Was ein Save the Date ist — und was nicht
Ein Save the Date kündigt ein Datum an und meist einen Ort. Es ist nicht die Einladung: kein vollständiges Programm, kein Dresscode und in der Regel keine Bitte um Rückmeldung. Sein Wert liegt darin, dass es lange vor den Details ankommt — genau dann, wenn Gäste die Pläne machen, die sonst mit Ihren kollidieren würden.
Dieses frühe Eintreffen ist zugleich sein einziges Risiko. Ist das Save the Date verschickt, stehen Datum und Stadt praktisch fest, und die Gästeliste ebenso. Verschicken Sie es erst, wenn der Ort gebucht oder so gut wie gebucht ist, und nur an Menschen, die sicher eine Einladung bekommen.
Wann verschickt man ein Save the Date? Nach Anlass
Der richtige Zeitpunkt richtet sich danach, wie viel Ihre Gäste organisieren müssen. Je mehr Anreise, Urlaubstage oder Kinderbetreuung die Veranstaltung verlangt, desto früher das Save the Date. Mit diesen Zeiträumen arbeiten Veranstalter üblicherweise:
- Hochzeit im Ausland oder mit Flugreise: acht bis zwölf Monate vorher.
- Hochzeit in der Nähe: vier bis acht Monate vorher; sechs sind verbreitet.
- Konferenz oder mehrtägige Firmenveranstaltung: drei bis sechs Monate vorher, früher, wenn Referenten und Teilnehmende anreisen.
- Gala, Preisverleihung oder Weihnachtsfeier der Firma: zwei bis drei Monate vorher, vor den anderen Einladungen der Saison.
- Runder Geburtstag, Jubiläum oder Klassentreffen: sechs bis zehn Wochen vorher, mehr, wenn die Familie anreist.
- Veranstaltungen im Dezember: vor Beginn der Saison, denn der Dezember ist zuerst voll.
Was auf eine Save-the-Date-Karte gehört
Weniger, als man denkt. Der Gast soll sie in fünf Sekunden lesen und in einer handeln können: das Datum eintragen. Alles, was sich noch ändern könnte, bleibt weg — eine Korrektur am Save the Date kostet mehr Vertrauen, als das Save the Date gewonnen hat.
- Wer einlädt — die Namen des Paares, die Firma, die Familie.
- Die Worte „Save the Date“ oder „Bitte merkt euch den Termin vor“.
- Das Datum mit Wochentag.
- Die Stadt, und der Ort, wenn er feststeht.
- „Einladung folgt“, damit niemand auf ein Antwortformular wartet, das nicht kommt.
- Optional eine Seite zu Anreise und Unterkunft, wenn Gäste früh buchen müssen.
- Genau, wer gemeint ist, so wie adressiert wird — eine Person, ein Paar, eine Familie.
Wer eines bekommt: nur, wer auch eingeladen wird
Ein Save the Date lässt sich nicht höflich zurücknehmen. Bekommt jemand eines und danach keine Einladung, fällt das auf — ihm und allen, denen er davon erzählt. Stellen Sie die Liste auf, bevor Sie irgendetwas gestalten, gleichen Sie sie mit der Kapazität des Ortes und dem Budget ab, und verschicken Sie Save the Dates nur an die, deren Platz sicher ist. Bei unsicheren Kandidaten warten Sie lieber und laden sie erst mit der Einladung ein.
Adressieren Sie es so, wie später die Einladung adressiert wird. Ging das Save the Date an „Lena und Tobias“, darf die Einladung nicht später nur an Lena kommen; sind Kinder willkommen, nennen Sie sie jetzt beim Namen, statt später jemanden zu überraschen.
Save the Date per E-Mail oder als gedruckte Karte
Eine gedruckte Karte wirkt festlich und passt zu förmlichen Hochzeiten und zu Gästen, die Papier an den Kühlschrank hängen. Sie ist aber langsam, kostet Porto und verrät nichts darüber, ob sie angekommen ist. Ein Save the Date per E-Mail kommt am selben Tag an, lässt sich an eine korrigierte Adresse kostenlos erneut senden und zeigt, wer es erhalten hat — nützlich, denn das Save the Date ist der erste Test Ihrer Adressliste.
Viele machen beides: eine E-Mail an alle, eine Karte für die wenigen, die Papier vermissen würden. Wie auch immer Sie sich entscheiden, halten Sie die Gestaltung im Einklang mit der späteren Einladung — dieselben Farben, dieselbe Schrift, dieselben Namen in derselben Reihenfolge —, damit die Einladung wie die zweite Hälfte derselben Nachricht wirkt.
Vom Save the Date zur Einladung
Behandeln Sie das Save the Date als ersten Versand und die Einladung als zweiten, vom selben Absender an dieselbe Liste. Die Wochen dazwischen sind Arbeitszeit. Lesen Sie das Zustellprotokoll: Jede unzustellbare Adresse ist ein Gast, der das Datum nicht kennt, und jetzt ist der Moment, die richtige Adresse zu finden, nicht in der Woche der Antwortfrist. Notieren Sie die Fragen, die zurückkommen — Anreise, Kinder, Barrierefreiheit —, denn sie sagen Ihnen, was Einladung und Antwortformular beantworten müssen.
Verschicken Sie die Einladung, wenn die Details feststehen: bei Hochzeiten meist zwei bis vier Monate nach dem Save the Date, bei den meisten anderen Anlässen sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Mussten Gäste Reisen buchen, gehören die praktischen Informationen in die Einladung, nicht in eine zweite, separate Nachricht.
Wenn sich das Datum ändern muss
Es kommt vor: Ein Ort schließt, ein wichtiger Redner sagt ab, eine familiäre Situation verschiebt alles. Informieren Sie alle Empfänger des Save the Date, sobald das neue Datum sicher ist, mit einer Nachricht, die mit dem neuen Datum beginnt und klar sagt, dass es das alte ersetzt. Nur an sie, vom selben Absender, und mit einer Notiz, wer welche Fassung bekam. Warten Sie mit der Korrektur nicht bis zur Einladung — bis dahin haben manche schon um das alte Datum herum gebucht.