Eventos corporativos
Invitaciones a nombre de la empresa, un equipo con los roles adecuados, varios accesos, listas VIP y de prensa, y un informe para quien pregunte cuánta gente vino: el lado de los invitados de un evento corporativo, llevado en una sola ficha.
Asistentes por segmento
Accesos
Lo último en los accesos
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
Por qué los eventos corporativos son distintos
Una presentación, una cena con clientes, una convención de distribuidores, una jornada interna: la gestión de invitados de un evento corporativo tiene exigencias que una fiesta privada no tiene. La invitación sale a nombre de la empresa y tiene que parecerlo. Varias personas trabajan en la lista, y no todas deberían verlo todo. Hay un acceso VIP, una lista de prensa, un compañero en la puerta sin tiempo para desplazarse por una lista, y después alguien de arriba pregunta cuánta gente vino y espera una cifra defendible.
Winglark responde a cada una de esas exigencias con algo que existe, no con una promesa: un remitente verificado en su propio dominio, siete roles que reflejan a un equipo de eventos, accesos con personal con nombre y una excepción del responsable que queda registrada, y un informe que nombra a las personas que prometieron venir y no vinieron.
Marketing, una asistente, una agencia, la recepción y la dirección trabajan sobre una misma lista.
VIP, prensa, socios y equipo son compromisos distintos, con accesos distintos.
Los casos límite los decide quien tiene derecho a decidir, y la decisión queda registrada.
La invitación sale a nombre de la empresa y tiene que parecerlo.
Principal, VIP y prensa funcionan a la vez, cada uno con su propio personal.
Cada entrada indica un acceso, un dispositivo, una persona y una hora.
A la mañana siguiente, las cifras tienen que resistir una pregunta.
Un evento, muchas partes implicadas
La asistente necesita la lista, la agencia necesita a su cliente, la recepción necesita un escáner y la dirección necesita el informe. Darle todo a todo el mundo es la opción fácil, y la equivocada.
Control por roles
Las piezas de la operación corporativa
Las partes de Winglark en las que más se apoya un evento de empresa. Cada una enlaza con su página. Elija una pieza para ver qué aporta a un evento de empresa. Cada una enlaza con su propia página.
Un evento corporativo
ListGuard
Importada de la exportación del CRM o de la hoja de cálculo de la asistente, revisada en busca de duplicados y direcciones inalcanzables, etiquetada por segmento: VIP, prensa, socios, equipo.
Abrir la página →TemplateForge
Logotipo, programa, botón de calendario y botón de respuesta como bloques vinculados al evento; cada versión publicada se conserva.
Abrir la página →MailFlow
Un remitente verificado a nombre de la empresa y un registro de entrega por invitado: entregado, rebotado, excluido.
Abrir la página →InvitePulse
Cuando el cliente envía veinte nombres más cuatro días antes, la nueva lista se compara con los invitados ya convocados y solo los que de verdad son nuevos reciben una invitación.
Abrir la página →Acceso controlado
Propietario, gestor, marketing, responsable de invitados, personal de puerta, lector de informes, personal asociado. El personal de puerta ve el escáner y nada más.
Abrir la página →GatePass
Principal, VIP, prensa. Un responsable puede dejar pasar un caso límite, y la aprobación queda registrada con nombre y motivo.
Abrir la página →BadgeDesk
Gafetes diseñados una vez e impresos desde la lista — toda la lista la víspera, o cada uno cuando la entrada admite al invitado — y un quiosco con tableta en la acreditación.
Abrir la página →Prueba de asistencia
Invitados, respuestas, asistentes —con nombre y por segmento— exportado como Excel con formato o como PDF presentable.
Abrir la página →Segmentación de invitados
Etiquete a un invitado como VIP, prensa o socio una sola vez, y la etiqueta permanece en su ficha: en las respuestas, en la pantalla de la puerta y en el informe. El segmento sigue siendo operativo durante toda la vida del evento.
| Segmentación de invitados | Invitados | Confirmados | Registrados | En el informe |
|---|---|---|---|---|
| VIP | 48 | 44 | 42 | 88% |
| Prensa | 20 | 18 | 17 | 85% |
| Socios | 140 | 126 | 112 | 80% |
| Equipo | 54 | 52 | 50 | 93% |
| Clientes | 150 | 98 | 59 | 39% |
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
Acceso por roles
Siete roles, cada uno leído de la propia tabla de permisos del producto. Elija uno para ver qué abre y qué no.
Propietario — Todo, incluida la facturación y eliminar la organización.
| Elija un rol | Datos de invitados | Invitaciones | Puerta | Informes | Facturación | Equipo y ajustes | Ámbito de clientes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Completo: Escanear y aprobar excepciones | Completo: Completo | Completo: Completo | Completo: Completo | Completo: Todos los clientes |
| Gestión | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Completo: Escanear y aprobar excepciones | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Completo: Todos los clientes |
| Marketing | Limitado: Nombres, datos de contacto ocultos | Limitado: Solo lectura | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Lista de invitados | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Limitado: Escanear y admitir | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Personal de puerta | Limitado: Nombres, datos de contacto ocultos | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Escanear y admitir | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Solo informes | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Personal asociado | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Escanear y admitir | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Concedido por evento |
Generado a partir de la misma tabla de permisos que aplica el servidor, de modo que esta vista no puede prometer más de lo que el producto permite.
El ciclo de vida del evento
Planificar
El tipo trae la agenda, la modalidad de asistencia y las preguntas que hace un evento de empresa; los segmentos etiquetan VIP, prensa y socios.
Equipo
La asistente gestiona la lista, el socio de la agencia ve un cliente, la recepción recibe el escáner para esa noche.
Invitar
Un remitente verificado en su dominio; la invitación diseñada con bloques que pertenecen al evento, previsualizada como el correo real.
