Eventos corporativos
Un evento corporativo se juzga dos veces: en la puerta y en el informe de después.
Invitaciones a nombre de la empresa, un equipo con los roles adecuados, varios accesos, listas VIP y de prensa, y un informe para quien pregunte cuánta gente vino: el lado de los invitados de un evento corporativo, llevado en una sola ficha.
Una presentación, una cena con clientes, una convención de distribuidores, una jornada interna: la gestión de invitados de un evento corporativo tiene exigencias que una fiesta privada no tiene. La invitación sale a nombre de la empresa y tiene que parecerlo. Varias personas trabajan en la lista, y no todas deberían verlo todo. Hay un acceso VIP, una lista de prensa, un compañero en la puerta sin tiempo para desplazarse por una lista, y después alguien de arriba pregunta cuánta gente vino y espera una cifra defendible.
Winglark responde a cada una de esas exigencias con algo que existe, no con una promesa: un remitente verificado en su propio dominio, seis roles que reflejan a un equipo de eventos, accesos con personal con nombre y una excepción del responsable que queda registrada, y un informe que nombra a las personas que prometieron venir y no vinieron.
Para las agencias que organizan eventos por cuenta de clientes, lo mismo vale por cliente: un espacio de trabajo para cada uno, datos separados en el servidor y personal asociado que solo ve al cliente que tiene asignado.
Qué necesita un evento corporativo, y qué lo hace aquí.
Las partes de Winglark en las que más se apoya un evento de empresa. Cada una enlaza con su página.
ListGuard
Una lista en la que trabajan varias personasImportada de la exportación del CRM o de la hoja de cálculo de la asistente, revisada en busca de duplicados y direcciones inalcanzables, etiquetada por segmento: VIP, prensa, socios, equipo.TemplateForge
Invitaciones con la imagen de la empresaLogotipo, programa, botón de calendario y botón de respuesta como bloques vinculados al evento; cada versión publicada se conserva.MailFlow
Enviadas desde su propio dominioUn remitente verificado a nombre de la empresa y un registro de entrega por invitado: entregado, rebotado, excluido.- Roles para el equipoPropietario, gestor, responsable de invitados, personal de puerta, lector de informes, personal asociado. El personal de puerta ve el escáner y nada más.
GatePass
Varios accesos, personal con nombre, excepciones registradasPrincipal, VIP, prensa. Un responsable puede dejar pasar un caso límite, y la aprobación queda registrada con nombre y motivo.- Un informe que se puede entregar arribaInvitados, respuestas, asistentes —con nombre y por segmento— exportado como Excel con formato o como PDF presentable.
Qué buscar para un evento de empresa.
Las preguntas que harán tanto compras como quien dirige el evento.
- ¿La invitación se envía desde el dominio de la empresa, con un remitente verificado y no suplantado?
- ¿Pueden trabajar varias personas en la lista sin que todas vean la facturación y los ajustes?
- ¿Se puede etiquetar a los invitados VIP, de prensa y socios, informar sobre ellos y dirigirlos a su propio acceso?
- ¿La puerta funciona en los teléfonos del equipo, sin cobertura, en varios accesos a la vez?
- ¿Una excepción en la puerta queda registrada: quién la aprobó y por qué?
- ¿El informe se puede exportar en un formato que un directivo acepte, con nombre y por segmento?
- ¿Dónde se procesan los datos de los invitados, quién puede exportarlos y qué falta todavía?
Cómo funciona en Winglark.
- 01
Crear el evento como evento corporativo
El tipo trae la agenda, la modalidad de asistencia y las preguntas que hace un evento de empresa; los segmentos etiquetan VIP, prensa y socios.
- 02
Dar al equipo sus roles
La asistente gestiona la lista, el socio de la agencia ve un cliente, la recepción recibe el escáner para esa noche.
- 03
Enviar a nombre de la empresa
Un remitente verificado en su dominio; la invitación diseñada con bloques que pertenecen al evento, previsualizada como el correo real.
- 04
Llevar los accesos
Principal, VIP y prensa en teléfonos separados, cada uno vinculado a una persona con nombre, todos viendo la misma lista en tiempo real, o sin conexión, conciliados después.
- 05
Entregar el informe
Invitados, respuestas, asistentes, por segmento; las excepciones listadas con quien las aprobó; exportado como Excel o PDF.
Preguntas
¿Puede aparecer el nombre y la marca de nuestra empresa en la invitación?
Sí. Las invitaciones se envían con un remitente verificado en su propio dominio y se diseñan con bloques con su logotipo. En el plan Agency, la marca Winglark desaparece de lo que ven los invitados.
¿Cómo mantenemos separados a los invitados VIP y de prensa?
Etiquételos como segmentos en la lista. Los segmentos pasan a las respuestas y al informe, y un acceso puede restringirse a un segmento: un acceso VIP que solo admite códigos VIP.
¿Quién ve qué?
Seis roles. El personal de puerta solo ve el escáner; un responsable de invitados ve la lista y las invitaciones pero no la facturación; un lector de informes solo lee y exporta; el personal asociado solo ve a su cliente asignado.
¿Y si alguien importante no está en la lista?
Una persona del equipo con permiso puede añadirlo en la puerta, y la ficha muestra quién lo hizo. Un caso dudoso puede entrar con la aprobación de un responsable, registrada con nombre y motivo.
¿Dónde se guardan los datos de los invitados y podemos recuperarlos?
La página de seguridad explica cómo se protegen los datos y qué falta todavía. Cada informe se exporta a CSV, Excel o PDF en cualquier momento, en todos los planes.
Su primer evento es gratis.
Cincuenta invitados, invitaciones reales, respuestas reales. No hace falta tarjeta.