Von den Terminen der Dienstleister zurückrechnen
Beginnen Sie mit einer Liste aller Dinge, die eine Zahl brauchen, und dem Tag, an dem jedes sie braucht. Die finale Personenzahl für das Catering ist meist der früheste und verbindlichste Termin. Sitzordnung, gedruckte Tischkarten, Namensschilder, Shuttle-Buchungen, Zimmerkontingente im Hotel und die Bestätigung der zulässigen Personenzahl beim Veranstaltungsort haben jeweils eigene Termine. Schreiben Sie sie auf; der früheste ist Ihr harter Termin.
Die Rückmeldefrist liegt vor diesem harten Termin, und zwar um die Zeit, die das Nachfassen braucht: eine Erinnerung, ein paar Tage für Antworten und eine kurze Runde persönlicher Anrufe bei den wichtigsten Gästen. Bei den meisten Veranstaltungen ist das etwa eine Woche. Das Datum auf der Einladung ist also nicht der letztmögliche Tag, sondern der Tag, der Ihnen Luft lässt.
- Jede Entscheidung, die von der Zahl abhängt, mit ihrem Dienstleistertermin auflisten.
- Den frühesten Termin als harten Termin nehmen.
- Das Fenster fürs Nachfassen abziehen: Erinnerung, Wartezeit, persönliche Anrufe.
- Das Ergebnis mit Wochentag als „u.A.w.g. bis“ drucken.
- Die Einladung so früh versenden, dass Gäste vor der Frist antworten können.
Rückmeldefrist nach Anlass
Anlässe unterscheiden sich darin, wie weit Gäste vorausplanen und wie früh Dienstleister sich festlegen; dieselbe Regel ergibt deshalb verschiedene Daten. Die folgenden Angaben sind übliche Gepflogenheiten, keine festen Regeln; die Termine Ihrer eigenen Dienstleister gehen immer vor.
- Hochzeit: Einladungen einige Wochen bis wenige Monate vorher; Rückmeldefrist etwa drei bis vier Wochen vor dem Tag, weil Sitzordnung, Menüs und Transfers daran hängen.
- Gala oder gesetztes Dinner: zwei bis drei Wochen vorher, vor Tischplan und Küchenbestellung.
- Konferenz: Anmeldeschluss, wenn Sessions, Badges und Catering feststehen — oft ein bis zwei Wochen vorher, mit einem eigenen, früheren Datum für die Session-Wahl.
- Firmenempfang oder Produktvorstellung: ein bis zwei Wochen vorher; Stehempfänge verkraften späte Änderungen besser als gesetzte Essen.
- Geburtstag oder private Feier: etwa eine Woche vorher, bei einem lockeren Treffen ein paar Tage.
- Kindergeburtstag: ein paar Tage bis eine Woche vorher, damit Essen und Allergien planbar sind; Eltern antworten spät, also früh nachfragen.
Bei fehlenden Zu- und Absagen nachfassen
Schweigen ist selten eine Absage. Meist wurde die Einladung in einem ungünstigen Moment geöffnet und vergessen, landete in einem Ordner, den niemand liest, oder ging an eine Adresse, die der Gast nicht mehr nutzt. Prüfen Sie vor jeder Erinnerung, ob die Einladung überhaupt angekommen ist; eine Adresse, die zurückgeprallt ist, braucht eine Korrektur, keine Erinnerung.
Fassen Sie nur bei den Schweigenden nach. Eine Erinnerung an die ganze Liste verärgert alle, die schon geantwortet haben, und bringt allen bei, dass man Ihre Nachrichten übergehen kann. Halten Sie sie kurz, freundlich und nützlich: Veranstaltung, Frist, der eine Link oder die eine Nummer für die Antwort, und nichts, was nach Vorwurf klingt.
