Gestión de confirmaciones
Una respuesta no es un formulario. Es parte de la ficha del invitado. Una confirmación es una promesa. Gestiónela como tal y mídala en la puerta.
Respuestas, acompañantes, menús y las preguntas que su evento necesita de verdad, recogidas en la misma ficha de invitado que se escanea esa noche, para que la cifra de confirmaciones y la de asistentes puedan por fin compararse con nombre.
Marta RuizAntes de la respuesta
- Invitación
- Entregada
- Confirmación
- Sin respuesta
- Acompañante
- —
- Menú
- —
- Sesión
- —
Marta RuizDespués de la respuesta
- Invitación
- Entregada
- Confirmación
- Asiste
- Acompañante
- Jonas Weber
- Menú
- Vegetariano
- Sesión
- Charla inaugural
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
El silencio es un dato
Sin respuesta no es un no.
Cuatro estados, siempre separados. Quienes no han respondido son la lista a la que va un recordatorio y, en la puerta, la lista de la que suelen salir quienes llegan sin avisar.
Gestionar confirmaciones es más que contar síes y noes. Una respuesta lleva un cupo de acompañantes, un menú, una alergia, una sesión o un traslado, y cambia: quien dijo que sí enferma, quien no dijo nada aparece. Una herramienta que guarda la respuesta aparte de la lista de invitados y aparte de la puerta pierde cada uno de esos datos justo donde importan.
Winglark guarda la respuesta en la ficha del invitado. Cada invitado recibe su propio enlace de invitación; su respuesta, sus acompañantes y sus elecciones quedan en esa ficha, cuenta la última respuesta y las anteriores permanecen en el historial. El silencio se conserva como estado propio —«sin respuesta» nunca se cuenta como un no— porque quienes nunca respondieron son exactamente a quienes va dirigido un recordatorio.
Sin respuesta≠No
Ejemplo ilustrativo: nombres y cifras inventados, no datos de clientes.
Cambio de opinión
Cuenta la última respuesta. El historial se queda.
La gente cambia de opinión, y cuanto más cerca está el evento, más. Cada respuesta anterior se conserva en la ficha, así que un cambio es información para planificar, no ruido.
- AsisteGuardada en el historial
- IndecisoGuardada en el historial
- AsisteCuenta ahora
Acompañantes
Un acompañante es una relación, no un duplicado.
El acompañante queda vinculado al invitado que lo trae: con nombre, contado, con las mismas preguntas y con su propio código de entrada cuando el evento tiene puerta.
Marta Ruiz
Preguntas que pertenecen al evento
Cada evento pregunta cosas distintas.
El tipo de evento trae las preguntas que suele necesitar; el organizador puede añadir opciones, una nota libre y todo lo que sea propio del día.
- Boda →
- Elección de menú
- Necesidades alimentarias
- Acompañantes
- Traslado
- Congreso →
- Modalidad de asistencia
- Elección de sesión
- Necesidades alimentarias
- Accesibilidad
- Evento de empresa →
- Modalidad de asistencia
- Tamaño del grupo
- Consentimiento
- Nota libre
- Evento privado →
- Acompañantes
- Accesibilidad
- Elección de menú
- Nota libre
El ciclo de la respuesta
Qué cubre la gestión de confirmaciones, y qué lo hace aquí.
La respuesta es un paso de un ciclo que empieza en la lista y termina en el informe. Cada paso enlaza con su página.
TemplateForge
Una invitación con la respuesta integrada
El botón de respuesta es un bloque de la invitación, vinculado al evento; el invitado responde desde su propio enlace, sin cuenta.
→ Una invitación con la respuesta integradaMailFlow
Una entrega que se ve
Una respuesta no puede llegar de una invitación rebotada. Cada mensaje muestra entregado, rebotado o excluido, por invitado.
→ Una entrega que se veInvitePulse
Invitados tardíos, invitados una sola vez
Los nombres añadidos tras el envío se comparan con el evento; solo se invita a los nuevos y las respuestas existentes quedan intactas.
→ Invitados tardíos, invitados una sola vezGatePass
Acompañantes con su propio código
Un cupo por invitado: ninguno, uno, varios o libre. Cada acompañante se cuenta, puede responder a las preguntas y recibe un código QR si la puerta está activa.
→ Acompañantes con su propio códigoUn sí que abre la página del invitado
El invitado que acepta recibe su página para la velada — pase, programa y avisos — desde el mismo enlace con el que respondió.
→ Un sí que abre la página del invitadoPreguntas según el tipo de evento
Menú, alergias, traslado, sesión, modalidad de asistencia: el tipo trae las preguntas que suele necesitar, más una nota libre.
