Gestión de invitados
Un invitado. Una ficha. Todo el evento. La gestión de invitados es todo el evento, visto a través de sus invitados.
Winglark mantiene unidos la identidad del invitado, la invitación, la confirmación, el acceso y la asistencia durante toda la vida del evento.
- Importadomarta.ruiz@press.example
- LimpioDuplicado exacto apartado
- InvitadoEntregado · abierto
- ConfirmaciónAsiste · vegetariano
- AccesoCódigo QR emitido
- Llegada20:14 · Entrada principal
- InformeAsistió
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
Una persona, una ficha
Un invitado no debería convertirse en una ficha nueva cada vez que cambia la herramienta.
La persona que llega en una hoja de cálculo es la que recibe la invitación, la que responde, la que se escanea en la puerta y la que aparece en el informe. Winglark la conserva como una sola ficha desde la primera importación hasta el último escaneo, de modo que cada paso se apoya en lo que aprendieron los anteriores.
La lista con la que empieza, la invitación que envía, las confirmaciones que recoge, la puerta que lleva y el informe que entrega: una ficha por invitado, desde la primera hoja de cálculo hasta el último escaneo.
Un software de gestión de invitados mantiene una sola ficha por invitado durante toda la vida de un evento. El nombre que llega en una hoja de cálculo es el de la invitación, el que responde, el que se escanea en la puerta y el del informe de asistencia. Cuando son cinco herramientas separadas, la misma persona existe cinco veces y nadie puede decir cuánta gente vino de verdad.
Winglark está construido alrededor de esa única ficha. No es un buscador de espacios ni un planificador de presupuestos: es el lado de los invitados de un evento, sobre todo de los eventos por invitación, donde hay una lista antes que cualquier otra cosa y donde la puerta tiene que reconocer a una persona en lugar de venderle algo. Cuando un evento también vende plazas, la venta de entradas corre sobre la misma ficha.
Abajo: qué cubre la gestión de invitados, qué parte de Winglark hace cada parte, y qué buscar en cualquier herramienta que diga hacerlo, incluida esta.
Qué se rompe cuando las herramientas no están conectadas
Una persona no debería convertirse en seis fichas distintas.
- Hoja de cálculoMarta Ruiz
- Herramienta de correoM. Ruiz
- Formulario de respuestaMarta R.
- MensajeríaMARTA RUIZ
- Escáner QRmarta.ruiz@press.example
- InformeMarta Ruiz +1
Una persona. Seis versiones.
La ficha única del invitado
La ficha del invitado se enriquece. No se sustituye.
Cada etapa añade lo que aprende a la misma ficha, y cada campo de abajo es uno que el producto guarda de verdad.
- Hoja de cálculo→
- ListGuard→
- TemplateForge→
- MailFlow→
- Confirmación→
- GatePass→
- Informe
- Nombre
- Marta Ruiz Lista y limpieza
- Correo electrónico
- marta.ruiz@press.example Lista y limpieza
- Categoría
- Prensa · VIP Lista y limpieza
- Idioma
- Español Lista y limpieza
- Cupo de acompañantes
- 1 Lista y limpieza
- Invitación
- Preparada a partir de la versión 2 Invitación
- Entrega
- Entregada · abierta Entrega y respuesta
- Confirmación
- Asiste Entrega y respuesta
- Acompañante
- Jonas Weber Entrega y respuesta
- Menú
- Vegetariano Entrega y respuesta
- Historial de respuestas
- Indeciso → Asiste Cambios
- Código QR
- Emitido Puerta y check-in
- Check-in
- Admitida · Entrada principal · 20:14 Puerta y check-in
- Informe
- Asistió, con acompañante Informe
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
El recorrido operativo de los invitados
Qué cubre la gestión de invitados, y qué lo hace aquí.
Nueve partes del lado de los invitados, una ficha de invitado. Cada una enlaza con su propia página, escrita solo a partir de lo que el producto hace de forma verificable.
AudiencePass
Una audiencia que vuelve
Visitantes del local → su propia audiencia
Un código QR permanente en su local: los visitantes se unen con su consentimiento y la próxima invitación les llega en un paso.
Abrir la página →ListGuard
La lista de invitados, importada y limpia
Datos en bruto → ficha de invitado limpia
Péguela o súbala tal cual. Duplicados, direcciones inválidas y columnas mezcladas se encuentran antes de enviar una sola invitación.
