Etkinlik sözlüğü: LCV’den akış planına terimler

Diğer adları: herkese açık kayıt · ön kayıt

Açık kayıt, belirli bir listeye bağlı kalmadan, ilgilenen herkesin bir form doldurarak etkinliğe katılım talebinde bulunabildiği modeldir. Seminerler, atölyeler ve topluluk buluşmaları gibi geniş katılım hedefleyen etkinliklerde kullanılır. Kayıt formunu kısa tutun ve kapasiteyi önceden belirleyin; sınır dolduğunda formun ne söyleyeceğini de önceden yazın.

Diğer adları: onay · izin · consent

Açık rıza, bir kişinin kişisel verisinin belirli bir amaçla kullanılmasına özgürce, bilgilendirilerek ve açıkça onay vermesidir. Etkinliklerde fotoğraf çekimi, sponsorlarla bilgi paylaşımı ya da sonraki pazarlama iletileri için ayrı ayrı gerekebilir. Her amaç için ayrı bir onay kutusu kullanın ve kutuları önceden işaretli bırakmayın. Bu bilgi genel niteliktedir, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Diğer adları: keynote · ana konuşma

Açılış konuşması, bir konferansın ya da kurumsal etkinliğin ana temasını belirleyen, genellikle tüm katılımcıların bir arada dinlediği öne çıkan konuşmadır. Etkinliğin tonunu koyar ve çoğu zaman en çok ilgi gören bölümdür. Konuşmacıyla süreyi ve teknik ihtiyaçları önceden netleştirin ve konuşmayı programda kimsenin başka bir oturumla çakışmayacağı bir saate yerleştirin.

Diğer adları: yayın akışı · minute by minute · run of show

Akış planı, ekibin kullandığı, dakikası dakikasına hazırlanmış iç çizelgedir: kim hangi anda sahneye çıkar, ışık ne zaman değişir, müzik ne zaman başlar, yemek servisi hangi işaretle açılır. Katılımcıya gösterilen programdan daha ayrıntılıdır ve herkesin aynı saati takip etmesini sağlar. Her satıra bir sorumlu ve bir iletişim yolu ekleyin; bir aksaklıkta kimin karar vereceği planda yazılı olmalıdır.

Diğer adları: uygulama programlama arayüzü · REST API · etkinlik API’si

API, bir yazılımın başka bir yazılımdan veri istemesi ya da onu değiştirmesi için belgelenmiş bir yoldur; kimsenin elle kopyalamasına gerek kalmaz. Etkinliklerde bir API, bilet sitesinin listeye misafir eklemesini ya da bir CRM’in kimin yanıt verdiğini okumasını sağlar. Her sistemin yalnızca ihtiyacı olan erişimle sınırlanabilen, her an iptal edilebilen anahtarlara ve büyük listeler için sayfalanan sonuçlara bakın.

Diğer adları: bilet satışlı etkinlik · ücretli etkinlik

Biletli etkinlik, katılımın ücretli ya da ücretsiz bir bilet alınmasına bağlı olduğu etkinliktir; her bilet bir kişinin giriş hakkını temsil eder. Bilet türleri, fiyatlar ve satış dönemleri gelir planını ve kapasite yönetimini birlikte belirler. İade ve devir koşullarını satıştan önce açıkça yazın; sonradan belirlenen kurallar katılımcıyla anlaşmazlığa en sık yol açan konudur.

Diğer adları: davetiyeli etkinlik · kapalı etkinlik · özel davet

Davetle katılımlı etkinlik, yalnızca ev sahibinin çağırdığı kişilerin katılabildiği etkinliktir; davet linkini ya da davetiyeyi alan başkası yerine kayıt yaptıramaz. Kimin geleceğini düzenleyen belirlediği için kurumsal davetlerde, lansmanlarda ve özel kutlamalarda tercih edilir. Davetiyeyi kişiye özel hazırlayın ve kapıda isim kontrolü yapın; aksi halde iletilen bir davet herkese açık hale gelebilir.

Diğer adları: segment · davetli kategorisi

Davetli grubu, listedeki kişilerin ortak bir özelliğe göre ayrıldığı bölümdür: basın, sponsorlar, çalışanlar, aile tarafı ya da VIP konuklar gibi. Gruplar, her kesime farklı bir davetiye, farklı bir hatırlatma ya da farklı bir giriş kapısı ayarlamayı mümkün kılar. Grupları davetiye gönderilmeden önce belirleyin; sonradan bölmeye çalışmak, kimin hangi mesajı aldığını izlemeyi zorlaştırır.

