Qué es un save the date y qué no es
Un save the date — en español también se dice «reserva la fecha» — anuncia una fecha y, casi siempre, un lugar. No es la invitación: no lleva el programa completo, ni el código de vestimenta, y normalmente no pide confirmar asistencia. Su valor está en que llega mucho antes de que los detalles estén cerrados, que es justo cuando los invitados hacen los planes que de otro modo chocarían con los suyos.
Esa llegada temprana es también su único riesgo. Una vez enviado, la fecha y la ciudad quedan prácticamente fijadas, y la lista también. Envíelo solo cuando el lugar esté reservado o a punto de estarlo, y solo a personas que con toda seguridad recibirán la invitación.
Cuándo enviar el save the date según el evento
El momento adecuado depende de cuánto tengan que organizar sus invitados. Cuanto más viaje, días libres o cuidado de niños exija el evento, antes debe salir el save the date. Estos son los plazos con los que suelen trabajar los organizadores:
- Boda en el extranjero o que exige vuelos: de ocho a doce meses antes.
- Boda en la misma ciudad: de cuatro a ocho meses antes; seis es lo habitual.
- Congreso o evento de empresa de varios días: de tres a seis meses antes, antes aún si ponentes y asistentes viajan.
- Gala, entrega de premios o cena anual de empresa: de dos a tres meses antes, por delante de las demás invitaciones de la temporada.
- Cumpleaños redondo, aniversario o reencuentro: de seis a diez semanas antes; más si la familia viaja.
- Eventos de Navidad: antes de que empiece la temporada, porque diciembre es lo primero que se llena.
Qué poner en un save the date
Menos de lo que parece. El invitado debe poder leerlo en cinco segundos y actuar en uno: apuntar la fecha. Todo lo que aún pueda cambiar se queda fuera, porque corregir un save the date cuesta más confianza de la que el save the date ganó.
- Quién invita: los nombres de los novios, la empresa, la familia.
- Las palabras «save the date» o «¡Reserva la fecha!».
- La fecha, con el día de la semana.
- La ciudad, y el lugar si está confirmado.
- «Invitación formal a continuación», para que nadie espere un formulario de respuesta que no va a llegar.
- Si hace falta reservar pronto, una página con transporte y alojamiento.
- Exactamente a quién incluye, tal como va dirigido: una persona, una pareja, una familia.
A quién enviarlo: solo a quien vaya a invitar
No hay manera elegante de retirar un save the date. Si alguien lo recibe y luego no recibe la invitación, lo notará, y también todos aquellos con quienes lo comente. Cierre la lista antes de diseñar nada, compárela con el aforo del lugar y el presupuesto, y envíe el save the date solo a las personas cuyo sitio sea seguro. Si duda de algunos invitados, espere e inclúyalos en la invitación.
Diríjalo igual que irá dirigida la invitación. Si el save the date va a «Lucía y Javier», la invitación no debería llegar después solo para Lucía; si los niños están invitados, nómbrelos ahora en lugar de sorprender a nadie más adelante.
Save the date por correo electrónico o impreso
Una tarjeta impresa tiene aire de ocasión y encaja con bodas formales y con invitados que guardan el papel en la nevera. También es lenta, cuesta franqueo y no dice nada de si llegó. Un save the date por correo electrónico llega el mismo día, se reenvía gratis a una dirección corregida y le permite ver quién lo recibió — algo muy útil, porque el save the date es la primera prueba de su lista de direcciones.
Muchos anfitriones hacen las dos cosas: un correo para todos y una tarjeta para los pocos que echarían de menos el papel. Elija lo que elija, mantenga el estilo coherente con la invitación que vendrá después — los mismos colores, la misma tipografía, los mismos nombres en el mismo orden — para que la invitación se lea como la segunda mitad del mismo mensaje.
Del save the date a la invitación
Piense en el save the date como el primer envío y en la invitación como el segundo, desde el mismo remitente y a la misma lista. Las semanas intermedias son tiempo de trabajo. Revise el registro de entrega: cada dirección rebotada es un invitado que no conoce la fecha, y el momento de encontrar su dirección correcta es ahora, no la semana del plazo para confirmar. Anote las preguntas que le lleguen — transporte, niños, accesibilidad —, porque le dicen qué tendrán que resolver la invitación y su formulario.
Envíe la invitación cuando los detalles estén cerrados: en una boda, normalmente de dos a cuatro meses después del save the date; en la mayoría de los demás eventos, de seis a ocho semanas antes. Si los invitados tuvieron que reservar viajes, incluya la información práctica en la invitación y no en un segundo mensaje aparte.
Si hay que cambiar la fecha
Pasa: un lugar cierra, un ponente clave se cae del programa, una situación familiar lo mueve todo. Avise a quienes recibieron el save the date en cuanto la nueva fecha sea segura, con un mensaje que empiece por la nueva fecha y diga con claridad que sustituye a la anterior. Envíelo solo a ellos, desde el mismo remitente, y anote quién recibió cada versión. No deje la corrección para la invitación: para entonces algunos ya habrán reservado en torno a la fecha antigua.