y suele ir contra la normativa de protección de datos. Fija un plazo para cada tipo de dato, por ejemplo las necesidades dietéticas, y bórralos o anonimízalos cuando venza.

También llamado: minuto a minuto · run of show · guion técnico

La escaleta es el guion interno del evento, minuto a minuto: quién entra en escena, qué suena, qué se proyecta y quién da cada señal. A diferencia del programa, no la ven los invitados, sino el equipo técnico, los presentadores y la producción. Asigna un responsable a cada línea e incluye tiempos de margen; cuando algo se retrasa, la escaleta dice qué se recorta.

También llamado: evento de pago · venta de entradas

Un evento con entradas exige que cada asistente obtenga una entrada, gratuita o de pago, antes de acudir. La entrada identifica a la persona en la puerta y, si se vende, implica cobros, impuestos, facturas y política de devoluciones. Define los tipos de entrada y sus condiciones antes de abrir la venta y explica con claridad qué pasa si el evento cambia de fecha.

También llamado: evento presencial y en línea · evento mixto

Un evento híbrido combina un público presencial con otro que sigue el contenido a distancia, en directo o en diferido. Multiplica el alcance, pero exige pensar en dos experiencias a la vez: sonido, cámaras, preguntas y tiempos. Asigna a alguien que represente al público remoto durante las sesiones, para que sus preguntas y su visión no queden en segundo plano.

También llamado: evento privado · evento cerrado

Es un evento al que solo pueden asistir las personas que el organizador ha invitado expresamente. Da control sobre quién entra y sobre el número final, y es habitual en lanzamientos, cenas de empresa o celebraciones privadas. Para que funcione, la invitación debe ser personal y difícil de reenviar, y la puerta debe poder comprobar a quién pertenece cada entrada.

También llamado: registro abierto · registro público

Con inscripción abierta, cualquier persona que conozca el evento puede apuntarse a través de un formulario o una página pública, hasta completar el aforo. Amplía el alcance, pero reduce el control sobre quién asiste. Decide de antemano qué datos pedirás, si habrá aprobación manual y qué ocurrirá al llenarse las plazas, por ejemplo una lista de espera.

También llamado: listado de invitados · guest list

La lista de invitados reúne a todas las personas convocadas con sus datos de contacto y, después, su respuesta. Es la base de casi todo lo demás: envíos, cifras para el catering, control de acceso e informe final. Mantén una sola lista viva en lugar de varias copias, con una persona por fila, y anota de dónde procede cada invitado para entender después quién respondió.

También llamado: panel · coloquio · debate

Una mesa redonda reúne a varias personas expertas en el escenario para conversar sobre un tema bajo la guía de un moderador. Aporta puntos de vista diversos y suele ser más dinámica que una ponencia individual. Funciona mejor con tres o cuatro participantes, preguntas acordadas de antemano y un tiempo reservado para las preguntas del público.

También llamado: moderadora · presentador · conductor

El moderador guía una mesa redonda o una sesión: presenta a los participantes, reparte los turnos, controla el tiempo y recoge las preguntas del público. De su trabajo depende que la conversación sea ordenada y que nadie acapare el micrófono. Facilítale la lista de preguntas recibidas y una señal clara para avisarle de que el tiempo se acaba.

También llamado: keynote · conferencia magistral · conferencia inaugural

La ponencia principal es la intervención central de un evento, normalmente a cargo de una persona destacada, que marca el tono o el tema de la jornada. Suele situarse al inicio y reunir a todo el público en la misma sala. Confirma con el ponente la duración exacta, la técnica que necesita y si habrá preguntas, y ensaya la entrada en escena.

También llamado: orador · conferenciante · speaker

Un ponente es la persona que interviene ante el público con una charla, una presentación o como participante de una mesa. Su contenido es a menudo el motivo por el que la gente asiste. Recopila con tiempo su biografía, su foto, el título de la charla y sus necesidades técnicas, y envíale el horario definitivo y las indicaciones de llegada unos días antes.

