Decida la norma de acompañantes antes de invitar
Las conversaciones incómodas sobre acompañantes aparecen cuando la norma se inventa invitado por invitado. Decídala antes de enviar la invitación y póngala por escrito: quién puede venir acompañado, si hay que saber el nombre de esa persona y si depende del grupo de invitados. Un esquema habitual: las parejas se invitan con nombre, los ponentes y los invitados VIP pueden traer a alguien y el resto viene solo. Elija lo que elija, la invitación debe decirlo con claridad; el invitado que tiene que adivinar, adivina con generosidad.
Detrás de la norma hay un presupuesto. Cada acompañante es un cubierto, un asiento, unas bebidas y un acceso en la puerta. Si el aforo es limitado, decir «esta invitación es personal» es más amable que permitir acompañantes y después rechazar algunos en silencio.
Acompañante con nombre o «más uno» sin nombre
El acompañante sin nombre es cómodo para quien invita y caro para todos los demás. La puerta no sabe a quién esperar, el plano de mesas tiene un hueco y nadie puede responder a la pregunta del menú. Siempre que pueda, pida en la confirmación el nombre completo del acompañante y trátelo como un invitado más: su propia fila, su propia elección de menú, su propia respuesta sobre alergias y, en un evento grande, su propio acceso.
Mantenga el vínculo entre las dos personas. El acompañante debe figurar como alguien que viene con un invitado concreto; si ese invitado cancela, verá enseguida que se liberan dos plazas y no una. Si al responder aún no se sabe quién será, permita «vengo acompañado, el nombre después» y pida el nombre antes de cerrar las cifras.
Los niños también son invitados
Si los niños son bienvenidos, pregunte cuántos y de qué edad. La edad decide el menú, el sitio (una trona no es una silla), a veces el precio del catering y, en algunos espacios, si pueden entrar. Si los niños no están invitados, dígalo con amabilidad y pronto, mejor en la propia invitación, en lugar de descubrir en la puerta que una familia entendió otra cosa.
Las alergias de los niños merecen el mismo cuidado que las de los adultos, y los padres suelen conocerlas con precisión. Pregunte por cada niño, no con una nota única para toda la familia.
Cómo preguntar por intolerancias y alergias alimentarias
Separe las preferencias de las necesidades médicas. «Vegetariano» o «sin cerdo» son elecciones en torno a las cuales planifica la cocina; una alergia a los frutos secos, al marisco o al sésamo es una cuestión de seguridad que la cocina y el personal de sala deben conocer con nombre y número de mesa. Mezclarlas en un único campo libre produce respuestas como «casi vegetariano, quizá algo alérgico a las nueces», con las que nadie puede trabajar.
Una estructura breve funciona mejor que una casilla abierta: la elección de menú si la hay, una lista de restricciones habituales para marcar, un campo libre para lo demás y una pregunta de sí o no aparte para una alergia grave. Haga las preguntas para cada persona del grupo, incluidos acompañante y niños.
- Elección de menú, si existe: por ejemplo carne, pescado o vegetariano.
- Para marcar: vegetariano, vegano, sin gluten, sin lactosa, halal, kosher, sin cerdo, sin alcohol.
- Alergias: cuáles y si son graves.
- Cualquier otra cosa que la cocina deba saber, con las palabras del invitado.
- Las mismas preguntas para cada acompañante y cada niño.
Accesibilidad: preguntar una vez y con tacto
Muchos invitados nunca dirán que necesitan un acceso sin escalones, un sitio cerca de la salida, un bucle magnético o espacio para una silla de ruedas, salvo que se lo pregunten. Una sola pregunta neutral, como «¿Hay algo que le facilitaría asistir?», recoge casi todo sin pedir a nadie que explique su salud. Lea las respuestas mucho antes del día: algunas requieren la ayuda del espacio, no solo una nota en la lista.
Trate estas respuestas como información sensible. Compártalas con quien tenga que actuar, el responsable del espacio, el equipo de recepción, y con nadie más.
De las confirmaciones a la lista del catering
La cocina no quiere su lista de invitados. Quiere cifras por menú, una lista aparte de alergias con nombres y números de mesa, y una fecha a partir de la cual esas cifras son definitivas. Acuerde esa fecha con el catering desde el principio, ponga la fecha límite de confirmación unos días antes y envíe una lista consolidada en lugar de una cadena de correcciones.
- Acordar la fecha de cifras definitivas con el catering y poner antes la fecha límite de confirmación.
- Contar cubiertos por menú, con acompañantes y niños.
- Anotar cada alergia con nombre y mesa del invitado, marcando las graves.
- Informar de las alergias graves al personal de sala, no solo a la cocina.
- Enviar una sola lista con fecha y decir claramente cuándo sustituye a otra.
Cambios de última hora y la última semana
En la última semana siempre cambia algo: una pareja enferma, un invitado se vuelve vegano, un niño viene al final. Decida quién puede hacer esos cambios, actualice el registro y no un hilo de correos, y envíe al catering solo la diferencia, no la lista entera. Un cambio de alergia después de la fecha de cifras definitivas debe llegar directamente a la persona responsable del catering, con nombre.
El día del evento, la puerta debe ver al acompañante unido al invitado, para reconocer también a quien llega por separado, y el personal de sala debe saber qué mesas tienen una alergia grave.