Diğer adları: misafir listesi · katılımcı listesi

Davetli listesi, etkinliğe çağrılan herkesin adının, iletişim bilgisinin ve yanıt durumunun tutulduğu temel kayıttır. Davetiyeden kapıdaki girişe ve sonraki rapora kadar her adım bu listeye dayanır. Her kişi için tek bir satır tutun ve aynı kişinin farklı yazımlarla iki kez yer almadığını kontrol edin; mükerrer kayıtlar hem çift davetiye hem de yanlış sayım demektir.

Diğer adları: organizasyon firması · organizasyon ajansı

Etkinlik ajansı, müşterileri adına etkinliği planlayan, tedarikçileri yöneten ve günü yürüten profesyonel ekiptir. Kurumlar özellikle büyük, sık tekrarlanan ya da marka açısından hassas etkinliklerde ajansla çalışır. Ajansla çalışırken davetli verisinin kimin sorumluluğunda olduğunu ve etkinlikten sonra nerede saklanacağını sözleşmede yazılı hale getirin.

Diğer adları: brif · etkinlik özeti · brief

Etkinlik brifi, bir etkinliğin amacını, hedef kitlesini, tarihini, bütçesini, beklentilerini ve başarı ölçütlerini tek bir belgede toplayan kısa özettir. Ajans, mekân ve tedarikçilerle aynı dili konuşmanın başlangıç noktasıdır. Brifi bir sayfayı geçmeyecek kadar kısa tutun ve onaylanmış halini herkesle paylaşın; sonraki her kararı ona göre sınamak işinizi kolaylaştırır.

Diğer adları: etkinlik akışı · program

Etkinlik programı, katılımcılara etkinliğin hangi saatte neyle başlayıp neyle biteceğini gösteren genel çizelgedir: karşılama, konuşmalar, yemek, kapanış. Davetlinin ne zaman gelmesi ve ne kadar zaman ayırması gerektiğine onunla karar verir. Programı davetiyeyle birlikte paylaşın ve değişiklik olduğunda tek bir güncel sürümü yayınlayın; eski sürümlerin dolaşması en sık karışıklık kaynağıdır.

Diğer adları: GDPR · KVKK · kişisel verilerin korunması

GDPR, Avrupa Birliği’nin genel veri koruma tüzüğü; KVKK ise Türkiye’deki 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur. İkisi de davetli adları, e-posta adresleri ve yemek ya da sağlık bilgileri gibi verilerin hangi amaçla toplanıp nasıl saklanacağına kurallar getirir. Yalnızca ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi isteyin ve kişileri aydınlatın. Bu açıklama eğitim amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.

Diğer adları: ajanda · agenda

Gündem, bir toplantı ya da konferansta ele alınacak konuların, oturumların ve konuşmacıların sırayla yazıldığı listedir. Katılımcının hangi bölüme katılacağını seçmesine ve konuşmacıların kendi süresini bilmesine yarar. Her başlığın yanına süre ve sorumlu kişiyi yazın; süresi olmayan bir gündem maddesi genellikle kendinden sonrakinin zamanını yer.

Diğer adları: karma etkinlik · hybrid event

Hibrit etkinlik, salondaki katılımcılarla internet üzerinden izleyenlerin aynı anda yer aldığı etkinliktir. Erişimi genişletir, ancak iki ayrı deneyimi aynı anda tasarlamayı gerektirir: yayın, ses, soru alma ve etkileşim her iki taraf için de çalışmalıdır. Uzaktaki izleyiciye ayrı bir sunucu ya da moderatör atayın; aksi halde onlar yalnızca bir kameranın karşısında kalır.

Diğer adları: kontenjan · kişi sınırı

Kapasite, bir mekânın ya da etkinliğin güvenle ve rahatça ağırlayabileceği en fazla kişi sayısıdır. Mekânın yasal sınırı, oturma düzeni ve ikram planı birlikte bu sayıyı belirler. Davet sayısını kapasiteye eşit tutmak yerine, gelmeme oranını hesaba katarak planlayın ve sınır dolduğunda yeni başvuruları bir bekleme listesine alın.

Diğer adları: davetli konuşmacı · speaker

Konuşmacı, etkinlikte bir sunum, konuşma ya da panel katkısı yapan kişidir. Konuşmacıların kimler olduğu, katılımcıların gelme kararını doğrudan etkiler; bu yüzden program duyurularında öne çıkarılırlar. Her konuşmacıya süresini, salonunu, teknik ayrıntıları ve geliş saatini yazılı olarak iletin ve sunum dosyasını etkinlikten önce teslim almayı bir kural haline getirin.

