Empezar por la pregunta que lo decide todo
La primera pregunta es siempre la asistencia: ¿vendrá? Todo lo demás depende de ella, así que nada debe ir antes: ni un párrafo de bienvenida ni un campo de nombre que el sistema ya conoce. Ofrezca opciones claras con las palabras del invitado: «Sí, allí estaré», «Lo siento, no podré ir» y, si le sirve, «Aún no lo sé». Quien declina debe recibir las gracias y terminar en un paso; preguntar el menú a alguien que no viene demuestra que el formulario no se pensó.
Si el evento tiene varias partes —ceremonia y banquete, días de congreso, una cena tras las ponencias—, pregunte la asistencia por partes. Un «sí» a la boda da cifras muy distintas si la mitad de los invitados solo va a la cena.
Número de personas y nombres de los acompañantes
Si el invitado puede llevar a alguien, pregunte cuántas personas, hasta el cupo que fijó para ese invitado, y después el nombre de cada acompañante. Un número basta para el catering y no sirve para la puerta, la acreditación ni el plano de mesas. Haga las preguntas del acompañante —menú, alergias, sesiones— una vez por persona, para que dos alergias distintas de una pareja no acaben en una sola nota.
Los niños merecen su propio recuento y, si hay comida, su franja de edad, porque los menús infantiles y las tronas se planifican aparte.
Preguntas que dependen del evento
Más allá de lo básico, las preguntas adecuadas salen del tipo de evento y de lo que de verdad va a organizar. Pregunte solo lo que vaya a usar.
- Sesiones o talleres: cuáles, si las salas tienen aforo limitado.
- Días: cuáles, en festivales y congresos de varios días.
- Traslados: si necesita el autobús, desde dónde y a qué hora.
- Alojamiento: si necesita habitación en el bloque del hotel y qué noches.
- Hora de llegada: aproximada, en recepciones donde la gente llega a lo largo de horas.
- Empresa y cargo: en eventos profesionales, para acreditaciones e informe.
- Prensa: medio y si necesita acreditación de fotógrafo.
- Una canción o un mensaje para los novios: en bodas, si lo va a usar.
Accesibilidad, preguntada con tacto
Haga una pregunta abierta y respetuosa en lugar de una lista de condiciones: «¿Podemos preparar algo que le facilite asistir?». Así los invitados cuentan lo que importa —acceso sin escalones, un asiento cerca del escenario, una sala tranquila, intérprete de lengua de signos, un acompañante que necesita plaza gratuita— sin tener que etiquetarse. Hágala opcional y asegúrese de que la respuesta llega a quien actuará: el local, el equipo de sala, la puerta.
Consentimientos, por separado
Algunas preguntas no tratan del evento, sino de lo que usted puede hacer con los datos del invitado: fotos que podrían publicarse, contacto para futuros eventos, cesión de datos a un patrocinador. Cada una es su propia pregunta, sin marcar por defecto, con lenguaje claro y nunca como condición para asistir. Agruparlas en una sola casilla de «acepto» o marcarlas de antemano invalida el consentimiento y no se ajusta al RGPD.
Qué no preguntar en un formulario de RSVP
Cada campo añadido es un motivo más para dejar el formulario a medias, y cada dato personal recogido es algo que después hay que proteger. Deje fuera lo que ya sabe, aquello con lo que no hará nada y cualquier dato sensible que el evento no necesite de verdad.
- Nombre y correo del invitado, si la invitación era personal: ya los tiene.
- Fecha de nacimiento, DNI o domicilio, salvo que el local o una autoridad lo exijan.
- Género, salvo que cambie algo práctico, como habitaciones compartidas.
- Por qué alguien no viene.
- Preguntas «para más adelante» que nadie tiene previsto usar.
Orden de las preguntas y preguntas condicionales
Ordene el formulario de lo que decide a lo que matiza: asistencia, número y nombres, menús y alergias, elecciones propias del evento, accesibilidad, consentimientos y, al final, un campo libre. Agrupe las preguntas sobre una misma persona y deje las opcionales para el final, de modo que un invitado con prisa pueda terminar pronto habiendo dado lo esencial.
Las preguntas condicionales mantienen corto un formulario completo. Muestre la pregunta del menú solo a quien dijo que sí, los campos de acompañante solo a quien viene acompañado, la hora de recogida solo a quien necesita el autobús. Así cada invitado ve solo lo que le afecta. En Winglark puede añadir sus propias preguntas al formulario de respuesta y hacer que una pregunta aparezca solo cuando una respuesta anterior lo pide; cada respuesta queda en la ficha del invitado.