Gestión de invitados
La gestión de invitados es todo el evento, visto a través de sus invitados.
La lista con la que empieza, la invitación que envía, las confirmaciones que recoge, la puerta que lleva y el informe que entrega: una ficha por invitado, desde la primera hoja de cálculo hasta el último escaneo.
Un software de gestión de invitados mantiene una sola ficha por invitado durante toda la vida de un evento. El nombre que llega en una hoja de cálculo es el de la invitación, el que responde, el que se escanea en la puerta y el del informe de asistencia. Cuando son cinco herramientas separadas, la misma persona existe cinco veces y nadie puede decir cuánta gente vino de verdad.
Winglark está construido alrededor de esa única ficha. No es un buscador de espacios ni un planificador de presupuestos: es el lado de los invitados de un evento, sobre todo de los eventos por invitación, donde hay una lista antes que cualquier otra cosa y donde la puerta tiene que reconocer a una persona en lugar de venderle algo. Cuando un evento también vende plazas, la venta de entradas corre sobre la misma ficha.
Abajo: qué cubre la gestión de invitados, qué parte de Winglark hace cada parte, y qué buscar en cualquier herramienta que diga hacerlo, incluida esta.
Qué cubre la gestión de invitados, y qué lo hace aquí.
Seis capacidades, una ficha de invitado. Cada una enlaza con su propia página, escrita solo a partir de lo que el producto hace de forma verificable.
ListGuard
La lista de invitados, importada y limpiaPéguela o súbala tal cual. Duplicados, direcciones inválidas y columnas mezcladas se encuentran antes de enviar una sola invitación.TemplateForge
La invitación, diseñada desde el eventoBloques vinculados al evento —fecha, lugar, programa, botón de respuesta— para que la invitación no pueda decir una fecha que el evento ya no tiene.MailFlow
El envío, con su registro de entregaInvitaciones desde su propio remitente y dominio, y cada mensaje seguido desde la cola hasta la entrega, el rebote o la retención.InvitePulse
Invitados añadidos después del envíoLos nombres tardíos se comparan con el evento, de modo que solo se invita a los realmente nuevos y a nadie se le escribe dos veces.GatePass
La puerta, en cualquier teléfonoUn código QR por invitado, roles para el personal, varios accesos a la vez, invitados sin invitación y reentradas, y un check-in que sigue funcionando sin cobertura.- El informe de lo que pasóQuién estaba invitado, quién respondió, quién vino —con nombre— y la diferencia entre la promesa y la puerta.
Qué buscar en un software de gestión de invitados.
Siete preguntas que conviene hacer a cualquier herramienta, incluida la nuestra. Las respuestas están en las páginas enlazadas.
- ¿Encuentra duplicados y direcciones inalcanzables antes de que salga la invitación, o después de que se quejen los invitados?
- ¿La invitación está vinculada a los datos del evento, o es una imagen que hay que rehacer cuando cambia la hora?
- ¿«Enviado» significa aceptado por un servidor de correo, o muestra entregado, rebotado y excluido por invitado?
- ¿Se pueden añadir invitados después del envío sin que nadie reciba la invitación dos veces?
- ¿El check-in funciona sin cobertura, en un teléfono que el equipo ya tiene, en más de un acceso?
- ¿El informe nombra a quienes prometieron venir y no vinieron, y a quienes vinieron sin responder?
- ¿Los roles reflejan a un equipo real: personal de puerta que solo ve el escáner, un cliente que solo ve sus propios eventos?
Cómo funciona en Winglark.
- 01
Crear el evento por su tipo
Un congreso, una presentación, una inauguración: el tipo trae los campos de invitado, las preguntas de confirmación y los informes adecuados.
- 02
Traer la lista que ya tiene
Hoja de cálculo, pegado o un evento anterior. Cada fila se revisa; nada llega al evento hasta que usted ha visto el resultado.
- 03
Diseñar y enviar la invitación
A partir de bloques vinculados al evento, previsualizada como el correo real, enviada con su propio nombre y con registro de entrega por invitado.
- 04
Recoger las confirmaciones en la misma ficha
Asiste, no asiste, indeciso, sin respuesta; acompañantes, menús y las preguntas propias del tipo, modificables hasta el día del evento.
- 05
Llevar la puerta y leer el informe
Escanear en cualquier teléfono, con cobertura o sin ella; el informe muestra confirmaciones frente a asistencia, con nombre, exportable a CSV, Excel o PDF.
Preguntas
¿Winglark es una plataforma de gestión de eventos?
Es el lado de los invitados de una: la lista, las invitaciones, las respuestas, la puerta y el informe de asistencia — y, cuando el evento lo necesita, plazas de pago mediante una venta de entradas que se activa con nuestro equipo. No planifica presupuestos ni gestiona espacios.
¿Para qué eventos sirve?
Eventos por invitación de cualquier tamaño —corporativos, congresos, presentaciones, galas, inauguraciones, bodas— donde hay una lista de invitados antes que cualquier otra cosa. Veinticinco tipos de evento, cada uno con sus campos y sus informes.
¿Los invitados necesitan una cuenta o una app?
No. Un invitado recibe una invitación con su propio enlace y, si la puerta está activa, su propio código QR. Responde en un navegador y muestra el código en el teléfono o en papel.
¿Pueden trabajar varias personas en un evento?
Sí. Seis roles —propietario, gestor, responsable de invitados, personal de puerta, lector de informes y personal asociado—, cada uno con el acceso que su trabajo necesita. Una agencia tiene un espacio por cliente, con los datos separados en el servidor.
¿Cuánto cuesta probarlo?
El primer evento es gratis: cincuenta invitados, invitaciones reales, respuestas reales, sin tarjeta. Los planes se abren bajo solicitud mientras Winglark está en acceso anticipado.
Su primer evento es gratis.
Cincuenta invitados, invitaciones reales, respuestas reales. No hace falta tarjeta.