El embudo: de invitado a asistente
Todo informe de asistencia empieza con la misma secuencia de cifras, cada una contenida en la anterior. Mantenga este orden y dé a cada cifra una definición precisa, para que el informe se lea siempre igual.
- Invitados: a quienes realmente se envió una invitación, no los de la primera lista.
- Entregados: invitaciones que llegaron a una bandeja de entrada; los rebotes van aparte.
- Respuestas: todos los que contestaron, sí o no.
- Confirmados: quienes dijeron que vendrían, con los acompañantes que indicaron.
- Asistentes: quienes entraron por la puerta — escaneados o registrados por nombre.
- Ausencias: confirmados que no entraron.
- Llegadas sin confirmar: admitidos sin confirmación — sin respuesta, tras declinar o sin invitación.
Cómo calcular la tasa de asistencia y la tasa de ausencias
Dos ratios hacen casi todo el trabajo. La tasa de asistencia es asistentes entre confirmados; la tasa de ausencias (no-show) es ausencias entre confirmados. Las dos usan los confirmados como base, porque es la cifra con la que planificó. Una tercera, la tasa de respuesta, es respuestas entre invitaciones entregadas, y dice si la invitación en sí funcionó.
Indique la base cada vez que dé un porcentaje. “Un setenta por ciento de asistencia” significa cosas muy distintas si se mide sobre invitados, confirmados o inscritos, y la mayoría de las discusiones sobre cifras de un evento son, en el fondo, discusiones sobre la base. Cuente también a los acompañantes de forma coherente: como invitados en todas las cifras, o en ninguna.
Confirmaciones frente a asistencia real
La línea más útil del informe es la diferencia entre quienes confirmaron y quienes vinieron. Solo se puede medir si la respuesta y la entrada están en la misma ficha de invitado; si las respuestas están en una hoja de cálculo y la lista de la puerta en papel, la diferencia se convierte en una suposición.
Presente la diferencia con nombres, no solo como cifra. De ella salen dos listas: quienes prometieron venir y no vinieron, destinatarios naturales de una nota amable de “le echamos de menos”, y quienes vinieron sin responder, que deben añadirse bien a la lista del año próximo. Con varios eventos, la diferencia se convierte en una cifra de planificación propia: le dice al catering y al espacio cuántos de sus síes van a venir.
Llegadas sin confirmar, reentradas y excepciones
No sume las llegadas sin confirmar al total de asistentes, o muéstrelas en su propia línea. Un informe que añade en silencio a los invitados no registrados queda mejor y sirve menos, porque oculta cuántas personas desconocía su lista. Anote quién autorizó cada entrada y por qué.
Cuente personas, no escaneos. Un invitado que sale a atender una llamada y vuelve es un asistente con una reentrada, no dos asistentes. Los escaneos repetidos de un mismo código, las entradas manuales y las excepciones van en un apartado propio, con el nombre de quien las aprobó. Ese apartado es el que da credibilidad a las cifras principales.
Desglosar el informe por grupos
Un total único esconde casi todo lo que el informe debería decir. Desglose cada cifra por los segmentos con los que planificó: VIP, prensa, socios, empleados, ponentes, invitados nuevos, acompañantes. Una buena asistencia general puede ocultar una mesa de prensa vacía o un grupo de socios que declinó en bloque.
Añada las dimensiones que importan en su formato: en un congreso, la asistencia por sesión o por día; con varias entradas, las llegadas por puerta y por hora, que indican al equipo dónde poner personal la próxima vez; en un programa abierto, la proporción de invitados nuevos frente a habituales.
- Por segmento: VIP, prensa, socios, empleados, ponentes, acompañantes.
- Por hora: llegadas cada cuarto de hora, el pico, los rezagados.
- Por puerta o zona: dónde se formaron colas.
- Por sesión o día, en eventos con varias salas.
Qué informe enviar a quién
Con los mismos datos, cada lector necesita un informe distinto. Escriba cada uno para su lector y no cambie nunca las cifras de base entre versiones.
- Dirección: una página — asistencia frente al objetivo, la diferencia entre confirmados y asistentes, una o dos lecciones, la decisión que recomienda.
- Operaciones y espacio: llegadas por hora y puerta, colas en el pico, cubiertos previstos frente a reales, llegadas sin confirmar y excepciones.
- Equipos comerciales: los nombres de los invitados clave que vinieron y los que faltaron, por cuenta.
- Patrocinadores: los totales prometidos — asistencia, visitas al stand, contactos recogidos con consentimiento — sin datos personales de los invitados salvo que ellos aceptaran compartirlos.
- El cliente, en el caso de las agencias: el embudo completo, la diferencia y la vista por segmentos, a ser posible con la imagen del cliente.
Exportar y guardar el informe
Prepare el informe al día siguiente, mientras las preguntas aún se responden de memoria. Expórtelo en el formato que acepte el lector: un PDF bien maquetado para la dirección y los clientes, una hoja de cálculo para operaciones y para quien quiera filtrar. Deje las definiciones en la página para que las cifras signifiquen lo mismo dentro de un año.
Un informe de asistencia contiene datos personales de cada invitado. Comparta las listas con nombres solo con quien las necesite, use totales siempre que un total responda a la pregunta y tenga presentes los principios del RGPD. Guarde el informe junto al evento, para que la planificación del año próximo parta de hechos y no de recuerdos.
De dónde salen las cifras
El informe es tan bueno como la ficha que lo alimenta. Las respuestas recogidas con enlaces personales, las entradas escaneadas en la puerta y los invitados añadidos en el momento tienen que llegar a la misma ficha de invitado. En Winglark, la página de informes se basa justo en eso — las respuestas frente a quienes entraron, por nombre y por grupo — y exporta el informe en PDF, CSV o Excel.