Abrir la página →TemplateForge
La invitación, diseñada desde el evento
Datos del evento → invitación
Bloques vinculados al evento —fecha, lugar, programa, botón de respuesta— para que la invitación no pueda decir una fecha que el evento ya no tiene.
Abrir la página →MailFlow
El envío, con su registro de entrega
Invitación → estado de entrega
Invitaciones desde su propio remitente y dominio, y cada mensaje seguido desde la cola hasta la entrega, el rebote o la retención.
Abrir la página →InvitePulse
Invitados añadidos después del envío
Invitados tardíos → altas sin riesgo
Los nombres tardíos se comparan con el evento, de modo que solo se invita a los realmente nuevos y a nadie se le escribe dos veces.
Abrir la página →GatePass
La puerta, en cualquier teléfono
Identidad del invitado → llegada
Un código QR por invitado, roles para el personal, varios accesos a la vez, invitados sin invitación y reentradas, y un check-in que sigue funcionando sin cobertura.
Abrir la página →Companion
La velada en el teléfono de cada invitado
Invitado admitido → su velada en el teléfono
Pase, programa, mapa y avisos en directo en su propia página, sin instalar ninguna app.
Abrir la página →El informe de lo que pasó
Asistencia → constancia
Quién estaba invitado, quién respondió, quién vino —con nombre— y la diferencia entre la promesa y la puerta.
Abrir la página →AfterFlow
El seguimiento, decidido en la puerta
Quién vino → el seguimiento adecuado
Un agradecimiento a quienes vinieron y una nota a quienes no pudieron, según quién se registró de verdad.
Abrir la página →
Qué hace realmente la limpieza
Tal como llega
- Marta Ruizmarta.ruiz@press.exampleUtilizable
- MARTA RUIZmarta.ruiz@press.exampleDuplicado exacto: misma dirección. Apartado.
- Marta Ruismarta.ruiz@pres.examplePosible duplicado: mismo nombre, dirección con una letra de diferencia. Enviado a revisión.
ListGuard → Un solo invitado llega al evento: Marta Ruiz · Press
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
La invitación se lee del evento
Datos del evento
- 14 · 11
19:0020:00- Depo Hall 2
- Istanbul
Invitación
14 · 11 · 20:00Depo Hall 2 · IstanbulEl inicio pasa de las 19:00 a las 20:00
«Enviado» no es «entregado»
- En colaEsperando a salir
- EnviadoAceptado por el servidor de correo
- EntregadoLlegó al buzón del invitado
- AbiertoVisto por el invitado
- RebotadoLa dirección lo rechazó
- QuejaEl destinatario lo marcó como spam
- ExcluidoRetenido: la dirección pidió no recibir correos
Altas tardías sin duplicados
412 invitados en el eventoInvitaciones ya enviadas
Llegan dos nombres tarde
- + Anna WeberYa está en el evento: se omite
- + Théo MarchandNuevo: invitación preparada
Comparados con el evento → Solo se prepara la invitación del invitado nuevo; a nadie se le escribe dos veces.
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
La confirmación enriquece la ficha
Una respuesta completa la ficha. No abre otra.
El invitado responde desde su propio enlace, y cada respuesta queda en la ficha que recibió la invitación, con los acompañantes y las preguntas que plantea el tipo de evento.
- Confirmación
- Asiste
- Acompañante
- Jonas Weber
- Menú
- Vegetariano
- Idioma
- Español
- Cambio
- Indeciso → Asiste
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
Para el invitado
Sin cuenta. Sin app.
No. Un invitado recibe una invitación con su propio enlace y, si la puerta está activa, su propio código QR. Responde en un navegador y muestra el código en el teléfono o en papel.
- InvitaciónUn enlace personal en el correo
- NavegadorSe abre en cualquier teléfono u ordenador
- RespuestaAsiste, no asiste o indeciso
- Código QREn el teléfono o en papel, cuando el evento tiene puerta
Llegada
La puerta comprueba la misma ficha que recibió la invitación.
Un código personal por invitado, verificado contra la ficha en el servidor y admitido una sola vez: en cualquier teléfono, en varios accesos y sin cobertura cuando la sala no la tiene.