Operar
Principal, VIP y prensa en teléfonos separados, cada uno vinculado a una persona con nombre, todos viendo la misma lista en tiempo real, o sin conexión, conciliados después.
Informar
Invitados, respuestas, asistentes, por segmento; las excepciones listadas con quien las aprobó; exportado como Excel o PDF.
Varios accesos
Principal, VIP y prensa funcionan en teléfonos separados, cada uno vinculado a una persona con nombre. Un escaneo en un acceso aparece en los demás mientras haya conexión, y un acceso que pierde la cobertura sigue admitiendo con su propia copia de la lista.
Operaciones del evento240
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
Excepciones y aprobaciones
Alguien importante no figura en la exportación; un código ya se ha utilizado; un invitado llega con una persona más de las permitidas. Un responsable puede decidir, y la decisión queda anotada con un nombre, un motivo, el acceso y la hora.
Excepción de entrada
Aprobado
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
De la promesa a la prueba
Como la respuesta y el registro en la puerta están en la misma ficha del invitado, la diferencia entre ambos se puede medir, con nombre y por segmento.
Asistencia por segmento
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
Informes
Las exportaciones que se le piden a una empresa, generadas a partir de las mismas fichas que escribieron los accesos, filtradas por segmento, acceso, respuesta o llegada sin confirmar, y exportadas en el formato que acepta un directivo.
Resumen ejecutivo
Antes de elegir una plataforma de operaciones de eventos
Las preguntas que harán tanto compras como quien dirige el evento.
¿La invitación se envía desde el dominio de la empresa, con un remitente verificado y no suplantado?
En WinglarkSí. Nada se envía desde una dirección que no esté verificada en su propio dominio.
¿Pueden trabajar varias personas en la lista sin que todas vean la facturación y los ajustes?
En WinglarkSí. Siete roles; la facturación corresponde únicamente al propietario.
¿Se puede etiquetar a los invitados VIP, de prensa y socios, informar sobre ellos y dirigirlos a su propio acceso?
En WinglarkEtiquetados, con respuestas e informes por segmento, y visibles en la pantalla de la puerta. Los accesos se separan por el personal asignado a cada uno, no rechazando a los demás segmentos.
¿La puerta funciona en los teléfonos del equipo, sin cobertura, en varios accesos a la vez?
En WinglarkSí. Cualquier teléfono, varios accesos a la vez, y sigue funcionando sin cobertura.
¿Una excepción en la puerta queda registrada: quién la aprobó y por qué?
En WinglarkSí. Quedan registrados quién lo aprobó, el motivo, el acceso y la hora.
¿El informe se puede exportar en un formato que un directivo acepte, con nombre y por segmento?
En WinglarkSí. CSV, Excel y PDF, filtrados por segmento, en todos los planes.
¿Dónde se procesan los datos de los invitados, quién puede exportarlos y qué falta todavía?
En WinglarkSe explica en el Centro de Confianza y Seguridad, incluido lo que todavía no está implantado.
Pensado para el escrutinio
Los eventos corporativos no solo se viven: también se revisan.
Después del evento llegan las preguntas: cuánto costó cada invitado que vino, si los VIP se presentaron, por qué se dejó pasar a un nombre en la puerta. Cada respuesta debería salir de un registro y no del recuerdo que alguien tenga de la velada. Winglark lleva ese registro mientras transcurre el evento, de modo que la revisión posterior es una lectura y no una reconstrucción.
Agencias y espacios de trabajo por cliente
Para las agencias que organizan eventos por cuenta de clientes, lo mismo vale por cliente: un espacio de trabajo para cada uno, datos separados en el servidor y personal asociado que solo ve al cliente que tiene asignado.
Cada consulta se comprueba en el servidor frente al espacio de trabajo y al cliente al que pertenece. Una ficha de otro cliente se comporta como si no existiera.
Espacio de trabajo de la agencia
Tipos de eventos corporativos
Seguridad y confianza
El Centro de Confianza y Seguridad describe cada protección en detalle. En resumen:
Explorar Confianza y SeguridadMientras dura el evento
Lleva el turno de preguntas de la reunión general con LivePulse, moderado antes de que nada llegue al escenario; pon el lugar, los horarios y cada aviso en el móvil de cada asistente con Companion; y deja que la responsable de operaciones siga llegadas, accesos y sala en Event Control Room.
Integraciones
Respuestas y asistencia van a tus propios sistemas como webhooks firmados, la API añade invitados desde una web de inscripción, y las claves son limitadas, caducables y revocables. La sincronización con HubSpot y la sincronización con Salesforce funcionan hoy.
Ver las integraciones →Sí. Las invitaciones se envían con un remitente verificado en su propio dominio y se diseñan con bloques con su logotipo. En el plan Agency, la marca Winglark desaparece de lo que ven los invitados.
Etiquételos como segmentos en la lista. Los segmentos pasan a las respuestas, a la pantalla de la puerta y al informe, y cada acceso tiene su propio personal asignado: el acceso VIP, atendido por alguien que conoce las caras.
Siete roles. El personal de puerta solo ve el escáner; un responsable de invitados ve la lista y las invitaciones pero no la facturación; un lector de informes solo lee y exporta; el personal asociado solo ve a su cliente asignado.
Una persona del equipo con permiso puede añadirlo en la puerta, y la ficha muestra quién lo hizo. Un caso dudoso puede entrar con la aprobación de un responsable, registrada con nombre y motivo.
La página de seguridad explica cómo se protegen los datos y qué falta todavía. Cada informe se exporta a CSV, Excel o PDF en cualquier momento, en todos los planes.
Reúna invitaciones, gestión de invitados, accesos e informes en un único flujo de trabajo.