Diğer adları: etkinlik mekânı · organizasyon yeri

Mekân, etkinliğin yapıldığı fiziksel yerdir: otel salonu, restoran, kongre merkezi, açık hava alanı ya da ofis. Tarih, kapasite, ulaşım, teknik altyapı ve bütçe çoğu zaman mekân seçimine göre şekillenir. Sözleşmeden önce mekânı etkinlik saatinde gezin; giriş kapısının yeri, kuyruk alanı ve engelli erişimi kâğıt üzerinde göründüğünden farklı olabilir.

Diğer adları: oturum yöneticisi · sunucu

Moderatör, bir paneli ya da soru-cevap oturumunu yöneten, konuşmacılara söz veren, süreyi koruyan ve dinleyiciden gelen soruları seçen kişidir. İyi bir moderatör oturumun dağılmasını ve tek bir sesin baskın çıkmasını engeller. Moderatörle soruları önceden konuşun ve gelen soruları ona okunaklı bir listede ulaştırın; sahnede telefon karıştırmak zorunda kalmasın.

Diğer adları: panel tartışması · oturum

Panel, birkaç konuşmacının bir moderatör eşliğinde aynı konu üzerine görüş paylaştığı ve çoğu zaman dinleyici sorularıyla biten oturumdur. Tek bir konuşmaya göre farklı bakış açılarını bir araya getirir. Panelist sayısını sınırlı tutun ve soru-cevap için baştan süre ayırın; sorular kâğıtla ya da bir bağlantıyla toplanırsa mikrofon dolaştırmaktan daha düzenli ilerler.

Diğer adları: breakout oturumu · atölye oturumu

Paralel oturum, ana programdan ayrılarak aynı saatte farklı salonlarda yürüyen daha küçük oturumlardır; katılımcı ilgisine göre birini seçer. Büyük bir etkinliği kişiselleştirmenin ve daha derin tartışma açmanın yoludur. Her oturum için salon kapasitesini belirleyin ve katılımcılardan önceden tercih toplayın; böylece bir salon taşarken diğerinin boş kalması önlenir.

Diğer adları: saklama politikası · veri imhası

Veri saklama süresi, etkinlik için toplanan kişisel bilgilerin ne kadar süre tutulacağı ve süre dolunca silineceği ya da anonimleştirileceğidir. Veriyi gerekenden uzun tutmak, hem güvenlik açısından hem de veri koruma kuralları açısından risk taşır. Süreyi etkinlikten önce belirleyin, davetlilere söyleyin ve silme tarihini takviminize ekleyin. Bu bilgi genel niteliktedir, hukuki danışmanlık değildir.

Diğer adları: VIP · protokol · özel konuk

VIP davetli, etkinlikte ayrıcalıklı karşılama, ayrılmış oturma yeri ya da özel bir alan gerektiren önemli konuktur: üst düzey yöneticiler, protokol, ana sponsorlar, ünlü konuşmacılar. Bu kişilerin deneyimi çoğu zaman etkinliğin dışarıdan nasıl görüldüğünü belirler. VIP listesini ayrı tutun, her biri için bir karşılayıcı atayın ve kapı ekibinin bu isimleri önceden bilmesini sağlayın.

Diğer adları: webhook’lar · olay bildirimi · geri çağrı

Webhook, bir sistemin bir şey olduğu anda — misafir yanıt verdiğinde, biri kapıdan girdiğinde — sorulmayı beklemeden seçtiğiniz adrese gönderdiği mesajdır. Alan sistem bir kaydı günceller ya da ekibe haber verir. Güvenilir bir webhook, alıcının nereden geldiğini doğrulayabilmesi için imzalıdır, yeniden oynatmayı önleyen bir zaman damgası taşır ve alıcı kısa süre kapalıysa yeniden denenir.

Diğer adları: double opt-in · e-posta doğrulamalı kayıt

Çift onay, bir kişinin bir listeye kaydolduktan sonra kendisine gönderilen doğrulama bağlantısına tıklayarak kaydını ikinci kez onayladığı yöntemdir. Yanlış yazılmış ya da başkasına ait adreslerin listeye girmesini önler ve iznin gerçekten o kişiden geldiğini gösterir. Doğrulama e-postasını kısa ve açık tutun; ne için kaydolunduğunu tek cümleyle söylemesi yeterlidir.

Diğer adları: davet · davet metni

Davetiye, kişiyi etkinliğe resmî olarak çağıran ve tarih, saat, yer, ev sahibi ile yanıt bilgisini içeren iletidir; basılı da dijital de olabilir. Davetlinin etkinlik hakkındaki ilk izlenimi ondan oluşur. Metni kimin davet edildiğini açıkça gösterecek biçimde yazın, kıyafet kuralı ve LCV tarihi gibi beklentileri ekleyin ve gönderimden önce yüksek sesle bir kez okuyun.