Un escaneo
- QR escaneadoUn código personal, sin nada legible dentro
- Invitado encontradoNombre, categoría y número de personas en pantalla
- Check-in hechoRegistrado una sola vez
- Entrada principal · 20:14Acceso, teléfono y hora en la ficha
El segundo escaneo
Sin cobertura
- Sin conexiónLa puerta sigue escaneando
- Comprobado en el teléfonoContra una copia de la lista sin datos de contacto
- SincronizadoEl servidor vuelve a comprobar cada admisión y muestra cualquier conflicto
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
De la confirmación a la realidad
La confirmación dice lo que la gente pensaba hacer. El check-in dice lo que pasó de verdad.
Como la respuesta y la llegada están en la misma ficha, la diferencia entre ambas tiene nombres.
- Invitados
- 412
- Dijeron que sí
- 338
- Llegaron
- 301
- Dijeron que sí y no vinieron
- 48
- Vinieron sin responder
- 11
| Invitados | Confirmación | Check-in |
|---|---|---|
| Marta Ruiz | Sí | Sí |
| Jonas Weber | Sí | No |
| Sofia Lindqvist | Sin respuesta | Sí |
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
Informe
El evento termina. La ficha del invitado no desaparece.
La exportación de asistencia se construye a partir de las mismas fichas: una fila por invitado, con la invitación, la respuesta y cada entrada por la puerta.
| Invitado | Categoría | Invitación | Confirmación | Admitido | Primera entrada | Accesos |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Marta Ruiz | Prensa · VIP | Entregado | Asiste | 2 | 20:14 | Entrada principal |
| Jonas Weber | VIP | Abierto | Asiste | 0 | — | — |
| Sofia Lindqvist | — | Entregado | — | 1 | 19:52 | Entrada principal |
CSV · Excel · PDF
Ejemplo ilustrativo: nombres, direcciones y cifras inventados, no datos de clientes.
Antes de elegir un sistema de gestión de invitados
Qué buscar en un software de gestión de invitados.
Siete preguntas que conviene hacer a cualquier herramienta, incluida la nuestra. Las respuestas están en las páginas enlazadas.
¿Encuentra duplicados y direcciones inalcanzables antes de que salga la invitación, o después de que se quejen los invitados?
ListGuardDuplicados exactos apartados, posibles duplicados enviados a revisión, direcciones comprobadas antes de enviar nada.
¿La invitación está vinculada a los datos del evento, o es una imagen que hay que rehacer cuando cambia la hora?
TemplateForgeVinculada al evento: la fecha, la hora y el lugar salen de la ficha del evento.
¿«Enviado» significa aceptado por un servidor de correo, o muestra entregado, rebotado y excluido por invitado?
MailFlowPor invitado: en cola, enviado, entregado, abierto, rebotado, queja o excluido.
¿Se pueden añadir invitados después del envío sin que nadie reciba la invitación dos veces?
InvitePulseLos nombres tardíos se comparan primero; solo se prepara invitación para los realmente nuevos.
¿El check-in funciona sin cobertura, en un teléfono que el equipo ya tiene, en más de un acceso?
GatePassCualquier teléfono, varios accesos a la vez, y sigue escaneando sin cobertura.
¿El informe nombra a quienes prometieron venir y no vinieron, y a quienes vinieron sin responder?
Informe de asistencia: confirmaciones y puertaSí, con nombre, en los dos sentidos.
¿Los roles reflejan a un equipo real: personal de puerta que solo ve el escáner, un cliente que solo ve sus propios eventos?
Software para agencias de eventos y equiposSiete roles; el personal de puerta solo ve el escáner; una agencia mantiene separado a cada cliente.
Cómo funciona Winglark
Cómo funciona en Winglark.
Crear el evento por su tipo
Un congreso, una presentación, una inauguración: el tipo trae los campos de invitado, las preguntas de confirmación y los informes adecuados.
0 campos en la fichaTraer la lista que ya tiene
Hoja de cálculo, pegado o un evento anterior. Cada fila se revisa; nada llega al evento hasta que usted ha visto el resultado.
5 campos en la fichaDiseñar y enviar la invitación
A partir de bloques vinculados al evento, previsualizada como el correo real, enviada con su propio nombre y con registro de entrega por invitado.
7 campos en la fichaRecoger las confirmaciones en la misma ficha
Asiste, no asiste, indeciso, sin respuesta; acompañantes, menús y las preguntas propias del tipo, modificables hasta el día del evento.
