Was Gäste auf einer Veranstaltung wirklich mit dem Handy tun
Fragen Sie einen Gast, wofür er auf der letzten Konferenz oder Gala sein Handy benutzt hat, und die Liste ist kurz. Ticket am Eingang öffnen. Nachsehen, wann und wo die nächste Session ist. Den Saal, die Garderobe oder den Tisch beim Dinner suchen. Lesen, dass die Keynote verschoben wurde. Bei einer Umfrage abstimmen, eine Frage schicken, ein Foto teilen. Kaum jemand hat im Referentenverzeichnis geblättert oder ein Profil angelegt.
Diese Liste ist das Briefing für jede Event-App, ob installiert oder nicht. Alles darauf muss in den ersten zehn Sekunden funktionieren, mit einer Hand, oft in einer Schlange oder in einem abgedunkelten Saal. Weitere Funktionen sind nicht falsch, aber jede konkurriert um die Aufmerksamkeit mit dem, wofür der Gast gekommen ist.
- Das Ticket oder der QR-Code für den Einlass, ohne im Postfach zu suchen.
- Das Programm: was jetzt läuft, was als Nächstes kommt, in welchem Raum.
- Orientierung: Adresse, ein einfacher Lageplan, Garderobe, Toiletten, barrierefreie Wege.
- Aktuelles: ein Raumwechsel, eine Verspätung, der Shuttle fährt früher.
- Mitmachen: Umfragen, Fragen, Fotos.
- Die eigene Sprache, ohne eine Einstellung zu suchen.
Wo der App-Download Gäste verliert
Jeder Schritt zwischen Einladung und nützlichem Bildschirm kostet Gäste. Store-Seite, Download über das Veranstaltungs-WLAN, das Passwort für den Store, ein Konto anlegen, eine E-Mail bestätigen, Berechtigungen erteilen: Für Vielbesucher von Messen ist das Routine, für einen Hochzeitsgast oder eine Kundin, die zu einem Launch eingeladen ist, ein Grund aufzugeben. Wer einmal im Jahr zu einer Veranstaltung kommt, installiert selten eine App dafür, und wer es tut, löscht sie oft am nächsten Tag wieder.
Die Kosten trägt das Team. Gäste ohne App brauchen trotzdem Programm, Lageplan und Raumwechsel, also muss die Information zusätzlich irgendwo anders stehen: gedruckt, per E-Mail, per Durchsage. Eine Gästeseite ohne Download vermeidet diese Spaltung, denn der Link aus der Einladung ist die App.
Die Web-App als Gästeseite: ein Link, kein Konto
Eine Gästeseite ist eine mobile Webseite für genau eine Veranstaltung, geöffnet über einen Link oder einen QR-Code. Sie braucht keinen Store, keine Installation und, wenn sie gut gebaut ist, kein Konto: Der persönliche Link in der Einladung sagt der Seite bereits, wer der Gast ist. So kann jeder auf der Liste sie nutzen, auch der Gast, dem Technik fremd ist, die Teilnehmerin mit einem Diensthandy, das keine Installationen erlaubt, und wer sich erst heute Morgen zum Kommen entschieden hat.
Gute Gästeseiten verhalten sich dort wie eine App, wo es zählt. Sie öffnen schnell bei schwachem Netz, behalten die zuletzt geladenen Inhalte und lassen sich meist über den Browser zum Startbildschirm hinzufügen, sodass sie über ein Symbol starten. Sie folgen der Sprache des Handys oder der Wahl des Gastes. Und weil im Store nichts aktualisiert werden muss, ist eine Korrektur von zwölf Uhr um zwölf Uhr auf jedem Handy.
Wann eine native Event-App trotzdem die richtige Wahl ist
Native Apps haben echte Stärken, und das sollte man offen sagen. Sie können Push-Benachrichtigungen zuverlässig senden, was bei einem Festival oder einer mehrtägigen Messe zählt, wenn man Menschen erreichen muss, die gerade nicht aufs Handy schauen. Sie können große Inhaltsmengen offline vorhalten, Kamera und Bluetooth tiefer nutzen und Funktionen wie Indoor-Navigation oder digitalen Visitenkartentausch anbieten. Bei einer großen, wiederkehrenden Veranstaltung mit treuem Publikum ist die Installation ein einmaliger Aufwand über viele Tage.
Die Frage ist nicht, was besser ist, sondern was zur Veranstaltung passt. Kommen die Gäste einmal, für einen Abend oder einen Tag, und brauchen vor allem Ticket, Programm, Neuigkeiten und ein paar Live-Momente, erreicht eine Seite ohne Installation mehr von ihnen. Dauert die Veranstaltung eine Woche, hängt sie an Benachrichtigungen und hat sie ein Stammpublikum, kann sich der Download lohnen.
Änderungen, Sprachen und der Saal am Abend
An Änderungen beweist sich eine Eventseite. Stellen Sie die neueste Änderung mit Uhrzeit ganz nach oben und lassen Sie frühere darunter stehen, damit Gäste sehen, was neu ist. Ohne Push erreichen Sie die Gäste im Saal zusätzlich auf klassischem Weg: eine Ansage von der Bühne, eine Zeile auf der Leinwand, eine Person am Eingang. Was Gäste vor der Anreise wissen müssen, schicken Sie per E-Mail oder über einen Kanal, den sie ohnehin nutzen.
Sprache ist ein leiser Test des Respekts. Ein internationales Publikum sollte die Seite in der eigenen Sprache sehen, ohne einen Umschalter zu suchen, und die entscheidenden Wörter (Raum, Uhrzeit, Treffpunkt) gehören übersetzt, nicht in der Sprache des Veranstalters belassen. Namen und Adressen bleiben so, wie sie am Ort stehen, damit ein Gast den Bildschirm einem Taxifahrer zeigen kann.
Daten: weniger verlangen als eine App
Installierte Apps beginnen oft mit Konto, Profil und Berechtigungen für Standort, Kontakte und Benachrichtigungen. Eine Gästeseite kann fast nichts verlangen, weil sie den Gast schon aus der Einladung kennt. Das ist besser für den Gast und einfacher für Sie: Weniger erhobene personenbezogene Daten heißt weniger zu schützen, zu erklären und zu löschen. Sagen Sie, was die Seite speichert und warum, beschränken Sie die Auswertung auf das, was Sie wirklich lesen, und lassen Sie Gäste die Seite nutzen, ohne sich für etwas anderes zu registrieren. Im Sinne der DSGVO ist Datensparsamkeit hier kein Zusatz, sondern der Normalfall.
Checkliste für eine Event-App ohne Download
Egal welches Werkzeug Sie nutzen: Testen Sie es so, wie ein Gast ihm begegnet, aus der Einladung heraus, auf einem Handy, das Sie sonst nicht benutzen, mit mobilen Daten, in einem Raum mit schlechtem Empfang und in der Sprache eines Gastes, der nicht Sie ist.
- Ein Link in der Einladung und ein QR-Code vor Ort, beide öffnen dieselbe Seite.
- Kein Store, kein Konto, kein Passwort für den Gast.
- Ticket, Programm, Lageplan und Aktuelles einen Tipp vom ersten Bildschirm entfernt.
- Neueste Änderung oben mit Uhrzeit; zusätzlich im Saal angesagt.
- Jedes Wort, das Gäste sehen, in ihrer Sprache.
- Lesbar auf einem kleinen Handy, in der Sonne und im dunklen Saal.
- Behält die zuletzt geladenen Inhalte, wenn das WLAN ausfällt.
- Erhebt nur die nötigen Daten und sagt das auch.