Diğer adları: e-davetiye · online davetiye · elektronik davetiye

Dijital davetiye, e-posta, mesaj ya da bağlantı yoluyla gönderilen ve çoğu zaman yanıtın da doğrudan verilebildiği davetiyedir. Basım ve posta süresini ortadan kaldırır, kimin açtığını ve yanıtladığını izlemeyi kolaylaştırır. Davetiyenin telefonda nasıl göründüğünü mutlaka deneyin; davetlilerin çoğu onu ilk kez küçük bir ekranda açacaktır.

Diğer adları: teslim oranı · deliverability · gelen kutusuna düşme

E-posta teslim edilebilirliği, gönderdiğiniz iletilerin istenmeyen klasörüne değil, alıcının gelen kutusuna ulaşma becerisidir. Davetiye spam klasörüne düşerse davetli onu hiç görmez ve yanıtsızlık yanlış yorumlanır. Güncel ve izinli bir liste kullanın, konu satırında abartılı ifadelerden kaçının ve yalnızca görsellerden oluşan bir ileti yerine okunabilir bir metin gönderin.

Diğer adları: bounce · iletilemeyen e-posta

Geri dönen e-posta, alıcıya ulaşamayan ve gönderene hata bildirimiyle dönen iletidir. Kalıcı geri dönüş adresin geçersiz olduğunu, geçici geri dönüş ise dolu bir kutu ya da anlık bir sorunu gösterir. Geri dönen adresleri hemen ayıklayın ve o kişilere başka bir yoldan ulaşın; tekrar tekrar geçersiz adrese göndermek diğer iletilerinizin teslimini de zayıflatır.

Diğer adları: gönderici domain · sender domain

Gönderen alan adı, davetiye e-postasının hangi adresten ve hangi alan adından geldiğini gösteren kısımdır; örneğin kurumunuzun kendi alan adı. Alıcı ve e-posta sağlayıcıları, iletiye güvenip güvenmeyeceğine büyük ölçüde buna bakarak karar verir. Kendi alan adınızdan gönderecekseniz SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını önceden ayarlayın ve gönderimi büyük listeden önce küçük bir grupla deneyin.

Diğer adları: hatırlatma mesajı · reminder

Hatırlatma e-postası, davetliye yaklaşan bir yanıt tarihini ya da etkinliğin kendisini hatırlatan kısa iletidir. Yanıt vermeyenleri harekete geçirir ve gelecek olanların saat, adres ve giriş bilgisini akılda tutmasını sağlar. Yanıt verenlerle vermeyenlere farklı metin gönderin ve hatırlatma sayısını sınırlı tutun; her gün gelen bir ileti nezaketten çok ısrar gibi okunur.

Diğer adları: dress code · kıyafet önerisi

Kıyafet kuralı, davetlilerden etkinliğe hangi giyim tarzıyla gelmelerinin beklendiğini belirten ifadedir: resmî, kokteyl, smart casual gibi. Davetlinin kendini yerinde hissetmesini ve etkinliğin atmosferinin tutarlı olmasını sağlar. Belirsiz ifadeler yerine kısa bir açıklama ekleyin; örneğin açık hava etkinliğinde zemin ya da hava durumu hakkında bir not, terimin kendisinden daha yararlıdır.

Diğer adları: kişisel davet linki · özel link

Kişiye özel bağlantı, her davetliye ayrı oluşturulan ve onu tanıyan bir davet linkidir; açan kişi form doldurmadan kendi adına yanıt verir. Kimin yanıt verdiğini kesin olarak bilmeyi ve davetin başkalarına yayılmasını sınırlamayı sağlar. Bu bağlantıların iletilebileceğini davetlilere hatırlatın ve gerektiğinde tek bir bağlantıyı iptal edip yenisini gönderebildiğinizden emin olun.

Diğer adları: save the date · ön duyuru

Tarihi ayırın duyurusu, asıl davetiyeden önce gönderilen ve davetliden yalnızca etkinlik tarihini takvimine işlemesini isteyen kısa haberdir. Düğünler, yurt dışı katılımlı etkinlikler ve yoğun dönemlere denk gelen kurumsal davetlerde özellikle işe yarar. Duyuruyu yalnızca kesin davet edeceğiniz kişilere gönderin; bu bir ön davet sayılır ve sonradan geri almak zordur.

Diğer adları: yedek liste · waitlist

Bekleme listesi, kapasite dolduktan sonra katılmak isteyenlerin sıraya alındığı listedir; bir yer boşaldığında sıradaki kişiye haber verilir. Gelmeme ve iptallerin bıraktığı boşlukları doldurmayı ve ilgiyi kaybetmemeyi sağlar. Listeye giren kişiye sırasının garanti olmadığını açıkça söyleyin ve yer açıldığında ne kadar sürede yanıt vermesi gerektiğini belirtin.

