Die Kette: von eingeladen bis anwesend
Jede Teilnehmerstatistik beginnt mit derselben Zahlenfolge, jede Zahl eine Teilmenge der vorherigen. Halten Sie diese Reihenfolge ein und definieren Sie jede Zahl genau, damit der Bericht jedes Mal gleich gelesen wird.
- Eingeladen: wer tatsächlich eine Einladung bekommen hat, nicht wer auf der ersten Liste stand.
- Zugestellt: Einladungen, die ein Postfach erreicht haben; Bounces werden getrennt aufgeführt.
- Rückmeldung: alle, die geantwortet haben, ob Zusage oder Absage.
- Zugesagt: wer kommen wollte, samt angemeldeter Begleitpersonen.
- Anwesend: wer am Einlass aufgenommen wurde — gescannt oder namentlich eingecheckt.
- No-Shows: zugesagt, aber nicht erschienen.
- Walk-ins: eingelassen ohne Zusage — ohne Antwort, nach Absage oder gar nicht eingeladen.
Teilnahmequote und No-Show-Quote berechnen
Zwei Quoten leisten den Großteil der Arbeit. Die Teilnahmequote ist Anwesende geteilt durch Zugesagte, die No-Show-Quote ist No-Shows geteilt durch Zugesagte. Beide beziehen sich auf die Zusagen, weil Sie danach geplant haben. Eine dritte, die Rücklaufquote, ist Rückmeldungen geteilt durch Zugestellte und zeigt, ob die Einladung selbst funktioniert hat.
Nennen Sie bei jeder Prozentangabe die Bezugsgröße. „Siebzig Prozent Teilnahme“ bedeutet etwas völlig anderes, je nachdem, ob es sich auf Eingeladene, Zusagen oder Anmeldungen bezieht — die meisten Diskussionen über Eventzahlen sind in Wahrheit Diskussionen über die Basis. Zählen Sie Begleitpersonen konsequent: entweder in jeder Zahl als Gäste oder nirgends.
Zusagen gegen tatsächliche Anwesenheit
Die nützlichste Zeile im Bericht ist die Lücke zwischen Zusagen und Erschienenen. Messbar ist sie nur, wenn Rückmeldung und Einlass im selben Gästedatensatz stehen; liegen die Antworten in einer Tabelle und die Einlassliste auf Papier, wird aus der Lücke eine Schätzung.
Berichten Sie die Lücke namentlich, nicht nur als Zahl. Daraus entstehen zwei Listen: wer zugesagt hat und nicht kam — die richtigen Empfänger einer freundlichen „Sie haben uns gefehlt“-Nachricht — und wer ohne Rückmeldung kam — der gehört ordentlich auf die Liste fürs nächste Jahr. Über mehrere Veranstaltungen wird die Lücke zur eigenen Planungsgröße: Sie sagt Caterer und Location, mit wie vielen Ihrer Zusagen zu rechnen ist.
Walk-ins, Wiedereintritte und Ausnahmen
Halten Sie Walk-ins aus der Zahl der Anwesenden heraus oder zeigen Sie sie in einer eigenen Zeile. Ein Bericht, der nicht angemeldete Gäste stillschweigend dazurechnet, sieht besser aus und ist weniger wert, weil er verschleiert, wie viele Menschen Ihre Liste nicht kannte. Notieren Sie, wer jeden Walk-in genehmigt hat und warum.
Zählen Sie Personen, nicht Scans. Ein Gast, der für ein Telefonat hinausgeht und zurückkommt, ist eine Person mit Wiedereintritt, nicht zwei Teilnehmende. Mehrfachscans desselben Codes, manuelle Einlässe und Freigaben gehören in einen eigenen Abschnitt mit dem Namen der Person, die sie freigegeben hat. Dieser Abschnitt macht die Hauptzahlen glaubwürdig.
Den Bericht nach Gruppen aufschlüsseln
Eine Gesamtzahl verbirgt das meiste, was der Bericht sagen sollte. Schlüsseln Sie jede Zahl nach den Segmenten auf, mit denen Sie geplant haben: VIP, Presse, Partner, Mitarbeitende, Referierende, Erstbesucher, Begleitpersonen. Eine starke Gesamtteilnahme kann einen leeren Pressetisch oder eine Partnergruppe verdecken, die geschlossen abgesagt hat.
Ergänzen Sie die Dimensionen, die für Ihr Format zählen: bei Konferenzen die Teilnahme je Session oder Tag; bei mehreren Eingängen die Ankünfte je Einlass und Stunde, was dem Team zeigt, wo beim nächsten Mal Personal stehen muss; bei öffentlichen Programmen den Anteil neuer Gäste gegenüber Stammgästen.
- Nach Segment: VIP, Presse, Partner, Mitarbeitende, Referierende, Begleitpersonen.
- Nach Zeit: Ankünfte je Viertelstunde, die Spitze, Nachzügler.
- Nach Eingang oder Bereich: wo sich Schlangen gebildet haben.
- Nach Session oder Tag bei mehrgleisigen Veranstaltungen.
Welcher Bericht an wen geht
Unterschiedliche Leser brauchen aus denselben Daten unterschiedliche Berichte. Schreiben Sie jeden für seinen Leser und ändern Sie die zugrunde liegenden Zahlen zwischen den Fassungen nie.
- Geschäftsführung: eine Seite — Anwesenheit gegen Ziel, die Zusage-Lücke, ein, zwei Erkenntnisse, Ihre Empfehlung.
- Operations und Location: Ankünfte nach Stunde und Eingang, Spitzen in der Schlange, Catering-Zahlen gegen tatsächliche, Walk-ins und Ausnahmen.
- Vertrieb und Key-Account: die Namen wichtiger Gäste, die kamen und die fehlten, je Kunde.
- Sponsoren: die zugesagten Summen — Teilnahme, Standbesuche, mit Einwilligung erfasste Leads — ohne personenbezogene Daten einzelner Gäste, sofern diese nicht zugestimmt haben.
- Der Kunde, bei Agenturen: die ganze Kette, die Lücke und die Segmentansicht, möglichst im Erscheinungsbild des Kunden.
Exportieren und aufbewahren
Erstellen Sie den Bericht am nächsten Tag, solange sich Fragen noch aus dem Gedächtnis beantworten lassen. Exportieren Sie ihn in der Form, die der Leser annimmt: ein gestaltetes PDF für Geschäftsführung und Kunden, eine Tabelle für Operations und alle, die filtern wollen. Lassen Sie die Definitionen auf der Seite stehen, damit die Zahlen in einem Jahr noch dasselbe bedeuten.
Ein Teilnehmerbericht enthält personenbezogene Daten jedes Gastes. Geben Sie Namenslisten nur an Menschen weiter, die sie brauchen, nehmen Sie Summen, wo eine Summe die Frage beantwortet, und denken Sie an die Grundsätze der DSGVO. Bewahren Sie den Bericht mit der Veranstaltung auf, damit die Planung im nächsten Jahr mit Fakten beginnt statt mit Erinnerungen.
Woher die Zahlen kommen
Der Bericht ist nur so gut wie der Datensatz dahinter. Rückmeldungen über persönliche Links, Scans am Einlass und spontan hinzugefügte Gäste müssen im selben Gästedatensatz landen. In Winglark greift die Berichtsseite genau darauf zurück — Rückmeldungen gegen Eingelassene, namentlich und nach Gruppen — und exportiert den Bericht als PDF, CSV-Datei oder Excel-Tabelle.