Para qué sirve un pasaporte de evento
Empieza por el objetivo, porque decide todo lo demás. Un pasaporte puede mover a la gente: hacia los expositores que contrataron un estand lejos de la entrada, hacia una zona nueva del recinto, hacia un taller que nadie ha visto. Puede enseñar: cada parada explica un producto, una obra o un capítulo de una historia. O puede, sin más, hacer el evento más lúdico y dar a los invitados una meta compartida y una excusa para hablar con desconocidos.
Elige un objetivo principal y diseña para él. Un recorrido pensado para llevar público a los patrocinadores necesita paradas en sus estands y un motivo para conversar allí. Un recorrido para descubrir un lugar necesita paradas que valgan la pena por sí mismas. Querer hacerlo todo a la vez suele producir una lista larga de paradas que los invitados abandonan a mitad de camino.
Elegir las paradas: cuántas y dónde
Pocas paradas bien elegidas ganan a una lista larga. Piensa en el tiempo que los invitados tienen de verdad: entre dos sesiones, en la pausa de la comida, durante toda una tarde. Un recorrido de veinte minutos lo termina mucha gente; uno de dos horas, unos pocos entusiastas. Para la mayoría de los eventos de un día, entre cinco y diez paradas es un margen razonable, y puedes permitir que se termine con la mayoría de las paradas en lugar de con todas.
Reparte las paradas por el espacio, con al menos una en una zona que normalmente recibe poca gente, pero no hagas subir a nadie tres plantas y bajar de nuevo por un solo sello. Revisa la accesibilidad: cada parada debe poder alcanzarse sin escalones, o el recorrido debe poder completarse sin ella. Evita los puntos que bloquean el paso, como la cola del guardarropa o la entrada del auditorio principal.
Un código, un sello o una pregunta en cada parada
Cada parada necesita algo que demuestre que el invitado estuvo allí. La respuesta tradicional es una tarjeta de papel y un sello: tiene encanto y solo falla cuando la tarjeta se pierde. La respuesta digital es un código en cada parada que el invitado recoge en su móvil, normalmente un código QR impreso en un cartel o una palabra corta que se escribe. Los códigos digitales tienen ventajas prácticas: no hay que llevar nada, el progreso no se pierde y el organizador ve cuántas personas llegaron a cada parada.
Haz que el código forme parte de la visita. Un código QR escaneado de pasada demuestra poco; un código que el equipo del estand entrega tras una breve conversación, o que se encuentra respondiendo a una pregunta sobre la obra, da sentido a la parada. Imprime los códigos grandes, a la altura del pecho y con buena luz, y guarda un cartel de repuesto de cada parada en el punto de información.
Un progreso que el invitado puede ver
La gente termina lo que se ve capaz de terminar. Muestra a cada invitado qué paradas ha conseguido y cuáles le faltan, con un plano sencillo o una lista, y deja claro el último paso: dónde recoger el premio. El recorrido debe funcionar con mala conexión y en cualquier móvil, y nadie debería tener que instalar una app ni crear una cuenta solo para participar. Una búsqueda del tesoro que empieza con una descarga pierde a la mayoría de sus jugadores antes de la primera parada.
- Una página o tarjeta con las paradas conseguidas y las que faltan.
- Un plano o una descripción clara de dónde está cada parada.
- El premio y dónde se recoge, visibles desde el principio.
- Un mensaje al completar el recorrido que el invitado pueda enseñar en el mostrador.
Un premio por el que merezca la pena terminar
El premio debe ser proporcional al esfuerzo y fácil de entregar. Para un recorrido corto bastan un vale para una bebida, un pequeño regalo, acceso preferente a una sesión o una participación en un sorteo. Para uno más largo, funciona mejor algo de lo que se hable que algo caro: una visita entre bastidores, un libro firmado, un sitio en la mesa de los ponentes. Si hay sorteo, publica las bases: quién puede participar, cuándo se celebra y cómo se avisa a los ganadores.
Decide cómo y quién entrega los premios. Una persona en un mostrador bien señalizado, que comprueba el pasaporte completado en el móvil y entrega el premio, lo mantiene todo simple. Cuenta los premios antes del evento y decide de antemano qué pasa cuando se acaben, para que los últimos en terminar no se lleven solo una disculpa.
El pasaporte de feria para patrocinadores y expositores
En ferias y congresos, el pasaporte suele ser un producto de patrocinio: los estands del recorrido reciben más visitas y los visitantes llegan con un motivo para empezar a hablar. Explica a cada equipo de estand el recorrido, sus códigos y qué decir cuando llega un visitante. Un estand que entrega el código sin decir palabra desperdicia la visita; uno que hace una buena pregunta la convierte en un contacto.
Separa el recorrido de la recogida de datos. Conseguir un sello en un estand nunca debería entregar en silencio los datos del visitante al expositor. Si un patrocinador quiere datos de contacto, el visitante debe compartirlos sabiendo lo que hace, con el consentimiento registrado según el RGPD y en un paso aparte. Informa a los patrocinadores con honestidad: cuántos visitantes llegaron a su parada y cuántos completaron el recorrido, no datos personales que nadie aceptó compartir.
El día del evento: probar, observar, ayudar
El día anterior, haz el recorrido completo con un móvil que no sea el tuyo, con datos móviles, y recoge cada código. Comprueba que cada cartel está donde dice el plano, que la luz basta para escanear y que el mostrador de premios sabe cómo es un pasaporte completado. El mismo día, que haya una persona responsable del recorrido capaz de cambiar un cartel dañado o de ayudar a un invitado cuyo código no se registró.
Anuncia el recorrido pronto, desde el escenario y en las pantallas, y recuérdalo antes de la última pausa. Observa qué paradas van lentas y cuáles se saltan. Eso te dirá, para la próxima edición, dónde mover una parada y qué patrocinador necesita un motivo mejor para ser visitado.