Diğer adları: engelli erişimi · özel ihtiyaçlar

Erişilebilirlik ihtiyaçları, davetlilerin etkinliğe rahatça katılabilmesi için gereken düzenlemelerdir: tekerlekli sandalye erişimi, işaret dili çevirisi, ayrılmış oturma yeri ya da sessiz bir alan gibi. Bunları önceden bilmek, kimsenin kapıda ya da salonda engelle karşılaşmamasını sağlar. Soruyu yanıt formunda açık uçlu ve isteğe bağlı sorun; kişiye neye ihtiyacı olduğunu kendi sözleriyle anlatma fırsatı verin.

Diğer adları: kişi sayısı · katılım sayısı · headcount

Kesin katılımcı sayısı, mekâna, yemek firmasına ve diğer tedarikçilere bildirdiğiniz, etkinliğe gelmesi beklenen toplam kişi sayısıdır. Masa, menü, ikram ve personel planı bu sayıya göre yapılır ve çoğu sözleşme ücreti buna bağlar. Sayıyı yalnızca olumlu yanıtlardan değil, refakatçileri ve ekibi de ekleyerek hesaplayın ve tedarikçinin istediği son tarihi takviminize işleyin.

Diğer adları: RSVP · lütfen cevap veriniz

LCV, “lütfen cevap veriniz” demektir; Fransızca kökenli RSVP’nin Türkçe karşılığıdır. Davetliden gelip gelmeyeceğini, gelmeyecekse de bunu bildirmesini ister. Düzenleyen için yanıtlar, sandalye, menü ve mekâna verilecek kişi sayısının temelidir. LCV satırına mutlaka bir tarih ve tek bir yanıt yolu ekleyin; tarihsiz bir LCV, yanıtın son güne kalmasına davet çıkarır.

Diğer adları: yanıt son tarihi · RSVP deadline

LCV son tarihi, davetlilerin katılım durumunu bildirmeleri gereken son gündür. Bu tarih, mekâna, yemek firmasına ve ulaşım planına kesin sayıyı vermeniz gereken günden birkaç gün önceye konmalıdır. Son tarihten önce yanıt vermeyenlere nazik bir hatırlatma gönderin ve tarih geçtikten sonra hâlâ yanıtsız kalanları telefonla arayacak birini belirleyin.

Diğer adları: masa planı · oturma düzeni · masa düzeni

Oturma planı, kimin hangi masada, çoğu zaman da hangi sandalyede oturacağını salonun planı üzerinde gösterir. Kesinleşmiş yanıtlardan hazırlanır; böylece aileler ve refakatçiler bir arada oturur, catering, isim kartları ve kapı aynı masalardan çalışır. Kimseyi yerleştirmeden önce salonu ölçekli çizin, son dakika değişiklikleri için birkaç sandalyeyi boş bırakın ve planı yanıt son tarihinden sonra tamamlayın.

Diğer adları: +1 · plus one · eşlikçi

Refakatçi ya da +1, davetlinin yanında getirmesine izin verilen ek kişidir; davetiyede adı yazmayabilir. Kimin refakatçi getirebileceği, kapasite, oturma düzeni ve bütçeyi doğrudan etkiler. Hakkı olan davetlileri açıkça belirtin ve refakatçinin adını yanıt sırasında isteyin; kapıda yalnızca “ve misafiri” yazan bir satır, kimin içeri alınacağı konusunda soru işareti bırakır.

Diğer adları: geç eklenen davetli · listeye sonradan ekleme

Son dakika eklemesi, davetiyeler gönderildikten ya da sayı kesinleştikten sonra listeye eklenen davetli ya da yapılan isim değişikliğidir. Kurumsal etkinliklerde bir yöneticinin yerine başka birinin gelmesi sık rastlanan bir durumdur. Eklemeleri tek bir kişinin onayına bağlayın ve her değişikliği kapı listesine ve yemek sayısına aynı anda yansıtın; dağınık notlar kapıda karışıklık yaratır.

Diğer adları: regrets only · mazeret bildirimi

Yalnızca gelemeyecekler bildirsin ifadesi, davetlilerden sadece katılamayacaklarsa haber vermelerinin istendiği yanıt biçimidir; haber vermeyen gelecek sayılır. Kesin sayının önemli olmadığı açık davetlerde işi kolaylaştırır. Oturma düzeni ya da kişi başı yemek olan etkinliklerde kullanmayın; sessiz kalan herkesin gerçekten geleceğini varsaymak sayımı yanıltır.

