Wofür ein Event-Pass gut ist
Beginnen Sie mit dem Zweck, denn er bestimmt alles andere. Ein Pass kann Menschen lenken: zu Ausstellern, die einen Stand weit weg vom Eingang gebucht haben, in einen neuen Bereich des Geländes, zu einem Workshop, den niemand bemerkt hat. Er kann Wissen vermitteln: Jede Station erklärt ein Produkt, ein Kunstwerk oder ein Kapitel einer Geschichte. Oder er macht eine Veranstaltung einfach spielerischer und gibt Gästen ein gemeinsames Ziel und einen Anlass, mit Fremden ins Gespräch zu kommen.
Wählen Sie ein Hauptziel und planen Sie dafür. Eine Rallye, die Besucher zu Sponsoren bringen soll, braucht Stationen bei den Sponsoren und einen Grund, dort zu sprechen. Eine Rallye zum Erkunden eines Ortes braucht Stationen, die für sich sehenswert sind. Wer alles auf einmal will, bekommt meist eine lange Liste, die Gäste auf halber Strecke aufgeben.
Stationen der Stempelrallye: wie viele und wo
Wenige gut gewählte Stationen schlagen eine lange Checkliste. Überlegen Sie, wie viel Zeit Gäste wirklich haben: zwischen zwei Sessions, in der Mittagspause, einen ganzen Nachmittag. Eine Rallye von zwanzig Minuten schaffen viele, eine von zwei Stunden nur wenige Begeisterte. Für die meisten eintägigen Veranstaltungen sind fünf bis zehn Stationen ein vernünftiger Rahmen, und Sie können erlauben, dass Gäste mit den meisten statt mit allen Stationen fertig sind.
Verteilen Sie die Stationen über das Gelände, mindestens eine in einem Bereich, der sonst wenig Besuch bekommt, aber schicken Sie niemanden für einen Stempel drei Etagen hinauf und wieder hinunter. Prüfen Sie die Barrierefreiheit: Jede Station sollte stufenlos erreichbar sein, oder die Rallye muss sich auch ohne diese Station abschließen lassen. Meiden Sie Stellen, die den Besucherfluss blockieren, etwa die Garderobenschlange oder den Eingang zum großen Saal.
Code, Stempel oder Quizfrage an jeder Station
An jeder Station braucht es etwas, das zeigt, dass der Gast dort war. Die klassische Lösung ist eine Stempelkarte aus Papier, charmant und nur dann ein Problem, wenn die Karte verloren geht. Die digitale Lösung ist ein Code an jeder Station, den Gäste auf dem Handy sammeln, meist ein QR-Code auf einem Schild oder ein kurzes Wort zum Eintippen. Digitale Codes haben praktische Vorteile: Gäste müssen nichts mit sich tragen, der Fortschritt geht nicht verloren, und der Veranstalter sieht, wie viele Menschen jede Station erreicht haben.
Machen Sie den Code zum Teil des Besuchs. Ein QR-Code, der im Vorbeigehen gescannt wird, beweist wenig; ein Code, den das Standteam nach einem kurzen Gespräch nennt oder den man durch eine Frage zum Kunstwerk findet, gibt der Station Bedeutung. Drucken Sie die Codes groß, auf Brusthöhe, bei gutem Licht, und halten Sie für jede Station ein Ersatzschild am Infostand bereit.
Fortschritt, den Gäste sehen
Menschen beenden, was sie sich beenden sehen. Zeigen Sie jedem Gast mit einer einfachen Karte oder Liste, welche Stationen gesammelt sind und welche fehlen, und machen Sie den letzten Schritt deutlich: wo der Preis abgeholt wird. Die Rallye sollte bei schwachem Netz und auf jedem Handy funktionieren, und niemand sollte eine App installieren oder ein Konto anlegen müssen, nur um mitzumachen. Eine Schnitzeljagd, die mit einem Download beginnt, verliert die meisten Mitspieler vor der ersten Station.
- Eine Seite oder Karte mit gesammelten und offenen Stationen.
- Ein Lageplan oder eine klare Beschreibung, wo jede Station ist.
- Der Preis und die Abholstelle, von Anfang an sichtbar.
- Eine Bestätigung bei Abschluss, die der Gast am Stand vorzeigen kann.
Ein Preis, für den sich das Mitmachen lohnt
Der Preis sollte zum Aufwand passen und leicht zu übergeben sein. Für eine kurze Rallye reichen ein Getränkegutschein, ein kleines Geschenk, ein bevorzugter Platz in einer Session oder ein Los für die Verlosung. Bei einer längeren wirkt etwas, worüber man spricht, besser als etwas Teures: eine Führung hinter die Kulissen, ein signiertes Buch, ein Platz am Tisch der Referenten. Gibt es ein Gewinnspiel, veröffentlichen Sie die Teilnahmebedingungen: wer mitmachen darf, wann gezogen wird und wie Gewinner benachrichtigt werden.
Legen Sie fest, wie und von wem Preise ausgegeben werden. Eine Person an einem gut gekennzeichneten Stand, die den abgeschlossenen Pass auf dem Handy prüft und den Preis überreicht, hält es einfach. Zählen Sie die Preise vorher und klären Sie, was passiert, wenn sie ausgehen, damit die Letzten nicht nur eine Entschuldigung bekommen.
Messe-Rallye für Sponsoren und Aussteller
Auf Messen und Konferenzen ist der Pass oft ein Sponsorenpaket: Die Stände auf der Route bekommen mehr Besuch, und Besucher kommen mit einem Anlass für ein Gespräch. Weisen Sie jedes Standteam in die Rallye, die Codes und den Gesprächseinstieg ein. Ein Stand, der den Code wortlos herausgibt, verschenkt den Besuch; ein Stand, der eine gute Frage stellt, macht daraus einen Kontakt.
Trennen Sie die Rallye von der Datenerhebung. Ein Stempel an einem Stand darf die Daten des Besuchers nicht stillschweigend an den Aussteller weitergeben. Möchte ein Sponsor Kontaktdaten, sollte der Besucher sie bewusst und in einem eigenen Schritt teilen, mit dokumentierter Einwilligung im Sinne der DSGVO. Berichten Sie Sponsoren ehrlich: wie viele Besucher ihre Station erreicht und wie viele die Rallye abgeschlossen haben, nicht personenbezogene Daten, deren Weitergabe niemand zugestimmt hat.
Am Veranstaltungstag: testen, beobachten, helfen
Gehen Sie am Vortag die ganze Route mit einem fremden Handy und mobilen Daten ab und sammeln Sie jeden Code. Prüfen Sie, ob jedes Schild dort hängt, wo der Plan es zeigt, ob das Licht zum Scannen reicht und ob die Preisausgabe weiß, wie ein abgeschlossener Pass aussieht. Am Tag selbst sollte eine Person für die Rallye zuständig sein, die ein beschädigtes Schild ersetzen oder einem Gast helfen kann, dessen Code nicht gezählt wurde.
Kündigen Sie die Rallye früh an, von der Bühne und auf den Bildschirmen, und erinnern Sie vor der letzten Pause daran. Beobachten Sie, welche Stationen stocken und welche ausgelassen werden. Das zeigt Ihnen für die nächste Ausgabe, wo eine Station hin muss und welcher Sponsor einen besseren Grund für einen Besuch braucht.