Die eine Regel: eine Zeile pro Person
Die häufigste Gästeliste der Welt enthält eine Zeile wie „Familie Kaya + 2 Kinder“. Ein Mensch kann sie lesen, alles andere kann nichts damit anfangen: Sie können daraus keine zwei Einladungen verschicken, nicht festhalten, dass eine Person eine Nussallergie hat, und am Einlass nicht drei Personen einlassen und die vierte als nicht erschienen markieren. Geben Sie jeder Person, die durch die Tür kommen könnte, eine eigene Zeile, auch wenn sie gemeinsam eingeladen ist.
Halten Sie die Beziehung in einer Spalte fest statt im Namen. Eine Spalte für den Haushalt („Familie Kaya“) verbindet die Zeilen, sodass Sie einem Paar trotzdem eine gemeinsame Einladung schicken, beide anschreiben und sie als einen Tisch zählen können — und dennoch genau wissen, wer gekommen ist.
Die Grundspalten jeder Gästeliste-Vorlage
Wenige Spalten, die konsequent gefüllt werden, sind besser als viele, die manchmal gefüllt werden. Diese braucht fast jede Veranstaltung, in einer Reihenfolge, die die Tabelle gut lesbar macht.
- Vorname und Nachname in getrennten Spalten, damit die Einladung „Liebe Ayşe“ sagen und die Einlassliste nach Nachnamen sortieren kann.
- E-Mail, eine Adresse pro Zelle, und zwar die, die der Gast wirklich liest.
- Telefon mit Ländervorwahl, für den Gast, dessen E-Mail zurückkommt, und für den Einlass am Abend.
- Firma und Position bei Geschäftsveranstaltungen; bei einer Hochzeit weglassen.
- Gruppe: VIP, Presse, Partner, Referent, Team, Familie, Freunde. Sie entscheidet über Eingänge, Sitzplätze und den Bericht.
- Haushalt, um gemeinsam Eingeladene zu verbinden.
- Sprache, wenn Einladungen in mehr als einer Sprache hinausgehen.
- Quelle: woher die Zeile stammt, als Antwort auf „Warum wurde ich eingeladen?“
Begleitpersonen, Kinder und der Gast, den Sie noch nicht kennen
Entscheiden Sie, bevor Sie die Vorlage bauen, ob Begleitpersonen namentlich oder ohne Namen eingeladen werden. Eine namentliche Begleitperson ist ein Mensch: Sie bekommt eine eigene Zeile, über den Haushalt mit dem Hauptgast verbunden. Eine Begleitperson ohne Namen ist ein Kontingent: Tragen Sie eine Zahl in eine Spalte „Begleitpersonen erlaubt“ beim Hauptgast ein und lassen Sie den Namen mit der Antwort nachtragen. Wer beides in einer Spalte mischt, hat am Ende einer Gala zwölf Plätze, die niemand erklären kann.
Für Kinder gilt dieselbe Regel. Brauchen sie einen Platz, ein Essen oder ein Armband, brauchen sie eine Zeile; eine Spalte „Altersgruppe“ (Erwachsener, Kind, Kleinkind) genügt für Catering und Location, ohne nach Geburtsdaten zu fragen.
Essenswünsche, Allergien, Barrierefreiheit und Notizen
Essenswünsche sind die Spalte, die in der letzten Woche am häufigsten von Hand gefüllt wird, und die, bei der ein Fehler am meisten zählt. Verwenden Sie möglichst eine kurze feste Auswahl — vegetarisch, vegan, halal, koscher, glutenfrei — und eine eigene Freitextspalte für Allergien, denn „Nüsse“ und „schwere Erdnussallergie, trägt einen Notfallpen“ sind für eine Küche nicht dieselbe Anweisung.
Auch Bedürfnisse zur Barrierefreiheit verdienen eine eigene Spalte: stufenloser Zugang, ein Platz nahe am Ausgang, Gebärdensprachdolmetschung. Führen Sie für alles andere eine allgemeine Notizspalte und behandeln Sie sie als Notiz, nicht als Ablage für Daten, die Sie später sortieren oder zählen müssen.
- Ernährung: feste Auswahl, ein Wert pro Zeile.
- Allergien: Freitext, genau so, wie der Gast es geschrieben hat.
- Barrierefreiheit: Freitext, an die Location weitergegeben.
- Notizen: alles Übrige, nie etwas, das gezählt werden muss.
Statusspalten: eingeladen, Zu- und Absagen, erschienen
Eine Vorlage ist nicht nur die Liste, mit der Sie beginnen, sondern die Liste, die wochenlang fortgeschrieben wird. Lassen Sie Platz für das, was mit jedem Gast passiert: ob die Einladung verschickt wurde, ob sie zurückkam, die Antwort (Zusage, Absage, vielleicht, keine Antwort), die Zahl der bestätigten Personen und am Abend, ob die Person eingecheckt wurde. Eine Spalte für VIP oder Schlagwort lässt den Einlass die richtigen Menschen begrüßen, ohne ein zweites Blatt.
Führen Sie diese als eigene Spalten mit festen Werten statt mit Farben. Farbe geht beim Import verloren, lässt sich nicht zuverlässig filtern und bedeutet für jeden, der die Datei öffnet, etwas anderes.
Einwilligung und Daten, die Sie nicht erheben sollten
Eine Gästeliste besteht aus personenbezogenen Daten. Erheben Sie, was die Veranstaltung braucht, und nicht mehr: Geburtsdatum, Privatadresse oder Ausweisnummer gehören nur hinein, wenn die Veranstaltung sie wirklich erfordert. Wenn Sie die Liste für künftige Einladungen behalten oder Angaben an einen Sponsor weitergeben wollen, ergänzen Sie eine Spalte für die Einwilligung und halten Sie fest, wozu jeder Gast wann zugestimmt hat. Mit derselben Spalte beantworten Sie auch eine Löschanfrage schnell.
Die Datei für den Import aus Excel oder CSV vorbereiten
Die meisten Gästelisten beginnen in Excel oder Google Tabellen und landen in einem System, das Einladungen verschickt und Gäste eincheckt. Der Import gelingt, wenn die Datei schlicht ist: eine Kopfzeile, ein Tabellenblatt, keine verbundenen Zellen, keine Leerzeilen als Trenner, keine Summen am Ende. Datumsangaben und Telefonnummern als Text gespeichert, damit die Tabellenkalkulation sie nicht umformatiert.
Sortieren Sie vor dem Import nach E-Mail und dann nach Nachname und lesen Sie die Nachbarzeilen: Dubletten liegen nebeneinander, sobald die Liste geordnet ist. Zwei Zeilen mit derselben Adresse und verschiedenen Namen sind meist eine Person, zweimal erfasst; zwei Zeilen mit demselben Namen und verschiedenen Adressen meist eine Person mit dienstlicher und privater Adresse. Entscheiden Sie vor dem Import, welche bleibt, nicht nachdem die Einladungen verschickt sind.
- Eine Kopfzeile mit klaren Namen: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe.
- Ein Blatt, keine verbundenen Zellen, keine Bedeutung über Farben.
- Telefonnummern mit Ländervorwahl, als Text gespeichert.
- Export als CSV (UTF-8), wenn das Zielsystem es verlangt, damit Umlaute erhalten bleiben.
- Eine schnelle Sortierung nach E-Mail und Nachname, um Dubletten zu finden.