Qué es en realidad una entrada con código QR
Un código QR es una forma de escribir un texto corto para que una cámara lo lea rápido y sin errores. En una entrada, ese texto suele ser una de dos cosas: una referencia que apunta a un registro que guarda el organizador, o los datos de la entrada escritos dentro del código. Lo que conviene es lo primero. El código no dice nada por sí mismo; el lector lo consulta y recibe un nombre, un tipo de entrada y un estado.
Esto importa porque un código que lleva sus propios datos —un nombre, un correo, un asiento— se los revela a cualquiera que lo fotografíe, y no se puede cambiar una vez enviado. Un código que solo es una referencia se puede anular, reasignar o mejorar cambiando el registro, sin enviar nada nuevo al invitado.
Código QR personal o un código para todos
Algunos eventos ponen un único código QR en un cartel o en un mensaje de grupo y dejan que todos lo escaneen. Eso sirve para contar a la gente de forma aproximada o para abrir una página con el programa. Como entrada no funciona: un código compartido deja pasar a cualquiera que lo tenga, tantas veces como quiera, y al final de la noche no sabe decir quién vino.
Una entrada con código QR personal pertenece a un solo invitado. Se le envía a él, se escanea una vez para él y deja en el registro una línea con su nombre y su hora de llegada. Siempre que pueda, dé también un código propio a cada acompañante: así una pareja que llega por separado no tiene que esperarse en la puerta y el informe cuenta dos personas en lugar de un código.
- Código compartido: válido para una página de programa, subir fotos o un formulario de opinión.
- Código personal por invitado: la opción correcta para el control de acceso, la asistencia y todo lo que vaya a un informe.
- Código personal por acompañante: mejor que un código de invitado que vale para dos, si se conocen los nombres.
Capturas de pantalla, reenvíos y reventa
Toda entrada QR se puede copiar. Una captura de pantalla es una copia perfecta; un correo reenviado o la foto de una página impresa, también. Ningún diseño del código lo impide, y es mejor reconocerlo que confiar en ello. Lo que un sistema de entradas sí controla es lo que ocurre cuando se usa la copia.
La respuesta es el acceso único. El primer escaneo de un código deja entrar al invitado y marca la entrada como usada. Cualquier escaneo posterior del mismo código —sea la misma persona o un amigo con la captura— muestra en la puerta que la entrada ya se usó, cuándo y por qué acceso. En ese momento decide una persona. Así la copia deja de ser un problema invisible y pasa a ser visible, que es lo máximo que una entrada puede hacer de forma realista.
Si la reventa o la cesión es un riesgo real, muestre el nombre del invitado en la pantalla del lector y, en entradas de valor, pida documento de identidad. Decida antes su política de cesión y escríbala en la entrada: si se permiten cesiones, ofrezca un cambio de nombre en el registro para que el nuevo titular reciba un código nuevo y el antiguo deje de funcionar.
Códigos firmados: por qué el código no debe llevar nada legible
Una entrada QR bien hecha contiene una referencia larga, aleatoria e imposible de adivinar, a veces firmada, para que el sistema sepa al instante si el código lo emitió él o si alguien intenta adivinar uno válido. Los números correlativos —entrada 0001, 0002, 0003— son el error clásico: quien ve uno deduce el siguiente.
El código no debe contener el nombre del invitado, su correo ni nada legible. El nombre aparece en la pantalla del lector, no en la imagen. Así, la foto de una entrada publicada en redes no revela nada, y una entrada perdida se puede anular y volver a emitir cambiando aquello a lo que apunta el código.
Reentrada: cuándo la misma entrada debe abrir dos veces
Un festival con zona de fumadores, un congreso repartido en dos edificios, una gala en la que los invitados salen a tomar el aire: en algunos eventos la gente tiene que salir y volver. Decida antes de enviar las entradas qué tipo de evento es el suyo. Si se permite la reentrada, el segundo escaneo debe registrarse como reentrada, no rechazarse, y el informe debe separar reentradas de primeras llegadas; si no, la asistencia crece cada vez que alguien sale.
Si no se permite, dígalo en la entrada y en la puerta. Un invitado que sale pensando que podrá volver y luego no le dejan entrar es una queja que una sola línea de texto habría evitado.
Papel, móvil o cartera digital
A una entrada QR le da igual dónde se muestre. Una invitación impresa, la pantalla de un móvil, una tableta que un padre enseña por toda la familia: el lector lo lee todo. Acéptelo todo. Hay invitados que prefieren el papel, otros tienen la pantalla rota o poca batería, y una puerta que exige un solo formato convierte un escaneo en una discusión.
Las carteras digitales como Apple Wallet y Google Wallet son un complemento cómodo allí donde se ofrecen: la entrada está en un lugar conocido y puede aparecer en la pantalla de bloqueo cerca de la hora del evento. No son obligatorias. Una entrada enviada por correo con un código QR nítido, que se abre sin iniciar sesión y sin aplicación, es lo que cualquier invitado puede abrir, y debe existir siempre, aunque además se ofrezca una versión para la cartera.
Sea cual sea el formato, haga el código lo bastante grande para escanearlo con el brazo extendido, deje un margen blanco alrededor y ponga el nombre del evento, la fecha y el acceso en la misma página, para que el invitado no tenga que buscar en otro sitio.
En la puerta: cualquier móvil lee entradas con código QR
Para escanear una entrada QR hace falta una cámara y una pantalla, no hardware especial. Cualquier smartphone del equipo puede ser el lector, siempre que muestre el nombre del invitado, el tipo de entrada y un estado claro —dentro, ya entró, no válida— en un tamaño legible con poca luz. El brillo de la pantalla del invitado rara vez es el problema; una lente sucia y un lector demasiado cerca casi siempre lo son.
Diga a los invitados qué deben tener preparado. Una línea en el último recordatorio —«abra este correo en la puerta, con el brillo alto»— ahorra más tiempo que cualquier lector.
Invitaciones gratuitas y entradas de pago en el mismo registro
El mecanismo es el mismo si la entrada es gratuita o de pago: un código, un invitado, un acceso. Lo que cambia con las entradas de pago es el trabajo previo —tipos de entrada, pago, recibos, devoluciones—, y conviene llevarlo en el mismo registro que los invitados, para que la puerta vea una sola lista. En Winglark, GatePass da a cada invitado un código QR personal que cualquier móvil lee en un segundo; la venta de entradas de pago no lleva comisión y se abre junto con el equipo como una activación acompañada, no con un botón en una página.