→ Preguntas según el tipo de eventoConfirmaciones frente a asistencia
El informe distintivo: asiste, no asiste, indeciso y sin respuesta, cada uno medido frente a quién fue realmente escaneado.
→ Confirmaciones frente a asistenciaDespués de la velada, el mensaje adecuado
Agradecer a quienes vinieron y seguir en contacto con quienes no pudieron, a partir de las mismas respuestas, comparadas con la puerta.
→ Después de la velada, el mensaje adecuado
De la confirmación a la puerta
La confirmación es una intención. La asistencia es la realidad.
Esa noche, la misma ficha es la que escanea la puerta. Eso es lo que hace honesto el informe de asistencia: quién prometió y no vino, y quién vino sin responder, con nombre.
- Dijeron que sí338 respondieron que asisten
- EsperadosEn la lista de la puerta, con sus acompañantes
- EscaneadosLa misma ficha, registrada en la entrada
- Asistieron280 de ellos, con nombre
Para el invitado
Sin cuenta. Sin app.
- InvitaciónUn enlace personal en el correo
- NavegadorCualquier teléfono u ordenador
- RespuestaAsiste, no asiste o indeciso, y se puede cambiar hasta la fecha límite
Gestión de confirmaciones
Qué buscar en la gestión de confirmaciones.
Las preguntas que separan un formulario de respuesta de una ficha de respuesta.
- ¿Cada invitado responde desde un enlace que es suyo, sin crear una cuenta?
- ¿«Sin respuesta» se conserva como estado propio, o se cuenta en silencio como un no?
- ¿Un invitado puede cambiar su respuesta, y se conserva el historial?
- ¿Los acompañantes se cuentan, reciben las mismas preguntas y tienen su propio código de entrada?
- ¿Las preguntas pueden seguir al evento: menús y traslados en una boda, sesiones en un congreso?
- ¿La respuesta vive en la misma ficha que escanea la puerta, para comparar confirmaciones y asistencia con nombre?
- ¿Se puede exportar todo —respuestas, elecciones y asistencia— a una hoja de cálculo o un PDF?
Gestión de confirmaciones
Cómo funciona en Winglark.
- Definir las preguntas del eventoEl tipo de evento trae sus preguntas habituales; una nota libre recoge todo lo demás.
- Fijar el cupo de acompañantes por invitadoNinguno, uno, varios o libre: un invitado con cupo nombra a sus acompañantes al responder.
- Enviar la invitación con el bloque de respuestaCada invitado responde desde su propio enlace. La respuesta, los acompañantes y las elecciones quedan en la ficha del invitado.
- Ver llegar las respuestas y recordar a quien callaAsiste, no asiste, indeciso, sin respuesta; por segmento si etiqueta a los invitados; un recordatorio va a quienes no han respondido.
- Leer la diferencia cuando cierra la puertaConfirmaciones frente a asistencia real, con nombre, en las dos direcciones; exportación a CSV, Excel o PDF.
Integraciones
Cada respuesta, enviada en cuanto llega.
Un webhook rsvp.submitted le dice a tu sistema de RR. HH. o a tu CRM quién dijo que sí, cuántos vienen y cuándo alguien cambia de idea. La sincronización con HubSpot y la sincronización con Salesforce funcionan hoy.
Ver las integraciones →Preguntas
¿Qué estados de respuesta hay?
Asiste, no asiste, indeciso y sin respuesta. El último se conserva a propósito: el silencio es un dato y nunca se cuenta como un rechazo.
¿Un invitado puede cambiar su respuesta?
Sí. Cuenta la última respuesta y las anteriores quedan en la ficha, para ver quién cambió de opinión y cuándo.
¿Cómo funcionan los acompañantes?
Se fija un cupo por invitado. Cada acompañante se nombra, se cuenta, puede responder a las mismas preguntas y recibe su propio código si la puerta está activa; o el código del invitado lleva al grupo y la puerta cuenta quién llegó.
¿Puedo hacer mis propias preguntas?
Cada tipo de evento trae las preguntas que suele necesitar —menú, alergias, traslado, sesión, modalidad de asistencia— y una nota libre para lo demás.
¿Y los invitados que nunca responden?
Quedan como «sin respuesta», se les puede enviar un recordatorio antes del evento y, si aparecen igualmente, la puerta los registra entre quienes vinieron sin responder.
Que la respuesta se quede con el invitado.
Respuestas, acompañantes y elecciones en la ficha que escaneará la puerta, para que la promesa pueda contrastarse con lo que pasó esa noche.