Diğer adları: beslenme kısıtları · diyet tercihleri · alerji bilgisi

Yemek tercihleri ve alerjiler, davetlilerin vejetaryen, vegan, glütensiz, helal ya da belirli besinlere alerjili olması gibi beslenme ihtiyaçlarıdır. Bunları önceden bilmek, servis sırasında doğaçlama yapmak zorunda kalmamayı ve sağlık riskini önlemeyi sağlar. Soruyu LCV formuna ekleyin, cevapları yemek firmasına isimle birlikte iletin ve alerji bilgisini sağlık verisi kadar özenle saklayın.

Diğer adları: basın akreditasyonu · yaka kartı başvurusu

Akreditasyon, basın mensupları, tedarikçiler, ekip üyeleri ya da konuşmacılar gibi kişilerin etkinliğe belirli bir rol ve yetkiyle girebilmesi için yapılan ön kayıt ve onay sürecidir. Kimin hangi alana girebileceğini ve hangi kimlikle tanınacağını belirler. Başvuruları bir son tarihe bağlayın ve onaylanan kişilere rozetlerini nereden ve hangi belgeyle alacaklarını önceden bildirin.

Diğer adları: no-show · katılmayan

Gelmeyen davetli, katılacağını bildirdiği halde etkinliğe gelmeyen kişidir. Ücretsiz etkinliklerde gelmeme daha sık görülür ve boş sandalye, israf edilen yemek ve yanlış rapor demektir. Gelmeme oranını geçmiş etkinliklerinizden öğrenin, kesin sayıyı buna göre ayarlayın ve etkinlikten bir gün önce gönderilen bir hatırlatmayla iptalleri önceden almaya çalışın.

Diğer adları: check-in · kapı girişi · kayıt masası

Giriş ya da check-in, davetlinin etkinlik kapısında tanınıp içeri alındığı ve geldiğinin kayda geçtiği andır. Hızlı bir giriş, etkinliğin ilk izlenimini belirler ve kimin gerçekten geldiğini gösteren tek güvenilir veridir. En yoğun saat için yeterli görevli ve cihaz planlayın; internet kesildiğinde de çalışabilecek bir yedek yönteminiz olsun.

Diğer adları: erişim kontrolü · access control

Giriş kontrolü, etkinliğe ya da etkinlik içindeki belirli alanlara kimlerin girebileceğini belirleyen ve kapıda uygulayan düzendir: ana salon, VIP alanı, sahne arkası gibi. Güvenliği korur ve kapasitenin aşılmasını önler. Her alan için kimin yetkili olduğunu önceden yazın ve görevlilere bir istisna olduğunda kime danışacaklarını söyleyin.

Diğer adları: giriş listesi · isim listesi

Kapı listesi, girişteki ekibin elinde bulunan, içeri alınacak kişilerin adlarını ve gerekli notları içeren listedir: refakatçi hakkı, VIP durumu ya da masa numarası gibi. Kapıdaki her kararın dayanağıdır. Listenin etkinlik başlamadan hemen önceki en güncel hali olduğundan emin olun ve kapıdaki birden fazla görevlinin aynı listeyi aynı anda gördüğünü kontrol edin.

Diğer adları: walk-in · habersiz gelen · davetsiz misafir

Listede olmayan misafir, kapıya gelen ancak davetli listesinde adı bulunmayan kişidir; davetli olduğunu düşünebilir, birinin yerine gelmiş ya da hiç davet edilmemiş olabilir. Bu anlar kapıdaki en gergin anlardır. Kimin karar vereceğini ve hangi koşulda içeri alınacağını önceden belirleyin ve kabul edilen kişileri listeye ekleyerek kaydedin.

Diğer adları: QR davetiye · karekodlu bilet · e-bilet

QR kodlu bilet, davetliye özel bir kare kod içeren ve kapıda telefon ya da tarayıcıyla okutularak girişi sağlayan dijital bilettir. İsimleri listede aramaya göre çok daha hızlıdır ve aynı biletin iki kez kullanılmasını engeller. Kodu davetlinin kolayca bulabileceği bir yerde, örneğin hatırlatma e-postasında tekrar gönderin ve kapıda ekran parlaklığı düşük telefonlar için yedek bir isim araması bulundurun.

Diğer adları: check-in kiosku · kendi kendine giriş · kayıt kiosku

Self check-in kiosku, girişte misafirlerin kendi kaydını kendisinin yaptığı bir tablet ya da ekrandır: davetiyelerindeki kodu okuturlar ya da adlarını bulup onaylarlar; çoğu zaman yaka kartları da o anda basılır. Kalabalık girişlerde kuyruğu kısaltır. Kioskları görevlilerin hâlâ yardım edebileceği bir yere koyun, misafire kim olduğunu doğrulamanın ikinci bir yolunu verin ve kiosk ile kapı görevlilerinin aynı listeye yazdığından emin olun; böylece kimse iki kez sayılmaz.