También llamado: programa del evento · orden del día

El programa es el documento que los invitados ven: qué ocurre, a qué hora y dónde, desde la llegada hasta el cierre. Sirve para que cada persona sepa qué esperar y planifique su día. Conviene publicarlo con antelación, marcar con claridad los cambios de sala y dejar huecos realistas entre bloques, porque los traslados y los cafés siempre duran más de lo previsto.

También llamado: Reglamento General de Protección de Datos · GDPR

El RGPD es el reglamento europeo que regula cómo se recogen, usan y conservan los datos personales, y afecta a cualquier evento con invitados en la Unión Europea. Exige una base legal para cada uso, informar a las personas y protegerlas frente a accesos indebidos. Recoge solo los datos que vas a usar y explica para qué. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.

También llamado: lugar del evento · recinto · espacio

La sede es el lugar donde se celebra el evento: un hotel, un restaurante, un centro de congresos, una oficina o un espacio al aire libre. Condiciona el aforo, el horario, la técnica disponible y la accesibilidad. Antes de firmar, visita el espacio a la hora del evento, pregunta qué incluye el precio y confirma por escrito los horarios de montaje y desmontaje.

También llamado: grupo de invitados · categoría de invitados

Un segmento es un grupo de invitados que comparte una característica: clientes, prensa, equipo interno, ponentes o patrocinadores. Segmentar permite enviar mensajes distintos, abrir accesos diferentes y medir la respuesta de cada grupo por separado. Define pocos segmentos y con reglas claras; si una persona puede pertenecer a dos, decide cuál prevalece antes de enviar la primera invitación.

También llamado: breakout · sesión simultánea · taller

Una sesión paralela es un bloque más pequeño que se celebra al mismo tiempo que otros, en salas distintas, para que cada asistente elija según su interés. Permite tratar temas concretos con grupos reducidos y más participación. Pide a los asistentes que indiquen antes a qué sesiones irán; así sabrás qué sala necesita más sillas y evitarás puertas cerradas por aforo.

También llamado: invitado de honor · invitado especial

Un VIP es un invitado que recibe un trato preferente por su papel: un directivo, un cliente clave, un ponente o una autoridad. Suele implicar entrada propia, asiento reservado o un anfitrión que lo recibe. Marca a estas personas en la lista antes del evento y comunica al equipo de puerta cómo reconocerlas, para que el trato especial no dependa de que alguien las recuerde.

También llamado: webhooks · notificación de evento · retrollamada HTTP

Un webhook es un mensaje que un sistema envía a la dirección que elijas en el momento en que algo ocurre — un invitado responde, alguien entra por la puerta — en lugar de esperar a que le pregunten. El sistema que lo recibe actualiza una ficha o avisa a un equipo. Un webhook fiable va firmado para que el receptor compruebe su origen, lleva una marca de tiempo contra repeticiones y se reintenta si el receptor no responde durante un momento.

También llamado: dress code · etiqueta

El código de vestimenta indica cómo se espera que vayan vestidos los invitados: etiqueta, cóctel, formal, informal o una temática concreta. Evita incomodidades y ayuda a crear el ambiente deseado. Usa términos que tu público entienda y, si el código es poco habitual o el evento es al aire libre, añade una frase que lo explique.

También llamado: recordatorio · email de recordatorio

Un correo de recordatorio se envía antes de la fecha límite para pedir respuesta a quien no ha contestado, o antes del evento para recordar la hora, el lugar y lo que hay que llevar. Reduce los olvidos y las ausencias. Envía solo a quien le corresponde, con un mensaje breve y distinto del original, y no abuses de la frecuencia.

También llamado: double opt-in · doble opt-in · suscripción confirmada

La doble confirmación es el proceso en el que una persona se apunta a una lista y después confirma su alta desde un enlace enviado a su correo. Demuestra que la dirección existe y que su dueño quiere recibir mensajes. Guarda la fecha de la confirmación y deja claro en cada envío cómo darse de baja con un solo paso.

