Un espacio por cliente, no una carpeta por evento
La primera decisión es dónde vive el trabajo de cada cliente. Las carpetas por evento dentro de una cuenta compartida aguantan hasta el tercer cliente. Después, las plantillas se copian de una a otra, las listas se fusionan por error y un coordinador recién llegado puede ver los contactos de todos los clientes. Dé a cada cliente su propio espacio, con sus eventos, sus listas, sus diseños y sus informes, y nada que pertenezca a otro.
Un espacio por cliente también facilita repetir. El segundo evento del mismo cliente parte de su última lista, de sus plantillas aprobadas y de sus datos de remitente conocidos, y no de una búsqueda en los correos del año pasado.
Los datos de los invitados son del cliente
Las personas de la lista de un cliente son sus relaciones. La agencia trata esos datos por cuenta del cliente —según el RGPD, normalmente como encargada del tratamiento—, no es su dueña y nunca debería reutilizarlos para otro cliente ni para su propia promoción. Póngalo en el contrato y haga que sus herramientas lo reflejen: los invitados de un cliente deben ser invisibles desde el espacio de otro, no solo quedar ocultos por un filtro.
Acuerde desde el principio qué pasa con los datos después del evento: cuánto tiempo los conserva la agencia, en qué formato se devuelven y cuándo se borran. Los clientes lo preguntan cada vez más, y una agencia que responde en una frase parece una agencia a la que confiar la próxima lista.
Invitaciones con la imagen del cliente
Los invitados deben sentirse invitados por el cliente, no por la agencia. Eso significa los colores, las tipografías y el logotipo del cliente en la invitación, un texto con su tono y un nombre de remitente que el invitado reconozca. Prepare una vez un pequeño kit de marca por cliente, con los logotipos y colores aprobados, y empiece desde él cada invitación de ese cliente.
Deje el nombre de la agencia fuera de la vista del invitado, salvo que el cliente lo quiera. Quien ve un nombre de agencia desconocido en su bandeja de entrada tiende a ignorar el mensaje o a tomarlo por correo no deseado.
- Logotipo aprobado en versión clara y oscura.
- Colores y tipografías corporativos, con los que no deben usarse.
- Nombre de remitente y dirección de respuesta aprobados por el cliente.
- Notas sobre el tono y una invitación de ejemplo aprobada.
- Quién aprueba en el lado del cliente y cuánto suele tardar en responder.
Aprobaciones sin cadenas de correos
La mayoría de los retrasos de una agencia son retrasos de aprobación. Defina para cada cliente quién aprueba la lista, quién aprueba la invitación y quién aprueba las cifras finales, y dé a esas personas un único lugar donde mirar en vez de un hilo lleno de adjuntos. Coloque las fechas de aprobación en el calendario contando hacia atrás desde el envío, con margen para el cliente que siempre responde tarde.
Guarde constancia de qué se aprobó y cuándo. Si un cliente pregunta después por qué alguien no fue invitado, la respuesta debe ser una aprobación con fecha, no la memoria de alguien.
Roles del equipo entre clientes
Un equipo de agencia casi nunca trabaja para todos los clientes. Dé a cada persona acceso a los clientes que de verdad atiende y, dentro de cada uno, el papel que de verdad desempeña: llevar la lista, diseñar invitaciones, escanear en la puerta o solo leer el informe. El personal de acceso contratado para una noche debe ver en su móvil la lista de esa noche y nada más.
El personal del cliente también puede formar parte del equipo. Un cliente que quiere ver llegar las confirmaciones o añadir algunos nombres puede tener un rol en su propio espacio sin ver nunca el resto del trabajo de la agencia.
El informe para el cliente
El informe es lo que el cliente recuerda cuando la noche ha terminado. Decida con él, antes del evento, qué quiere saber: invitados, respuestas, confirmados, asistentes, por grupo; quién no vino; quién llegó sin invitación; cómo fue la noche. Después asegúrese de que se recogen los datos que responden a esas preguntas, porque ningún informe puede mostrar cifras de acceso que nadie registró.
Envíe el informe pronto y en un formato que el cliente pueda reenviar a su dirección sin retocarlo: un breve resumen escrito arriba, luego las cifras y luego las exportaciones que pidió.
Varios eventos de clientes en la misma semana
Las semanas llenas son donde se prueba la separación. Una coordinadora pasa por tres clientes en una tarde; un equipo de acceso trabaja el martes en un evento y el jueves en otro. Ponga nombres de evento que empiecen por el cliente, compruebe en qué espacio está antes de enviar nada y no reutilice un dispositivo de acceso sin quitar de él el evento anterior.
- Nombres de evento que empiezan por el nombre del cliente.
- Un segundo par de ojos en cada envío a una lista completa.
- Móviles de acceso conectados a un solo evento cada vez.
- Una breve nota de traspaso por cliente cuando cambia el coordinador.
- El informe de un cliente enviado antes de que empiece el evento del siguiente.