Acht Wochen vorher: wofür die Veranstaltung da ist
Schreiben Sie in ein, zwei Sätzen auf, was die Veranstaltung für wen erreichen soll. „Unseren hundert wichtigsten Kunden danken und das neue Team vorstellen“ ist ein Ziel; „ein schöner Abend“ ist keins. Das Ziel entscheidet, wer eingeladen wird, wie förmlich die Einladung ist, was im Raum passiert und was der Bericht am Ende zeigen muss.
In derselben Phase klären Sie, wovon alles andere abhängt: Datum, eine realistische Gästezahl, das Budget und wer die Veranstaltung verantwortet. Eine benannte verantwortliche Person ist mehr wert als ein Gremium; sie entscheidet, wenn zwei gute Optionen kollidieren.
- Ziel und Zielgruppe schriftlich.
- Datum, angestrebte Gästezahl, Budgetrahmen.
- Eine verantwortliche Person und wer sonst im Team welche Aufgabe hat.
- Welche Fragen der Bericht danach beantworten muss.
Sieben bis sechs Wochen: Location, Dienstleister und Gästeliste
Buchen Sie die Location nach der Gästezahl, nicht umgekehrt, und stellen Sie jetzt die Fragen, die später Ärger machen: Wie viele Eingänge gibt es, wo ist der Empfang schwach, wann dürfen Sie aufbauen, wann müssen Sie raus, wie hoch ist der Mindestumsatz für das Catering? Binden Sie die Dienstleister, die Sie kurzfristig nicht ersetzen können: Catering, Ton und Bildschirme, Fotografie.
Beginnen Sie jetzt mit der Gästeliste, solange Zeit zum Bereinigen ist. Führen Sie alle Quellen in einer Arbeitsliste zusammen, geben Sie jeder Zeile eine Quelle, finden Sie Dubletten und fehlerhafte Adressen und legen Sie die Gruppen fest, die später am Einlass und im Bericht zählen: VIP, Presse, Partner, Team, Familie. Eine Gästeliste, die in der Versandwoche bereinigt wird, wird in Wahrheit von zurückkommenden Einladungen bereinigt.
Fünf bis vier Wochen: die Einladung
Gestalten und formulieren Sie die Einladung, sobald die Fakten feststehen: Datum, Beginn, Adresse der Location, Dresscode falls vorhanden und die Frist für Zu- und Absagen. Jede Angabe auf der Einladung sollte aus einer Quelle stammen, damit eine geänderte Anfangszeit nicht in einem alten Entwurf weiterlebt. Legen Sie fest, was Sie mit der Antwort abfragen — Teilnahme, Begleitperson, Menüwahl, Allergien, Sessions — und halten Sie es kurz.
Versenden Sie unter einem Absender, den die Gäste kennen, testen Sie die Einladung auf dem Handy, bevor jemand anderes sie sieht, und schicken Sie vorab ein Save the Date, wenn die Veranstaltung weit weg liegt oder Gäste anreisen müssen.
- Fakten fix: Datum, Uhrzeit, Adresse, Dresscode, Rückmeldefrist.
- Rückfragen ausgewählt; nichts abgefragt, was Sie nicht verwenden.
- Einladung auf dem Handy und in zwei Mailprogrammen getestet.
- Ein persönlicher Antwortlink je Gast statt eines gemeinsamen Formulars.
Vier bis zwei Wochen: Zu- und Absagen, Erinnerungen
Verfolgen Sie die Antworten, während sie eintreffen, und handeln Sie danach. Zurückgekommene Einladungen brauchen heute einen zweiten Kanal, nicht am Tag vor der Veranstaltung. Wer nicht geantwortet hat, bekommt nach etwa einer Woche eine freundliche Erinnerung — nur diese Gäste, nie noch einmal die ganze Liste. Begleitpersonen, Menüwünsche und Bedürfnisse zur Barrierefreiheit gehen an die, die sie brauchen, solange noch Zeit ist: Catering, Location, Sitzplan.
In diesem Zeitraum kommen die Nachmeldungen. Gleichen Sie jeden neuen Namen mit den bereits Eingeladenen ab, bevor Sie etwas versenden, damit niemand zwei Einladungen erhält.
Die letzte Woche: Einlass und Programm
Schließen Sie die Rückmeldungen zur Frist und geben Sie dem Catering die endgültige Zahl mit der vereinbarten Reserve. Veröffentlichen Sie das Programm und schicken Sie eine letzte Erinnerung mit Adresse, Uhrzeit, Hinweisen zum Einlass und dem persönlichen Einlasscode des Gastes.
Bereiten Sie den Einlass so ernsthaft vor wie die Bühne. Legen Sie fest, wie viele Eingänge es gibt, wer an jedem steht, mit welchen Geräten gescannt wird und was passiert, wenn jemand nicht auf der Liste steht. Proben Sie vor Ort mit den echten Handys oder Scannern, auch an der Stelle, an der der Empfang abbricht. Weisen Sie das Team in die Rollen ein: wer Gäste hinzufügen darf, wer sich um VIPs kümmert, wer die verantwortliche Person anruft.
- Endgültige Zahl ans Catering; Sitzplan, falls es einen gibt.
- Letzte Erinnerung: Uhrzeit, Adresse, Einlass, persönlicher Code.
- Einlassplan: Eingänge, Personal, Geräte, Regel für Gäste ohne Anmeldung.
- Probe vor Ort, auch ohne Netz.
- Rollen und eine Telefonnummer für Entscheidungen am Abend.
Am Veranstaltungstag: das Event führen, nicht die Tabelle
Öffnen Sie pünktlich, mit der Liste auf jedem Scangerät. Halten Sie eine Person ohne festen Posten frei für Ausnahmen — ein Gast, der nicht auf der Liste steht, ein anders geschriebener Name, eine Begleitperson, die allein kommt. Erfassen Sie Spontangäste und Änderungen, wenn sie passieren, nicht auf einem Zettel, der später abgetippt wird; der Bericht ist nur so ehrlich wie der Einlass.
Informieren Sie die Gäste während der Veranstaltung über einen Kanal, den sie auf dem Handy öffnen können: das Programm, Raumänderungen, Umfragen oder Fragen, falls Sie welche einsetzen. Jemand im Team sollte die Ankünfte und den Raum im Blick haben, nicht nur die Bühne.
Der Tag danach: Nachbereitung und Bericht
Schicken Sie innerhalb von ein, zwei Tagen ein Dankeschön, solange der Abend noch präsent ist, und eine andere Nachricht an die, die eingeladen waren und nicht kommen konnten. Wenn Sie Feedback möchten, bitten Sie in derselben Nachricht darum und beschränken Sie sich auf eine oder zwei Fragen.
Dann schreiben Sie den Bericht, den das Ziel verlangt hat. Eingeladen, geantwortet, zugesagt, erschienen, spontan dazugekommen, nicht erschienen, nach Gruppen — und eine ehrliche Notiz, was funktioniert hat und was nicht. Speichern Sie die bereinigte Gästeliste mit der Anwesenheit; sie ist der beste Ausgangspunkt für die nächste Veranstaltung.
- Dank an die Gäste; eine eigene Nachricht an die, die gefehlt haben.
- Eine oder zwei Feedbackfragen, nicht mehr.
- Anwesenheitsbericht nach Gruppen, verglichen mit den Zusagen.
- Erkenntnisse notiert, solange sie frisch sind.
- Die bereinigte Liste für das nächste Mal aufbewahrt.