También llamado: dominio de envío · dominio remitente

El dominio del remitente es la parte de la dirección de correo que va después de la arroba y desde la que salen las invitaciones. Los proveedores de correo lo usan para decidir si un mensaje es legítimo. Envía desde un dominio propio con sus registros SPF, DKIM y DMARC configurados, y evita direcciones gratuitas para envíos masivos.

También llamado: enlace único · enlace personalizado

Un enlace personal es una dirección web única para cada invitado, que lo identifica al abrirla y le permite responder sin escribir su nombre ni crear una cuenta. Reduce errores, impide respuestas duplicadas y sabe quién ha contestado. Como identifica a una persona, explica en la invitación que el enlace es personal y no debe reenviarse.

También llamado: tasa de entrega · deliverability

La entregabilidad es la capacidad de que un correo llegue a la bandeja de entrada y no a la carpeta de spam ni se pierda. Para una invitación es decisiva: un mensaje que no se ve es una respuesta que no llega. Depende del dominio, de la limpieza de la lista y del contenido; envía una prueba a distintos proveedores antes del envío real.

También llamado: tarjeta de invitación · convite

La invitación es el mensaje que convoca a una persona a un evento e indica qué se celebra, cuándo, dónde y cómo responder. Su tono anticipa el del evento y su claridad determina cuántas respuestas llegan a tiempo. Incluye siempre la fecha límite para confirmar, el código de vestimenta si lo hay y a nombre de quién va la invitación.

También llamado: invitación online · invitación electrónica · e-invitación

Una invitación digital se envía por correo electrónico, mensaje o enlace en lugar de en papel, y suele permitir confirmar la asistencia con un clic. Llega al instante, se puede actualizar y deja registro de quién la abrió y respondió. Cuida que se vea bien en el móvil y que el botón de respuesta esté visible sin necesidad de desplazarse.

También llamado: correo rebotado · bounce

Un rebote es un correo que no se ha podido entregar y vuelve al remitente. Puede ser duro, cuando la dirección no existe, o blando, cuando el buzón está lleno o el servidor falla de forma temporal. Revisa los rebotes después de cada envío, corrige las direcciones mal escritas y no insistas con las que no existen, porque perjudican la reputación del remitente.

También llamado: save the date · aviso previo

El «reserva la fecha» es un aviso que se envía semanas o meses antes de la invitación formal para que los invitados bloqueen el día en su agenda. Es útil en bodas, congresos o eventos que exigen viajar. No necesita todos los detalles, pero sí la fecha, la ciudad y la promesa de que la invitación llegará después.

También llamado: plus one · invitado adicional · +1

Un acompañante es la persona que un invitado puede llevar consigo, normalmente sin estar en la lista inicial. Afecta al aforo, al menú y al control de acceso. Indica en la invitación si se permite y cuántos, y pide el nombre del acompañante al confirmar, para que en la puerta no haya que adivinar quién viene con quién.

También llamado: plazo de respuesta · fecha límite RSVP

La fecha límite de confirmación es el día hasta el que los invitados pueden responder. Debe llegar antes de que el local, el catering o la producción necesiten la cifra definitiva, no el mismo día. Fíjala con unos días de margen, recuérdala en el recordatorio y decide de antemano qué harás con quienes no hayan contestado.

También llamado: invitado de última hora · alta tardía

Es una persona que se añade a la lista después de los envíos o cerca del evento: un directivo que se suma, un sustituto o un compromiso imprevisto. Ocurre en casi todos los eventos y suele romper las cifras ya cerradas. Ten un procedimiento claro para añadirla: quién lo aprueba, qué invitación recibe y cómo se avisa a la puerta y al catering.

También llamado: lista de reserva

La lista de espera reúne a las personas que quieren asistir cuando el aforo ya está completo, para ofrecerles una plaza si alguien cancela. Aprovecha las bajas y da una segunda oportunidad a los interesados. Explica cómo funciona el orden, avisa rápido cuando se libere una plaza y fija un plazo para aceptarla antes de pasar al siguiente.

