Was eine digitale Einladung eigentlich ist
Das Wort beschreibt sehr Verschiedenes. Am einen Ende steht das Bild einer Karte — ein JPG oder eine PDF —, das in einen Gruppenchat gestellt oder an eine E-Mail gehängt wird. Am anderen Ende steht eine E-Mail-Einladung an genau eine Person, mit der Gestaltung in der Nachricht selbst und einem Link, über den nur diese Person antworten kann. Beides ist digital; nur das Zweite weiß, an wen es ging.
Der Unterschied zeigt sich, sobald Sie Zahlen brauchen. Ein Bild verrät allen das Datum. Eine persönliche Einladung verrät außerdem, wer sie bekommen hat, wer zugesagt hat, wie viele Begleitpersonen kommen und wer vegetarisch isst. Braucht Ihre Veranstaltung irgendetwas davon — und fast jede mit Catering, Sitzplan oder Einlass braucht es —, planen Sie von Anfang an die zweite Art.
Die Angaben, die vor jeder Gestaltung stimmen müssen
Schreiben Sie zuerst die Fakten als reinen Text auf und lassen Sie sie von jemand anderem gegenlesen. Die meisten Fehler auf Einladungen sind keine Gestaltungsfehler, sondern eine falsche Uhrzeit, ein Ortsname ohne Adresse oder eine Antwortfrist, die schon vorbei ist, wenn die Erinnerung rausgeht. Prüfen Sie jede Angabe an der Buchungsbestätigung, nicht aus dem Gedächtnis.
- Wer einlädt, so, wie die Gäste es erkennen: die Vornamen des Paares, der Firmenname, eine Familie.
- Der Anlass, in einer Zeile.
- Das Datum mit Wochentag — ein Tippfehler im einen fällt am anderen auf.
- Der Beginn und, wenn es für Anreise oder Kinderbetreuung zählt, das Ende.
- Der Name des Veranstaltungsorts mit vollständiger Adresse, und der Eingang, wenn er nicht offensichtlich ist.
- Der Dresscode, falls es einen gibt, in Worten, die Gäste verstehen.
- Die Antwortfrist (u.A.w.g. bis …) und der Weg, wie man antwortet.
- Eine Ansprechperson für Fragen, die die Einladung nicht beantwortet.
Zuerst fürs Handy gestalten
Die meisten digitalen Einladungen werden auf dem Smartphone geöffnet, oft nebenbei, ohne Ton und mit gedimmtem Bildschirm. Gestalten Sie für diesen Bildschirm, dann erledigt sich der große von selbst. Das heißt: eine Spalte, eine Überschrift, die man auf Armlänge lesen kann, Fließtext nicht kleiner als in einer gewöhnlichen E-Mail und genug Kontrast, damit das Datum auch auf einem sonnigen Bahnsteig lesbar bleibt.
Wählen Sie eine einzige gestalterische Idee und lassen Sie sie das Ganze tragen: eine Farbe, ein Foto, eine Schrift, ein Muster aus dem Veranstaltungsort. Eine Einladung, die Menü, Dresscode, Karte und Countdown gleichzeitig zeigen will, liest sich wie ein Plakat, und der Antwortlink geht darin unter. Lassen Sie die wichtigsten Angaben als echten Text stehen, statt sie ins Bild einzubrennen: Manche Mail-Programme zeigen Bilder erst nach Freigabe, Text in einem Bild kann kein Screenreader vorlesen, und man findet ihn bei der Suche im Postfach nicht wieder.
Eine PDF für alle oder ein persönlicher Link pro Gast
Eine Datei für alle ist schnell gemacht und leicht geteilt. Sie bedeutet aber auch: Sie wissen nicht, wer sie gesehen hat, eine weitergeleitete Kopie sieht aus wie das Original, und jede Antwort kommt über einen anderen Kanal — eine Nachricht, ein Kommentar, ein Anruf bei Ihrer Mutter. Für ein kleines, lockeres Treffen, bei dem sich alle kennen, kann das genügen.
Ein persönlicher Link pro Gast kostet etwas mehr Vorbereitung und zahlt sich in dem Moment aus, in dem Sie wissen müssen, wer kommt. Der Gast tippt einmal und antwortet, ohne seinen Namen einzutippen oder ein Konto anzulegen; die Antwort landet neben seinem Namen auf der Liste, die Begleitperson hängt am richtigen Gast. Weil der Link einem Gast gehört, antwortet eine weitergeleitete Einladung für den ursprünglichen Gast, nicht für den, der sie weitergeleitet bekam — gut zu wissen, bevor Sie „gern weiterleiten“ in den Einladungstext schreiben.
Aus der Veranstaltung bauen, nicht aus einem Bild der Veranstaltung
Das stille Risiko einer gestalteten Online-Einladung: Sie stimmt nur an dem Tag, an dem sie exportiert wurde. Verschiebt sich der Beginn um eine Stunde, zeigt das Bild weiter die alte Uhrzeit, und jede bereits verschickte Kopie zeigt sie für immer. Bauen Sie die Einladung, wo immer es geht, aus Bausteinen, die Datum, Uhrzeit und Ort aus der Veranstaltung selbst lesen — dann ist eine Änderung an der Veranstaltung zugleich eine Änderung an jeder noch nicht verschickten Einladung.
Ändert sich etwas, nachdem die Einladung raus ist, informieren Sie die Empfänger, und nur sie — klar, mit der neuen Angabe zuerst. Notieren Sie, welche Fassung an wen ging; nur so lässt sich zwei Wochen später erklären, warum ein Gast am alten Ort stand.
So verschicken, dass sie ankommt
Senden Sie unter einem Namen, den der Gast kennt, nicht von einer allgemeinen No-Reply-Adresse, und schicken Sie allen auf demselben Weg in einem Durchgang statt in Häppchen aus drei verschiedenen Postfächern. Schreiben Sie in den Betreff, worum es geht — Anlass und Datum —, statt eines witzigen Satzes, der nach Werbung aussieht. Und schicken Sie die echte Einladung zuerst an sich selbst und öffnen Sie sie auf dem Handy, bevor sie irgendjemand sonst sieht.
Der Zeitpunkt hängt vom Anlass ab. Eine Hochzeitseinladung geht meist sechs bis acht Wochen vorher raus, nach einem Save the Date; ein Firmenabend vier bis sechs Wochen; ein Geburtstag oder ein Abendessen zwei bis drei. Alles mit Anreise braucht mehr Vorlauf. Legen Sie die Antwortfrist etwa eine Woche vor den Tag, an dem Sie die Zahlen wirklich brauchen, damit auch späte Antworten noch rechtzeitig kommen.
Wissen, wer geöffnet und wer geantwortet hat
Bei persönlichen Einladungen können Sie jede einzelne verfolgen: vom Mailserver angenommen, zugestellt, geöffnet, beantwortet. Nehmen Sie „geöffnet“ als Hinweis, nicht als Beweis — manche Mail-Programme öffnen Nachrichten im Namen des Gastes, andere verbergen es —, aber eine Antwort ist eindeutig, und ein Bounce ist das wertvollste Signal überhaupt, denn er nennt einen Gast, den Sie in Wahrheit noch gar nicht eingeladen haben.
Sehen Sie sich das Protokoll am Tag nach dem Versand an. Korrigieren Sie die unzustellbaren Adressen und schicken Sie nur diesen Gästen erneut. Eine Woche vor der Antwortfrist geht eine kurze Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben — nie an die ganze Liste, sonst fragen sich die, die längst zugesagt haben, was sich geändert hat.