La única regla: una fila por persona
La lista de invitados más común del mundo tiene una fila que dice «Sres. Kaya + 2 niños». Una persona la entiende, pero no sirve para nada más: no puedes enviar dos invitaciones desde ella, no puedes anotar que uno de ellos es alérgico a los frutos secos y en la puerta no puedes dejar pasar a tres y marcar al cuarto como ausente. Da su propia fila a cada persona que pueda cruzar la puerta, aunque esté invitada junto a otras.
Guarda la relación en una columna, no en el nombre. Una columna de familia o grupo («familia Kaya») une las filas, de modo que puedes seguir enviando una sola invitación a una pareja, dirigirla a ambos y contarlos como una mesa, sin dejar de saber exactamente quién vino.
Las columnas básicas de toda plantilla de lista de invitados
Pocas columnas rellenadas siempre igual valen más que muchas rellenadas a veces. Estas son las que usa casi cualquier evento, en un orden que hace la hoja fácil de leer.
- Nombre y apellidos en columnas separadas, para que la invitación pueda decir «Querida Ayşe» y la lista de acceso se ordene por apellido.
- Correo electrónico, una dirección por celda, la que el invitado lee de verdad.
- Teléfono, con prefijo internacional, para el invitado cuyo correo rebota y para la puerta esa noche.
- Empresa y cargo, en eventos profesionales; en una boda sobran.
- Grupo: VIP, prensa, socio, ponente, equipo, familia, amigos. Decide entradas, mesas e informe.
- Familia o unidad, para enlazar a quienes se invita juntos.
- Idioma, si las invitaciones salen en más de uno.
- Origen: de dónde sale la fila, para responder a «¿por qué me invitaron?»
Acompañantes, niños y el invitado al que aún no conoces
Antes de montar la plantilla, decide si los acompañantes van con nombre o sin él. Un acompañante con nombre es una persona: tiene su propia fila, enlazada al invitado principal por la familia. Un acompañante sin nombre es un cupo: pon un número en una columna «acompañantes permitidos» en la fila del invitado principal y deja que la respuesta complete el nombre después. Mezclar ambos en una misma columna es la forma de acabar una gala con doce cubiertos de más que nadie sabe explicar.
Los niños siguen la misma regla. Si necesitan silla, menú o pulsera, necesitan fila; una columna de «franja de edad» (adulto, niño, bebé) basta al catering y al lugar sin pedir fechas de nacimiento.
Columnas de estado: invitado, confirmación de asistencia, asistió
Una plantilla no es solo la lista con la que empiezas; es la lista que se actualizará durante semanas. Deja sitio para lo que le pasa a cada invitado: si se envió la invitación, si rebotó, la respuesta (sí, no, quizá, sin respuesta), el número de personas confirmadas y, esa noche, si la persona pasó el control de acceso. Una columna de VIP o etiqueta permite a la puerta recibir a las personas adecuadas sin otra hoja.
Mantenlas como columnas separadas con valores fijos, no como colores. El color se pierde al importar, no se filtra con fiabilidad y significa algo distinto para cada persona que abre el archivo.
Consentimiento y datos que no deberías recoger
Una lista de invitados son datos personales. Recoge lo que el evento necesita y nada más: fecha de nacimiento, domicilio o número de documento solo deben estar si el evento de verdad lo exige. Si piensas conservar la lista para futuras invitaciones o compartir algún dato con un patrocinador, añade una columna de consentimiento y anota a qué dio su permiso cada invitado y cuándo. Es también la columna que responde rápido a una solicitud de supresión.
Preparar el archivo para importarlo desde Excel o CSV
Casi todas las listas de invitados nacen en Excel o Google Sheets y terminan en un sistema que envía invitaciones y controla la entrada. La importación sale bien cuando el archivo es sencillo: una fila de encabezado, una sola hoja, sin celdas combinadas, sin filas vacías como separadores, sin totales al final. Fechas y teléfonos guardados como texto para que la hoja de cálculo no les cambie el formato.
Antes de importar, ordena por correo y luego por apellido y revisa las filas vecinas: los duplicados quedan juntos en cuanto la lista está ordenada. Dos filas con el mismo correo y distinto nombre suelen ser una persona escrita dos veces; dos filas con el mismo nombre y distinto correo, una persona con dirección del trabajo y personal. Decide cuál se queda antes de importar, no después de enviar las invitaciones.
- Una fila de encabezado con nombres claros: Nombre, Apellidos, Correo, Teléfono, Grupo.
- Una sola hoja, sin celdas combinadas, sin significados en colores.
- Teléfonos con prefijo, guardados como texto.
- Exportación a CSV (UTF-8) si el sistema lo pide, para que las tildes y la ñ sobrevivan.
- Un orden rápido por correo y apellido para detectar duplicados.