También llamado: restricciones alimentarias · alergias e intolerancias · requisitos dietéticos

Son las alergias, intolerancias y preferencias que condicionan lo que un invitado puede comer: celiaquía, alergia a frutos secos, menú vegetariano o vegano, halal o kosher, entre otras. Recogerlas con tiempo protege la salud de los invitados y evita improvisar en cocina. Pregúntalas en el formulario de confirmación, también para los acompañantes, y entrega al catering una lista con nombres y mesas.

También llamado: requisitos de accesibilidad · necesidades de apoyo

Son los apoyos que un invitado necesita para participar en igualdad: acceso sin escalones, plaza de aparcamiento cercana, intérprete de lengua de signos, subtítulos o un asiento concreto. Preguntar por ellas antes del evento permite prepararlas con calma. Formula la pregunta de forma abierta y opcional en el formulario y confirma a cada persona qué se ha previsto.

También llamado: cifra final · recuento de asistentes · número de cubiertos

Es la cifra de personas que se espera que asistan, la que se comunica al local, al catering y a la producción. De ella dependen el menú, las sillas, el personal y a menudo el presupuesto. Calcúlala a partir de las confirmaciones, no de las invitaciones enviadas, y acuerda con los proveedores hasta cuándo puedes ajustarla.

También llamado: plano de mesas · distribución de mesas · seating

El plan de mesas muestra quién se sienta en cada mesa, y a menudo en qué silla, dibujado sobre un plano del salón. Se prepara con las respuestas confirmadas, para que las familias y los acompañantes se sienten juntos y el catering, las tarjetas de sitio y la entrada trabajen con las mismas mesas. Dibuja el salón a escala antes de sentar a nadie, deja algunas sillas libres para cambios de última hora y cierra el plan después de la fecha límite de respuesta.

También llamado: se ruega contestación · confirmación de asistencia

RSVP viene del francés «répondez s’il vous plaît» y, como S.R.C., pide al invitado que confirme si asistirá o no. La respuesta negativa es tan útil como la positiva, porque libera plazas y ajusta las cifras. Escribe en la invitación qué se espera, por qué medio y antes de qué fecha, para que la fórmula solo admita una lectura.

También llamado: regrets only · avisar solo si no viene

Con esta fórmula, solo deben responder quienes no van a asistir; el silencio se interpreta como un sí. Es cómoda en reuniones informales o recurrentes, pero hace que la cifra final sea menos fiable, porque un olvido cuenta como asistencia. Úsala solo cuando el número exacto no sea crítico y nunca en eventos con menú cerrado o aforo estricto.

También llamado: credencial · pase

La acreditación es el documento o la credencial que identifica a una persona y le da acceso a un evento o a ciertas zonas, habitual para prensa, ponentes, personal y expositores. Suele requerir una solicitud y una aprobación previas. Abre el proceso con antelación, indica qué datos se piden y entrega las acreditaciones en un punto distinto del registro general.

También llamado: walk-in · invitado no registrado · asistente imprevisto

Es una persona que se presenta en la puerta sin estar en la lista ni haber confirmado. Puede ser un invitado que olvidó responder, un acompañante no anunciado o alguien sin invitación. Acuerda de antemano una regla clara, quién tiene autoridad para dejar pasar y cómo se registra a la persona, para que la decisión no recaiga en quien está en la puerta.

También llamado: no-show · invitado que no se presenta

Un no-show es un invitado que confirmó su asistencia pero no se presentó. Las ausencias cuestan plazas, comida y presupuesto, y pueden dejar fuera a quien estaba en lista de espera. Un recordatorio cercano a la fecha suele reducirlas, y registrar quién llegó en la puerta permite saber después cuántas hubo y en qué grupos.

También llamado: control de accesos · gestión de accesos

El control de acceso es el conjunto de medidas que deciden quién entra al evento y a qué zonas: listas, entradas, pulseras, acreditaciones o escáneres. Protege el aforo, la seguridad y la exclusividad de ciertos espacios. Define las zonas y qué perfil accede a cada una, y forma al personal para que sepa resolver los casos dudosos sin bloquear la fila.

También llamado: entrada QR · código QR de acceso · ticket QR

Es una entrada que contiene un código QR único que se escanea en la puerta para validar el acceso. Agiliza la entrada y detecta si un código ya se ha usado o no corresponde al evento. Envíala de forma que el invitado la tenga a mano en el móvil, y recuérdale que suba el brillo de la pantalla al llegar.