Diğer adları: isim kartı · rozet · badge

Yaka kartı, katılımcının adını, kurumunu ve çoğu zaman rolünü gösteren, boyna ya da yakaya takılan karttır. Tanışmayı kolaylaştırır ve görevlilerin kimin hangi alana girebileceğini bir bakışta görmesini sağlar. İsmi uzaktan okunacak kadar büyük yazın, rolü yalnızca renkle değil yazıyla da belirtin ve son dakika gelenler için kapıda boş kart ve yazıcı bulundurun.

Diğer adları: tekrar giriş · re-entry

Yeniden giriş, etkinlikten bir süreliğine çıkan katılımcının tekrar içeri alınmasıdır. Uzun festivallerde, fuarlarda ve çok günlü konferanslarda sık yaşanır ve kapıda bir biletin ikinci kez kullanılmasıyla karıştırılabilir. Yeniden girişe izin verip vermediğinizi baştan duyurun ve izin veriyorsanız çıkışta bir işaret ya da kayıt kullanın.

Diğer adları: sesli anı defteri · misafir defteri · guestbook

Anı defteri, davetlilerin ev sahibine ya da kutlanan kişiye mesaj bıraktığı defterdir; geleneksel olarak kâğıttır, bugün sesli ya da dijital de olabilir. Etkinlikten sonra en uzun süre saklanan hatıralardan biridir. Defterin yerini girişe ya da kalabalığın geçtiği bir noktaya koyun ve davetliye ne yazacağını ya da söyleyeceğini kolaylaştıran kısa bir yönlendirme ekleyin.

Diğer adları: anlık oylama · live poll

Canlı anket, etkinlik sırasında katılımcılara bir soru sorulup cevapların anında ekranda gösterildiği etkileşim aracıdır. Dinleyiciyi oturuma katar, salonun nabzını ölçer ve konuşmacıya yön verir. Soruları kısa ve tek seçimli tutun, katılım bağlantısını ya da QR kodunu ekranda yeterince uzun gösterin ve sonucu yorumlamak için birkaç dakika ayırın.

Diğer adları: fotoğraf duvarı · live wall · sosyal duvar

Canlı fotoğraf duvarı, katılımcıların etkinlikte çektiği fotoğraf ve videoların bir ekranda anlık olarak gösterildiği alandır. Etkinliği katılımcıların gözünden anlatır ve paylaşımı teşvik eder. Ekrana düşen içerikleri yayından önce onaylayacak birini belirleyin ve fotoğraf yükleyenlerin içeriklerinin gösterileceğini bildiklerinden emin olun.

Diğer adları: soru cevap · Q&A · canlı Q&A

Canlı soru-cevap, katılımcıların konuşmacıya ya da panele soru gönderdiği ve soruların oturum sırasında yanıtlandığı bölümdür. Soruların bir bağlantı üzerinden yazılı toplanması, çekingen katılımcıların da sesini duyurmasını ve moderatörün soruları seçmesini sağlar. Soru göndermeyi baştan açın ve oylamaya izin verin; böylece en çok merak edilen soru öne çıkar.

Diğer adları: hazine avı · damga kartı · stant turu

Etkinlik pasaportu, katılımcıların stantları, alanları ya da görevleri ziyaret ederek damga ya da kod topladığı oyunlaştırılmış karttır; tamamlayanlar çoğu zaman bir ödül kazanır. Fuarlarda sponsorlara ziyaretçi getirir, düğün ve kutlamalarda ise davetlileri kaynaştırır. Durak sayısını makul tutun ve ödülün nerede, ne zamana kadar alınabileceğini baştan söyleyin.

Diğer adları: event app · katılımcı uygulaması · mobil etkinlik uygulaması

Etkinlik uygulaması, katılımcıların program, harita, konuşmacılar, duyurular ve etkileşim araçlarına telefonlarından ulaştığı dijital alandır. Basılı broşürlerin yerini alır ve etkinlik sırasında değişiklikleri anında duyurmayı sağlar. Katılımcıdan bir uygulama mağazasından indirme istemek kullanımı düşürür; mümkünse bir bağlantı ya da QR kodla tarayıcıda açılan bir çözüm tercih edin.

