Programm, Agenda, Ablaufplan: drei Dokumente, eine Quelle
Die Begriffe werden oft gemischt, meinen aber verschiedene Leser. Das Programm oder die Agenda ist für Gäste: Sessions, Uhrzeiten, Räume, Referenten, kurze Beschreibungen. Der Ablaufplan oder das Regiebuch ist für das Team: Einsätze, wer wann auf die Bühne geht, welche Folie läuft, wann die Türen schließen, wann das Catering abräumt. Der Referentenplan ist für die Menschen auf der Bühne: ihr Slot, ihr Raum, ihr Technikcheck und wer sie ankündigt.
Halten Sie alle drei auf denselben Zeiten und denselben Raumnamen. Der häufigste Fehler in einem Veranstaltungsablauf ist kein schlechter Plan, sondern zwei Fassungen eines guten: Die Gästeagenda sagt Saal B um 14 Uhr, der Ablaufplan sagt Saal B um 14.15 Uhr, und beide stimmten an verschiedenen Tagen. Legen Sie fest, welches Dokument die Quelle ist, und leiten Sie die anderen daraus ab.
Mit dem Rahmen des Tages beginnen, nicht mit den Vorträgen
Bevor Sie einen einzigen Vortrag platzieren, zeichnen Sie den Rahmen: Ankunft der Gäste, Einlass, die festen Punkte, die sich nicht verschieben (Keynote, Mittagessen, Abschlussempfang), und wann die Location die Räume zurückhaben will. Zählen Sie dann die Räume, die Sie wirklich haben, und die Stunden, in denen jeder nutzbar ist. Dieser Rahmen sagt Ihnen, wie viele Sessions hineinpassen — meist weniger, als es Menschen gibt, die sprechen möchten.
Setzen Sie die wichtigste Session dorthin, wo die Aufmerksamkeit am höchsten und die Ankunft abgeschlossen ist — selten der erste Slot, denn ein Teil der Gäste steht noch an der Registrierung. Sessions, die einen vollen Saal brauchen, gehören hinter eine Pause, nicht kurz vor das Mittagessen, wenn die Leute schon Richtung Buffet driften.
Zeiten und Puffer, die einen echten Tag überstehen
Jeder Zeitplan ist optimistisch. Referenten überziehen, die vorige Session endet spät, der Weg zwischen zwei Räumen dauert länger, als der Grundriss vermuten lässt, und eine Kaffeepause mit vierhundert Gästen und zwei Ausgabestellen dauert länger als fünfzehn Minuten. Planen Sie den Spielraum ein, statt auf ihn zu hoffen.
- Fünf bis zehn Minuten zwischen Sessions in verschiedenen Räumen, mehr bei verschiedenen Etagen.
- Der Keynote ein hartes Ende geben und es dem Referenten so sagen; eine Moderation mit Uhr ist billiger als ein verspäteter Nachmittag.
- Pausen nach der Schlange bemessen, nicht nach dem Kaffee: Eine Pause ist vorbei, wenn der Letzte bedient wurde.
- Spät am Tag einen freien Slot halten, der ein Überziehen oder einen ausgefallenen Referenten auffängt.
- Mit der Location klären, wann jeder Raum leer sein muss, und die letzte Session dort mit Reserve beenden.
Räume, Referenten und Angaben zur Session
Jede Session braucht dieselben wenigen Felder, gleich ausgefüllt: Titel, Beginn und Ende, Raum, Referenten, eine zweizeilige Beschreibung und bei größeren Veranstaltungen ein Track oder Thema, damit Gäste finden, was für sie gedacht ist. Halten Sie Titel kurz genug für ein Handy; ein Titel, der einen Untertitel braucht, um verständlich zu sein, braucht einen besseren Titel.
Geben Sie jedem Raum einen Namen, den Gäste finden: den Namen auf dem Türschild, nicht den internen Code der Location. Hat das Haus zwei Räume mit ähnlichen Namen, benennen Sie einen für den Tag um. Und sammeln Sie die Angaben der Referenten einmal — Name, Funktion, Organisation, Foto, Kurzbiografie — früh genug, dass Änderungen nicht am Abend vor dem Druck kommen.
Das Programm an die Gäste geben
Ein Programm nützt nur, wenn Gäste es öffnen können, sobald sie es brauchen — meist auf dem Handy, in einem Flur, mit schwachem Empfang. Ein Link, der eine Seite öffnet, schlägt einen Anhang: Er lässt sich nach dem Versand korrigieren, passt auf einen kleinen Bildschirm und muss nicht erst im Posteingang gesucht werden. Schicken Sie den Link mit der Einladung oder der Bestätigung der Zusage und noch einmal mit der letzten Erinnerung vor dem Tag.
Veröffentlichen Sie das Programm, sobald es stabil genug ist, um nützlich zu sein, und kennzeichnen Sie, was sich noch ändern kann. „Referent wird noch bekannt gegeben“ verzeihen Gäste; eine Session, die still den Raum gewechselt hat, nicht. Wenn Sie etwas drucken, drucken Sie den Rahmen des Tages und die Raumnamen und verweisen Sie für die Details auf die aktuelle Fassung.
Persönliche Agenda und volle Räume
Bei parallelen Sessions besucht jeder Gast eigentlich eine andere Veranstaltung. Wenn Gäste die Sessions, die sie besuchen wollen, in ihren eigenen Tag legen können, wird aus einem langen Programm eine kurze persönliche Agenda — und Sie bekommen früh ein Signal, welche Räume zu klein sein werden. Eine Session, die die Hälfte der Gäste gespeichert hat, gehört nicht in den kleinsten Raum.
Wenn ein Raum voll ist, ist die schlechteste Antwort eine geschlossene Tür und sonst nichts. Haben Sie vor dem Tag einen Plan: eine ähnliche Session als Alternative, einen Überlaufraum mit Übertragung oder eine Wiederholung später. Sagen Sie es den Gästen an der Tür und auf dem Handy, nicht nur auf einem Schild, das sie erst nach dem Weg sehen.
Änderungen am Veranstaltungstag
Etwas wird sich ändern. Ein Referent wird krank, ein Beamer fällt aus, eine Session wird verschoben, um einer überzogenen Platz zu machen. Die Regel ist jedes Mal dieselbe: zuerst die Quelle ändern, dann die Betroffenen informieren. Ein Gast, der die verschobene Session gespeichert hat, muss davon hören; ein Gast in einem anderen Track nicht.
Geben Sie einer Person im Team die Befugnis, das Programm am Tag zu ändern, und sorgen Sie dafür, dass Referenten, Raumbetreuung und Infotheke dieselbe Fassung sehen. Durchsagen von der Bühne sind für Änderungen, die alle betreffen; alles andere gehört ins Programm selbst.
Checkliste für den Ablaufplan
Bevor Sie das Veranstaltungsprogramm veröffentlichen, sollte jede Zeile stimmen.
- Eine Quelle für Zeiten und Raumnamen; Gästeagenda, Ablaufplan und Referentenplan daraus abgeleitet.
- Der Rahmen des Tages steht: Ankunft, Einlass, feste Punkte, Rückgabe der Räume.
- Puffer zwischen Sessions, Pausen lang genug für die Schlange.
- Jede Session mit Titel, Zeit, Raum, Referenten und kurzer Beschreibung.
- Raumnamen, die zu den Türschildern passen.
- Ein Link, den Gäste auf dem Handy öffnen, verschickt mit der Bestätigung und der letzten Erinnerung.
- Ein Plan für volle Räume und eine Person, die das Programm am Tag ändern darf.