- Freundlich: „Kurze Erinnerung — wir würden uns freuen, bis Freitag, 12. Mai, zu hören, ob Sie dabei sind.“
- Praktisch: „Am Montag geben wir die Zahl an das Haus weiter. Können Sie uns bis Freitag Bescheid geben?“
- Geschäftlich: „Ihr Platz beim Dinner ist noch reserviert. Bitte sagen Sie bis zum 12. Mai über Ihren Link zu oder ab.“
Wenn eine Erinnerung nicht reicht
Nach einer schriftlichen Erinnerung wird das verbleibende Schweigen am besten persönlich gelöst. Ein kurzer Anruf oder eine direkte Nachricht von jemandem, den der Gast kennt — der Gastgeber, die Kundenbetreuerin, der Kollege, der die Einladung angeregt hat —, bringt eine Antwort, wo eine dritte E-Mail scheitert. Heben Sie diese Anrufe für Gäste auf, deren Anwesenheit für die Veranstaltung oder die Zahl zählt: Ehrengäste, Rednerinnen, Familien mit mehreren Plätzen.
Legen Sie vorher fest, was Schweigen nach Fristablauf bedeutet. Bei gesetzten Veranstaltungen ist es üblich, schweigende Gäste als Absage zu behandeln und das in der Erinnerung zu sagen. Bei einem Stehempfang können Sie anhand Ihrer eigenen früheren Veranstaltungen einen Teil der Schweigenden einrechnen. In beiden Fällen gilt: einmal entscheiden, für alle gleich anwenden.
Späte Zusagen, Absagen und Vertretungen
Die Frist hält Menschen nicht davon ab, ihre Meinung zu ändern. Eine späte Zusage ist eine gute Nachricht, wenn noch Platz ist und die Küche sie auffangen kann; sagen Sie herzlich ja, wenn es geht, und klar nein, wenn nicht. Eine Absage nach der Frist ist wertvoller als ein Gast, der einfach nicht erscheint; machen Sie das Absagen also leicht — derselbe Link, eine Antwort auf die Einladung, eine benannte Kontaktperson — und bedanken Sie sich dafür.
Firmenveranstaltungen bringen Vertretungen: Der eingeladene Geschäftsführer schickt eine Kollegin. Entscheiden Sie vor dem Versand, ob Plätze übertragbar sind, und wenn ja, erfassen Sie Name und Angaben der Vertretung als ordentliche Rückmeldung statt als Notiz in irgendeinem Postfach. Sonst steht an der Tür eine Fremde mit dem Code eines anderen.
- Einen Änderungsschluss für Menü und Sitzplätze festlegen, meist der Caterer-Termin.
- Danach Absagen annehmen, aber darauf hinweisen, dass Menüänderungen nicht mehr möglich sein können.
- Den Verlauf der Antworten aufbewahren, um zu wissen, wer wann geändert hat.
- Eine Vertretung als neuen Gast anlegen, verknüpft mit der ursprünglichen Einladung.
Die finale Gästezahl für das Catering
Die finale Zahl sind die bestätigten Zusagen plus ihre namentlich genannten Begleitpersonen, aufgeschlüsselt so, wie Küche und Service es brauchen: Menüwahl, Allergien und Unverträglichkeiten mit ihrem Schweregrad, Kinderportionen und Einschränkungen bei der Sitzordnung. Geben Sie dem Caterer Zahlen, keine Namensliste, außer er braucht Namen für Tischkarten oder Allergiekennzeichnungen.
Dann bestimmen Sie den Puffer. Einige bestätigte Gäste werden nicht kommen, einige unerwartete schon; wie groß diese Lücke ist, unterscheidet sich je nach Veranstaltung und Publikum, also stützen Sie sich auf Ihre eigenen früheren Veranstaltungen statt auf eine Faustregel. Wer gemessen hat, wie viele Zusagen beim letzten Mal tatsächlich durch die Tür kamen, hat die beste verfügbare Zahl.
Nach der Veranstaltung: die eigene Lücke kennen
Frist und Nachfassen bewähren sich erst am Abend selbst: Wie viele Zusagen kamen, wie viele Gäste ohne Rückmeldung, wie viele sagten nach dem Änderungsschluss ab? Sind Rückmeldungen und Einlass unter denselben Namen erfasst, ist der Vergleich eine Liste statt einer Schätzung, und Frist und Puffer der nächsten Veranstaltung lassen sich aus Belegen ableiten.
In Winglark gehen Erinnerungen nur an Gäste, die noch nicht geantwortet haben, die Zustellung jeder Einladung wird nachverfolgt, sodass eine zurückgewiesene Adresse korrigiert statt erinnert wird, und der Bericht stellt Rückmeldungen und Einlass namentlich gegenüber.