Wann die Dankesmail verschickt werden sollte
Innerhalb eines Tages. Nach einer Abendveranstaltung ist der nächste Morgen richtig, nach einer Konferenz der Abend des letzten Tages oder der Morgen danach. Ziel ist, im Postfach zu sein, solange die Gäste noch über das Event sprechen — bevor es zu einem der Termine der letzten Woche geworden ist.
Tempo ist wichtiger als Vollständigkeit. Brauchen die komplette Fotogalerie oder die Aufzeichnung noch ein paar Tage, schicken Sie den Dank jetzt mit dem, was Sie haben, und sagen Sie, wann der Rest folgt. Eine zweite kurze Nachricht „Die Fotos sind online“ ist willkommen; ein Dank, der eine Woche auf die Fotos gewartet hat, nicht.
Was in ein Dankeschreiben nach der Veranstaltung gehört
Ein aufrichtiger Satz des Dankes, dann etwas Nützliches, dann ein klarer nächster Schritt. Alles andere ist optional. Schreiben Sie als Gastgeber, im Ton der Einladung und vom selben Absender — die Gäste erkennen den Namen, und die Nachricht erreicht das Postfach aus denselben Gründen wie die Einladung.
- Ein konkreter Dank: das Event beim Namen nennen und einen echten Moment daraus.
- Was die Gäste wollten: Fotos, Folien, die Aufzeichnung, die Literaturliste einer Referentin.
- Dank an alle, die es möglich gemacht haben: Referierende, Gastgeber, Sponsoren — kurz.
- Ein nächster Schritt: der Termin der nächsten Ausgabe, eine kurze Umfrage oder ein Kontakt für Fragen.
- Die Unterschrift einer echten Person und eine Antwortadresse, die gelesen wird.
Was in der Dankesmail nichts zu suchen hat
Lassen Sie das Verkaufsgespräch weg. Wer als Ihr Gast kam, sollte am nächsten Morgen keine Preisliste bekommen; gibt es ein geschäftliches Nachfassen, gehört es in ein eigenes, persönliches Gespräch. Verzichten Sie auf lange Zusammenfassungen jeder Session — wer da war, braucht sie nicht, und wer nicht da war, liest sie nicht.
Keine Anhänge. Große Dateien laden auf dem Handy langsam und sind ein häufiger Grund, im Spam zu landen. Verlinken Sie lieber eine Galerie oder eine Seite mit den Folien, und prüfen Sie, dass der Link ohne Konto funktioniert.
Mustertext: Dankesmail an Teilnehmende
Ein kurzes, herzliches Beispiel für einen Firmenabend. Passen Sie den Ton an: Ein Dank nach Hochzeit oder Geburtstag ist persönlicher, nach einer Fachkonferenz darf er sachlicher sein. Die Anrede „Sie“ oder „du“ richtet sich nach der Einladung.
Betreff: „Danke, dass Sie beim Partnerabend im Frühjahr dabei waren“
„Liebe Frau Weber, herzlichen Dank, dass Sie gestern Abend dabei waren. Es war schön, den Saal so voll zu sehen, und das Gespräch nach dem Panel ging weit über die geplante Zeit hinaus — immer ein gutes Zeichen. Wie versprochen finden Sie die Folien und die Fotos des Abends auf der Veranstaltungsseite. Unser Dank gilt auch den Referierenden und dem Team der Location, die den Abend für alle so angenehm gemacht haben. Im Herbst sehen wir uns wieder; den Termin schicken wir, sobald er feststeht. Herzliche Grüße, Jonas Brandt“
Nach einer Konferenz ergänzen Sie den Link zu den Aufzeichnungen und eine Bewertung per Tippen: „Wenn Sie eine halbe Minute haben: Wie war der Tag? Ein Tippen genügt, und wir lesen jede Antwort.“
Eine eigene Nachricht für Gäste, die gefehlt haben
Wer zugesagt hat und nicht kam, und wer absagen musste, sollte keine Nachricht bekommen, die sich fürs Dabeisein bedankt. Der Fehler ist häufig und sagt dem Gast, dass niemand bemerkt hat, ob er da war. Schicken Sie stattdessen eine eigene kurze Nachricht: kein Vorwurf, etwas vom Abend und ein Grund, beim nächsten Mal zu kommen.
Betreff: „Sie haben uns beim Partnerabend gefehlt“
„Lieber Herr Keller, schade, dass Sie gestern Abend nicht dabei sein konnten. Falls es Ihnen nützt: Die Folien des Panels und einige Fotos finden Sie auf der Veranstaltungsseite. Den nächsten Abend planen wir für den Herbst, und wir würden uns freuen, Sie dann zu sehen; den Termin schicken wir, sobald er feststeht. Beste Grüße, Jonas Brandt“
Referierenden, Sponsoren und dem Team danken
Referierende und Sponsoren verdienen eine eigene Nachricht, nicht eine Zeile in der Gästemail. Schreiben Sie jeder Referentin und jedem Referenten persönlich, nennen Sie etwas Konkretes aus der Session und teilen Sie, wenn es hilft, was die Gäste dazu gesagt haben. Sponsoren brauchen einen Dank und, getrennt davon, die zugesagten Zahlen — Besucher, Leads, Teilnahme —, sobald sie feststehen.
Danken Sie auch dem Team und dem Personal der Location, am besten am selben Tag. Das sind die Menschen, die Sie für das nächste Event anrufen.
Die richtige Nachricht an die richtigen Gäste
Wie gut der Dank ankommt, hängt davon ab, ob Sie wissen, wer wirklich da war. Liegen Rückmeldungen und Check-ins auf demselben Gästedatensatz, ist die Aufteilung einfach: Wer am Einlass gescannt wurde, bekommt die Dankesmail, wer zugesagt hat und nicht gescannt wurde, die „Sie haben uns gefehlt“-Nachricht, und wer abgesagt hat, nichts oder einen kurzen Hinweis auf den nächsten Termin. Liegt die Einlassliste auf Papier vor, gleichen Sie sie vor dem Versand ab; ein Dank an die falsche Gruppe zerstört das Wohlwollen, das er aufbauen sollte.
Versenden Sie vom selben Absender wie die Einladung und prüfen Sie am nächsten Tag das Zustellprotokoll. Eine unzustellbare Dankesmail zeigt, dass die Adresse vor der nächsten Einladung korrigiert werden muss.
- Teilgenommen: die Dankesmail mit Fotos, Folien und nächstem Schritt.
- Zugesagt, nicht erschienen: die Nachricht für Gäste, die gefehlt haben.
- Abgesagt: optional, ein kurzer Hinweis auf den nächsten Termin.
- Referierende, Sponsoren, Team: persönliche Nachrichten.
Eine kurze Umfrage mitschicken
Die Dankesmail ist der natürliche Ort für eine einzige Feedbackfrage. Bleiben Sie bei einer Bewertung mit optionalem Kommentar, damit sie wie eine Einladung zum Antworten wirkt und nicht wie eine Aufgabe. In Winglark schickt AfterFlow den Gästen, die da waren, eine Nachricht und denen, die nicht kommen konnten, eine andere, mit Feedback per Tippen und auf demselben Weg wie Ihre Einladungen; MailFlow verfolgt dabei die Zustellung für jeden Gast.