11 campos en la fichaLlevar la puerta y leer el informe
Escanear en cualquier teléfono, con cobertura o sin ella; el informe muestra confirmaciones frente a asistencia, con nombre, exportable a CSV, Excel o PDF.
14 campos en la ficha
Tipos de evento
La gestión de invitados cambia con el evento.
- BodaAcompañantes · elección de menú
- CongresoEmpresa · cargo
- ExposiciónPrensa · VIP
- Evento de empresaCategoría · grupo
- Evento privadoAcompañantes con nombre · notas
- TallerModalidad de asistencia · aforo
Todos los tipos de evento → · Recursos: guías de gestión de invitados →
Datos de invitados
Útiles para la operación, nunca fuera de control.
Los datos de los invitados deben seguir siendo útiles para quienes llevan el evento sin llegar más lejos de lo necesario.
Ver Confianza y seguridad- Los datos de cada organización, aislados; las agencias pueden mantener separado a cada cliente
- Acceso por roles aplicado en el servidor; datos de contacto ocultos según el rol
- Inicio de sesión con Google, o una contraseña guardada con un hash unidireccional robusto
- Datos de invitados cifrados en tránsito y en reposo
- Producción separada de todo entorno de pruebas
- Las exportaciones con datos personales piden un motivo y quedan registradas
Plan de mesas
Con las respuestas, llega el salón.
La misma ficha de invitado llena el plan de mesas en SeatMap: sillas contadas desde las respuestas, familias juntas y la mesa de cada invitado en la entrada.
Ver SeatMap →Después de la respuesta
El mismo registro de invitado, esa noche.
Quien respondió abre Companion desde la misma invitación: le saluda por su nombre, con su pase de GatePass mientras el control de acceso está activo, los avisos de los organizadores y las encuestas de la sala — una sola identidad de la lista a la velada.
Integraciones
La lista de invitados, al alcance de tus sistemas.
Añade y actualiza invitados con la API desde una web de entradas, un formulario o un CRM, y entérate de cada cambio con un webhook firmado. Los datos de contacto siguen enmascarados salvo que la clave pueda verlos.
Ver las integraciones →Preguntas
¿Winglark es una plataforma de gestión de eventos?
Lleva un evento a través de sus invitados: la lista, las invitaciones, las respuestas, la puerta, la velada en el teléfono de cada invitado — programa, preguntas en directo, fotos, patrocinadores — el seguimiento y el informe de asistencia, con plazas de pago mediante una venta de entradas que se activa con nuestro equipo. No planifica presupuestos ni gestiona espacios.
¿Para qué eventos sirve?
Eventos por invitación de cualquier tamaño —corporativos, congresos, presentaciones, galas, inauguraciones, bodas— donde hay una lista de invitados antes que cualquier otra cosa. Veinticinco tipos de evento, cada uno con sus campos y sus informes.
¿Los invitados necesitan una cuenta o una app?
No. Un invitado recibe una invitación con su propio enlace y, si la puerta está activa, su propio código QR. Responde en un navegador y muestra el código en el teléfono o en papel.
¿Pueden trabajar varias personas en un evento?
Sí. Siete roles —propietario, gestor, marketing, responsable de invitados, personal de puerta, lector de informes y personal asociado—, cada uno con el acceso que su trabajo necesita. Una agencia tiene un espacio por cliente, con los datos separados en el servidor.
¿Cuánto cuesta probarlo?
El primer evento es gratis: cincuenta invitados, invitaciones reales, respuestas reales, sin tarjeta. Los planes se abren bajo solicitud mientras Winglark está en acceso anticipado.
¿Qué incluye la gestión de invitados?
Todo lo que ocurre entre «invitamos» y «el invitado ha llegado»: revisar y limpiar la lista de invitados, enviar invitaciones personales, recoger las confirmaciones con acompañantes, menú y sus propias preguntas, añadir invitados de última hora, registrar la entrada con un código QR y, después, informar de quién vino de verdad. En Winglark cada uno de esos pasos cambia la misma ficha del invitado, y todos los equipos ven el mismo estado.
Mantenga intacta la ficha del invitado.
De la importación a la llegada, gestione la misma identidad de invitado en un solo flujo de trabajo.