También llamado: credencial con nombre · identificador · tarjeta identificativa

El gafete es la tarjeta con el nombre, y a veces la empresa y el perfil, que lleva cada asistente durante el evento. Facilita las presentaciones, ayuda al personal a reconocer los accesos y refuerza la seguridad. Imprime el nombre en letra grande, escribe el perfil con palabras, no solo con un color, y prepara gafetes en blanco para las incorporaciones de última hora.

También llamado: lista de acceso · lista de entrada

La lista de puerta es la versión de la lista de invitados que usa el equipo de entrada: quién puede pasar, con cuántos acompañantes y con qué indicaciones. Debe estar actualizada al minuto, porque un cambio que no llega a la puerta acaba en una discusión. Ordénala para buscar rápido y marca a los VIP y a quien necesite atención especial.

También llamado: quiosco de check-in · registro en autoservicio · quiosco de acreditación

Un quiosco de autoregistro es una tableta o pantalla en la entrada donde los invitados se registran solos: escanean el código de su invitación o buscan su nombre y lo confirman, y a menudo su gafete se imprime en ese mismo momento. Acorta la cola en las entradas con mucha gente. Colócalo donde el personal todavía pueda ayudar, ofrece una segunda forma de confirmar quién es cada invitado y asegúrate de que el quiosco y el personal de puerta escriban en la misma lista, para que nadie se cuente dos veces.

También llamado: check-in · acreditación en puerta · control de entrada

El check-in es el momento en que se confirma que un invitado ha llegado, normalmente en la entrada, comprobando su nombre o leyendo su entrada. Sirve para controlar el acceso y para saber quién asistió realmente. Prevé suficientes puntos de registro para la hora punta, prueba los dispositivos antes de abrir puertas y ten un plan si falla la conexión.

También llamado: reentrada · salir y volver a entrar

El reingreso es la posibilidad de que un asistente salga del recinto y vuelva a entrar con la misma entrada o acreditación. Es frecuente en festivales, ferias o jornadas largas. Decide antes si se permite y cómo se comprueba, por ejemplo con una pulsera o un sello, y comunícalo en la puerta para evitar discusiones a la vuelta.

También llamado: app del evento · app para eventos

Una aplicación del evento reúne en el móvil del asistente el programa, los mapas, la entrada, los avisos y herramientas de participación como votaciones o preguntas. Ayuda a orientarse y a seguir los cambios en directo. Si obliga a descargar algo, muchos invitados no la instalarán; una versión que se abre desde un enlace llega a más personas.

También llamado: libro de visitas · libro de firmas de audio · audio guestbook

El libro de firmas recoge los mensajes que los invitados dejan a los anfitriones, por escrito o, en su versión de audio, como mensajes de voz grabados durante el evento. Es un recuerdo muy apreciado en bodas y celebraciones. Colócalo en un lugar visible y tranquilo, explica cómo usarlo y recuérdalo en algún momento de la noche.

También llamado: photo wall · pantalla de fotos en directo

Un muro de fotos muestra en una pantalla, en tiempo real, las fotos y vídeos que los invitados comparten durante el evento. Crea ambiente, anima a participar y reúne recuerdos desde muchos ángulos. Revisa el contenido antes de proyectarlo o modéralo en directo, e informa a los asistentes de que sus imágenes pueden verse en pantalla.

También llamado: contactos profesionales · encuentros de negocios

El networking es el intercambio de contactos y conversaciones entre asistentes, que en muchos eventos profesionales es tan valioso como el contenido. Puede ocurrir de forma espontánea en los descansos o mediante reuniones programadas entre personas con intereses afines. Facilítalo con pausas suficientes, espacios para hablar y una forma sencilla de pedir una cita con otro asistente.

