Die Regel für Begleitpersonen vor der Einladung festlegen
Unangenehme Gespräche über Begleitungen entstehen, wenn die Regel Gast für Gast erfunden wird. Legen Sie sie fest, bevor die Einladung hinausgeht, und schreiben Sie sie auf: Wer darf jemanden mitbringen, muss diese Person namentlich bekannt sein, und hängt die Antwort von der Gästegruppe ab? Ein verbreitetes Muster: Paare und feste Partner werden mit Namen eingeladen, Vortragende und VIP-Gäste dürfen eine Begleitung mitbringen, alle anderen kommen allein. Was auch immer Sie wählen, die Einladung muss es klar sagen — wer raten muss, rät großzügig.
Hinter der Regel steht ein Budget. Jede Begleitperson ist ein Gedeck, ein Platz, ein Getränkekontingent und ein Einlass. Ist die Kapazität knapp, ist „Diese Einladung gilt für Sie persönlich“ freundlicher, als Begleitungen zu erlauben und dann einige stillschweigend abzulehnen.
Namentliche Begleitung oder „mit Begleitung“
Die offene Begleitung, das bekannte „mit Begleitung“, ist bequem für den Einladenden und teuer für alle anderen. Der Einlass weiß nicht, wen er erwartet, im Sitzplan klafft eine Lücke, und die Frage nach Unverträglichkeiten kann niemand beantworten. Wo immer es geht, fragen Sie in der Rückmeldung nach dem vollständigen Namen der Begleitperson und führen Sie sie als eigenen Gast: eigene Zeile, eigene Menüwahl, eigene Allergieangabe und bei größeren Veranstaltungen ein eigener Einlasscode.
Halten Sie die Verbindung zwischen beiden fest. Die Begleitung sollte einem bestimmten Gast zugeordnet sein, damit Sie bei einer Absage sofort sehen, dass zwei Plätze frei werden und nicht einer. Steht die Begleitung bei der Antwort noch nicht fest, lassen Sie „mit Begleitung, Name folgt“ zu und fragen Sie vor den endgültigen Zahlen nach.
Auch Kinder sind Gäste
Sind Kinder willkommen, fragen Sie nach Anzahl und Alter. Das Alter bestimmt das Menü, den Platz (ein Hochstuhl ist kein Stuhl), manchmal den Preis des Caterers und in manchen Locations, ob Kinder überhaupt eingelassen werden. Sind Kinder nicht eingeladen, sagen Sie es freundlich und früh, am besten schon auf der Einladung, statt am Einlass festzustellen, dass eine Familie anderes angenommen hat.
Allergien von Kindern verdienen dieselbe Sorgfalt wie die von Erwachsenen, und Eltern kennen sie meist sehr genau. Fragen Sie pro Kind, nicht mit einer Sammelnotiz für die ganze Familie.
Unverträglichkeiten und Allergien abfragen
Trennen Sie Vorlieben von medizinischen Notwendigkeiten. „Vegetarisch“ oder „kein Schweinefleisch“ sind Entscheidungen, um die die Küche plant; eine Nuss-, Schalentier- oder Sesamallergie ist eine Sicherheitsfrage, die Küche und Service mit Namen und Tischnummer kennen müssen. Beides in einem Freitextfeld zu mischen, ergibt Antworten wie „eher vegetarisch, Nüsse vielleicht nicht so gut“ — damit kann niemand arbeiten.
Eine kurze Struktur funktioniert besser als ein offenes Feld: die Menüwahl, falls es eine gibt, eine Liste häufiger Anforderungen zum Ankreuzen, ein Freitextfeld für alles Übrige und eine eigene Ja/Nein-Frage für schwere Allergien. Stellen Sie die Fragen für jede Person der Gruppe, Begleitung und Kinder eingeschlossen.
- Menüwahl, falls angeboten: etwa Fleisch, Fisch oder vegetarisch.
- Zum Ankreuzen: vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, halal, koscher, kein Schweinefleisch, kein Alkohol.
- Allergien: welche, und ob sie schwer sind.
- Was die Küche sonst wissen sollte, in den Worten des Gastes.
- Dieselben Fragen für jede Begleitperson und jedes Kind.
Barrierefreiheit: einmal fragen, freundlich
Viele Gäste erwähnen nie, dass sie einen stufenlosen Zugang, einen Platz nahe dem Ausgang, eine Höranlage oder Raum für einen Rollstuhl brauchen — es sei denn, Sie fragen. Eine neutrale Frage wie „Gibt es etwas, das Ihnen die Teilnahme erleichtern würde?“ erfasst das meiste, ohne dass jemand seine Gesundheit erklären muss. Lesen Sie die Antworten lange vor dem Termin, denn manche brauchen die Hilfe der Location und nicht nur eine Notiz.
Behandeln Sie diese Angaben als sensible Daten. Teilen Sie sie mit denen, die handeln müssen — der Leitung der Location, dem Empfang am Einlass — und mit niemandem sonst.
Von den Rückmeldungen zur Liste für das Catering
Die Küche will nicht Ihre Gästeliste. Sie will Zahlen pro Menü, eine eigene Liste der Allergien mit Namen und Tischnummer und ein Datum, ab dem diese Zahlen verbindlich sind. Vereinbaren Sie dieses Datum zu Beginn mit dem Caterer, setzen Sie die Rückmeldefrist einige Tage davor und schicken Sie eine zusammengeführte Liste statt einer Kette von Korrekturen.
- Termin für die finale Personenzahl mit dem Caterer vereinbaren, die Rückmeldefrist davor legen.
- Gedecke pro Menü zählen, Begleitungen und Kinder eingeschlossen.
- Jede Allergie mit Namen und Tisch notieren, schwere markieren.
- Den Service über schwere Allergien informieren, nicht nur die Küche.
- Eine datierte Liste schicken und klar sagen, wenn sie eine frühere ersetzt.
Späte Änderungen und die letzte Woche
In der letzten Woche ändert sich immer etwas: Eine Partnerin wird krank, ein Gast isst plötzlich vegan, ein Kind kommt doch mit. Legen Sie fest, wer solche Änderungen vornehmen darf, aktualisieren Sie den Datensatz statt eines E-Mail-Verlaufs und schicken Sie dem Caterer nur die Differenz, nicht wieder die ganze Liste. Eine geänderte Allergieangabe nach dem Stichtag gehört direkt an die verantwortliche Person für das Catering, mit Namen.
Am Abend sollte der Einlass die Begleitung beim Gast sehen, damit auch eine getrennt ankommende Begleitperson erkannt wird, und der Service sollte wissen, an welchen Tischen eine schwere Allergie sitzt.