Mit der Frage beginnen, die alles entscheidet
Die erste Frage ist immer die Teilnahme: Sind Sie dabei? Alles andere hängt davon ab, also darf nichts davor stehen — kein Begrüßungsabsatz, kein Namensfeld, das das System ohnehin kennt. Bieten Sie klare Antworten in der Sprache des Gastes an: „Ja, ich komme gern“, „Leider kann ich nicht“ und, wenn es Ihnen hilft, „Noch unsicher“. Wer absagt, bekommt einen Dank und ist in einem Schritt fertig; einen absagenden Gast nach dem Menü zu fragen zeigt, dass das Formular nicht durchdacht ist.
Hat die Veranstaltung mehrere Teile — Trauung und Feier, mehrere Konferenztage, ein Dinner nach den Vorträgen —, fragen Sie die Teilnahme je Teil ab. Ein „Ja“ zur Hochzeit ergibt ganz andere Zahlen, wenn die Hälfte der Gäste nur zum Abend kommt.
Personenzahl und Namen der Begleitpersonen
Darf der Gast jemanden mitbringen, fragen Sie nach der Anzahl, bis zu dem Kontingent, das Sie für diesen Gast festgelegt haben, und dann nach dem Namen jeder Begleitperson. Eine bloße Zahl genügt dem Caterer und nützt weder dem Einlass noch dem Namensschild noch der Sitzordnung. Stellen Sie die Fragen für Begleitpersonen — Menü, Allergien, Sessions — einmal pro Person, damit zwei verschiedene Allergien eines Paares nicht in einer Notiz landen.
Kinder verdienen eine eigene Zahl und, wenn es ein Essen gibt, ihre Altersgruppe, denn Kinderportionen und Hochstühle werden getrennt geplant.
Fragen, die vom Anlass abhängen
Über die Grundfragen hinaus ergeben sich die richtigen Fragen aus der Art der Veranstaltung und aus dem, was Sie tatsächlich organisieren. Fragen Sie nur, was Sie nutzen.
- Sessions oder Workshops: welche, wenn die Räume begrenzte Plätze haben.
- Tage: welche, bei Festivals und mehrtägigen Konferenzen.
- Anreise: ob der Gast den Shuttle braucht, von wo und wann.
- Übernachtung: ob ein Zimmer aus dem Hotelkontingent nötig ist, und für welche Nächte.
- Ankunftszeit: ungefähr wann, bei Empfängen, zu denen Gäste über Stunden eintreffen.
- Firma und Position: bei Geschäftsveranstaltungen, für Namensschilder und den Bericht.
- Presse: Medium und ob ein Fotografenausweis nötig ist.
- Ein Musikwunsch oder ein Gruß an das Brautpaar: bei Hochzeiten, wenn Sie es verwenden.
Barrierefreiheit, mit Feingefühl gefragt
Stellen Sie eine offene, respektvolle Frage statt einer Liste von Einschränkungen: „Können wir etwas vorbereiten, das Ihnen die Teilnahme erleichtert?“ So sagen Gäste, worauf es ankommt — stufenloser Zugang, ein Platz nahe der Bühne, ein ruhiger Raum, Gebärdensprachdolmetschung, eine Begleitperson, die einen kostenfreien Platz braucht —, ohne sich selbst einordnen zu müssen. Machen Sie die Frage freiwillig und sorgen Sie dafür, dass die Antwort bei denen ankommt, die danach handeln: dem Haus, dem Saalteam, dem Einlass.
Einwilligungen, getrennt abgefragt
Manche Fragen betreffen nicht die Veranstaltung, sondern das, was Sie mit den Daten des Gastes tun dürfen: Fotos, die veröffentlicht werden könnten, Kontakt zu künftigen Veranstaltungen, die Weitergabe an einen Sponsor. Jede ist eine eigene Frage, standardmäßig nicht angekreuzt, klar formuliert und nie Bedingung für die Teilnahme. Sie in einem einzigen „Ich stimme zu“-Kästchen zu bündeln oder vorab anzukreuzen, macht die Einwilligung wertlos und ist mit der DSGVO nicht vereinbar.
Was nicht ins Formular gehört
Jedes zusätzliche Feld ist ein weiterer Grund, das Formular liegen zu lassen, und jedes erhobene personenbezogene Datum etwas, das Sie danach schützen müssen. Lassen Sie weg, was Sie schon wissen, worauf Sie nicht reagieren werden und was sensibel ist, ohne dass die Veranstaltung es wirklich braucht.
- Name und E-Mail-Adresse des Gastes, wenn die Einladung persönlich war — Sie haben sie schon.
- Geburtsdatum, Ausweisnummer oder Privatadresse, es sei denn, Haus oder Behörde verlangen sie.
- Geschlecht, außer es ändert etwas Praktisches wie geteilte Zimmer.
- Warum jemand nicht kommt.
- Fragen „für später“, für die niemand einen Plan hat.
Reihenfolge und bedingte Fragen
Ordnen Sie das Formular vom Entscheidenden zum Verfeinernden: Teilnahme, Personenzahl und Namen, Menü und Allergien, anlassbezogene Auswahl, Barrierefreiheit, Einwilligungen, am Ende ein freies Notizfeld. Halten Sie Fragen zu einer Person beisammen und stellen Sie die freiwilligen ans Ende, damit ein eiliger Gast früh aufhören kann, wenn die wichtigen Antworten gegeben sind.
Bedingte Fragen halten ein gründliches Formular kurz. Zeigen Sie die Menüfrage nur denen, die zugesagt haben, die Begleitfelder nur denen, die jemanden mitbringen, die Abholzeit nur denen, die den Shuttle brauchen. So sieht jeder Gast nur die Fragen, die ihn betreffen. In Winglark können Sie dem Antwortformular eigene Fragen hinzufügen und eine Frage nur dann einblenden, wenn eine frühere Antwort sie verlangt; jede Antwort landet im Datensatz des Gastes.