También llamado: gincana · búsqueda del tesoro · pasaporte de sellos

Un pasaporte del evento es un recorrido en el que los asistentes visitan puntos, estands o actividades y consiguen un sello o una marca en cada uno. Anima a moverse por todo el espacio y a conocer a expositores o patrocinadores. Limita el número de paradas, explica el premio desde el principio y asegúrate de que se pueda completar en el tiempo disponible.

También llamado: preguntas y respuestas · Q&A · turno de preguntas

Es el turno en el que los asistentes formulan preguntas a los ponentes, a menudo enviándolas desde el móvil para que el moderador las ordene. Da voz a quienes no se atreven a pedir el micrófono y permite priorizar las preguntas más votadas. Reserva tiempo real en la agenda para este turno y decide si las preguntas pueden ser anónimas.

También llamado: encuesta en vivo · sondeo en directo

Una votación en directo permite que el público responda a una pregunta desde el móvil durante una sesión y vea los resultados al momento. Activa la participación, rompe la escucha pasiva y da al ponente información inmediata. Prepara pocas preguntas, con opciones breves, y muestra el resultado en pantalla para que el público vea que su respuesta cuenta.

También llamado: captura de leads · lead capture · recogida de contactos

La captación de contactos consiste en recoger los datos de asistentes interesados en una empresa, un producto o un patrocinador durante el evento, por ejemplo al escanear un gafete en un estand. Para expositores y patrocinadores suele ser el principal retorno del evento. Pide siempre el permiso del asistente antes de compartir sus datos y explica quién los recibirá.

También llamado: email de agradecimiento · mensaje de agradecimiento

Es el mensaje que se envía a los asistentes, y a veces a quienes no pudieron ir, para agradecer su presencia después del evento. Cierra la experiencia, refuerza la relación y es un buen momento para compartir fotos, presentaciones o la encuesta. Envíalo pronto, personalízalo según si la persona asistió o no y mantén un único llamado a la acción.

También llamado: encuesta de satisfacción · cuestionario post-evento

Es el cuestionario que se envía a los asistentes después del evento para conocer su opinión sobre el contenido, la organización y el lugar. Aporta información que no se ve desde dentro y orienta las decisiones futuras. Envíala en las primeras horas o al día siguiente, con pocas preguntas y al menos una abierta para comentarios.

También llamado: empresa expositora · estand

Un expositor es una empresa u organización que ocupa un estand o un espacio en una feria o congreso para presentar sus productos y hablar con los asistentes. Su experiencia depende de la afluencia de público y de la facilidad para registrar contactos. Envíale con antelación un manual con horarios de montaje, normas del espacio y cómo funciona la recogida de contactos.

También llamado: informe del evento · reporte de asistencia

El informe de asistencia resume qué pasó con los invitados: cuántos fueron invitados, respondieron, confirmaron y asistieron, con el detalle por grupos o fuentes. Sirve para rendir cuentas al cliente o a la dirección y para mejorar el siguiente evento. Prepáralo poco después del evento, con datos de la puerta y no de memoria, y acompaña las cifras de una breve conclusión.

También llamado: Net Promoter Score · índice de recomendación

El NPS es un indicador que pregunta, en una escala de 0 a 10, con qué probabilidad alguien recomendaría el evento. Se calcula restando el porcentaje de detractores, de 0 a 6, al de promotores, de 9 a 10. Es fácil de comparar entre ediciones; acompaña la pregunta de un campo abierto para entender el porqué de cada nota.

También llamado: sponsor · patrocinio

Un patrocinador es una empresa o entidad que aporta dinero, productos o servicios al evento a cambio de visibilidad, contactos o asociación con su público. Su apoyo permite financiar partes del evento que de otro modo no serían posibles. Acuerda por escrito qué recibe cada nivel de patrocinio y entrega al final un resumen de lo cumplido.

También llamado: porcentaje de asistencia · índice de asistencia

La tasa de asistencia es la proporción de personas que realmente acudieron respecto a las que confirmaron o a las invitadas. Mide cuánto se cumplieron las previsiones y ayuda a calcular el próximo evento. Indica siempre sobre qué base la calculas, confirmados o invitados, porque dan cifras distintas, y compárala por segmentos para ver dónde se perdió gente.