Diğer adları: tanışma · iş bağlantısı kurma · birebir görüşme

Networking, katılımcıların etkinlikte birbiriyle tanışıp iş ya da mesleki bağlantı kurmasıdır; serbest sohbetten önceden ayarlanan birebir görüşmelere kadar uzanır. Pek çok katılımcı için bir etkinliğe gelmenin asıl nedenidir. Programda tanışmaya ayrılmış gerçek zaman bırakın ve görüşme isteklerini etkinlikten önce toplayıp saat ve masa atayın.

Diğer adları: memnuniyet anketi · geri bildirim formu

Etkinlik sonrası anket, katılımcılara etkinlik hakkındaki görüşlerini soran kısa formdur: içerik, organizasyon, mekân, ikram ve genel memnuniyet gibi. Bir sonraki etkinliği neyin daha iyi yapacağını katılımcının ağzından öğrenmenin yoludur. Anketi etkinlikten sonraki ilk gün içinde gönderin, soru sayısını az tutun ve en az bir açık uçlu soru ekleyin.

Diğer adları: gelme oranı · attendance rate

Katılım oranı, etkinliğe gelmeyi kabul eden ya da kayıt yaptıran kişilerin ne kadarının gerçekten geldiğini gösteren orandır. Davet stratejinizin ve hatırlatmalarınızın işe yarayıp yaramadığını anlamanın en net ölçüsüdür. Oranı kapıdaki giriş kayıtlarından hesaplayın, tahminden değil; ve gelecek etkinliklerde kesin sayıyı planlarken bu oranı kullanın.

Diğer adları: etkinlik raporu · sonuç raporu

Katılım raporu, etkinlikten sonra davet edilen, yanıt veren, gelen ve gelmeyen kişileri gruplar ve sayılar halinde özetleyen belgedir. Yönetime, müşteriye ya da sponsora etkinliğin sonucunu anlatmanın temelidir. Raporu etkinlikten hemen sonra, veriler tazeyken hazırlayın ve sayıların yanına neyin işe yarayıp neyin aksadığını anlatan birkaç kısa not ekleyin.

Diğer adları: fuar katılımcısı · stant sahibi · exhibitor

Katılımcı firma, bir fuar ya da kongrede kendi standını açarak ürün veya hizmetlerini tanıtan kurumdur. Ziyaretçilerle doğrudan temas kurar ve çoğu zaman potansiyel müşteri bilgisi toplamak için gelir. Stant kurulum ve söküm saatlerini, teknik imkânları ve ekip yaka kartı sayısını önceden bildirin; kurulum gününde çıkan sorunların çoğu bu ayrıntılardan doğar.

Diğer adları: NPS · Net Promoter Score · tavsiye skoru

NPS, katılımcılara etkinliği bir arkadaşına tavsiye etme olasılığını sıfırdan ona kadar puanlattıran tek soruluk ölçümdür; tavsiye edenlerin oranından eleştirenlerin oranı çıkarılarak hesaplanır. Etkinlikleri zaman içinde aynı ölçüyle karşılaştırmayı kolaylaştırır. Puanın arkasındaki nedeni anlamak için soruya mutlaka “neden?” diye soran açık bir alan ekleyin.

Diğer adları: lead toplama · lead capture · kartvizit toplama

Potansiyel müşteri toplama, fuar ve kurumsal etkinliklerde ziyaretçilerin iletişim bilgilerinin sponsor ya da katılımcı firmalar için kaydedilmesidir; kartvizit, form ya da yaka kartı taraması gibi yollarla yapılır. Sponsorun etkinliğe yatırım yapmasının başlıca nedenidir. Bilginin kimle paylaşılacağını ziyaretçiye açıkça söyleyin ve paylaşım için onu ayrıca onaylamasını isteyin.

Diğer adları: destekçi · sponsorluk

Sponsor, bir etkinliğe para, ürün ya da hizmet katkısı yaparak karşılığında görünürlük, katılımcılarla temas ya da başka bir fayda elde eden kurumdur. Pek çok etkinliğin bütçesi sponsorlukla dengelenir. Her sponsorluk paketinin tam olarak neleri içerdiğini yazılı hale getirin ve etkinlikten sonra sponsora sağlanan sonuçları anlatan kısa bir rapor gönderin.

Diğer adları: teşekkür mesajı · etkinlik sonrası e-posta

Teşekkür e-postası, etkinlikten sonra katılımcılara gelişleri için teşekkür eden ve çoğu zaman fotoğraflar, sunumlar ya da bir anket bağlantısı içeren iletidir. İlişkiyi etkinlikle bitirmeyip sürdürmenin en basit yoludur. Gelenlerle gelemeyenlere farklı metin gönderin ve iletiyi etkinlikten sonraki bir iki gün içinde, hatıra tazeyken ulaştırın.