Gestión de confirmaciones
Una confirmación es una promesa. Gestiónela como tal y mídala en la puerta.
Respuestas, acompañantes, menús y las preguntas que su evento necesita de verdad, recogidas en la misma ficha de invitado que se escanea esa noche, para que la cifra de confirmaciones y la de asistentes puedan por fin compararse con nombre.
Gestionar confirmaciones es más que contar síes y noes. Una respuesta lleva un cupo de acompañantes, un menú, una alergia, una sesión o un traslado, y cambia: quien dijo que sí enferma, quien no dijo nada aparece. Una herramienta que guarda la respuesta aparte de la lista de invitados y aparte de la puerta pierde cada uno de esos datos justo donde importan.
Winglark guarda la respuesta en la ficha del invitado. Cada invitado recibe su propio enlace de invitación; su respuesta, sus acompañantes y sus elecciones quedan en esa ficha, cuenta la última respuesta y las anteriores permanecen en el historial. El silencio se conserva como estado propio —«sin respuesta» nunca se cuenta como un no— porque quienes nunca respondieron son exactamente a quienes va dirigido un recordatorio.
Esa noche, la misma ficha es la que escanea la puerta. Eso es lo que hace honesto el informe de asistencia: quién prometió y no vino, y quién vino sin responder, con nombre.
Qué cubre la gestión de confirmaciones, y qué lo hace aquí.
La respuesta es un paso de un ciclo que empieza en la lista y termina en el informe. Cada paso enlaza con su página.
TemplateForge
Una invitación con la respuesta integradaEl botón de respuesta es un bloque de la invitación, vinculado al evento; el invitado responde desde su propio enlace, sin cuenta.MailFlow
Una entrega que se veUna respuesta no puede llegar de una invitación rebotada. Cada mensaje muestra entregado, rebotado o excluido, por invitado.InvitePulse
Invitados tardíos, invitados una sola vezLos nombres añadidos tras el envío se comparan con el evento; solo se invita a los nuevos y las respuestas existentes quedan intactas.GatePass
Acompañantes con su propio códigoUn cupo por invitado: ninguno, uno, varios o libre. Cada acompañante se cuenta, puede responder a las preguntas y recibe un código QR si la puerta está activa.- Preguntas según el tipo de eventoMenú, alergias, traslado, sesión, modalidad de asistencia: el tipo trae las preguntas que suele necesitar, más una nota libre.
- Confirmaciones frente a asistenciaEl informe distintivo: asiste, no asiste, indeciso y sin respuesta, cada uno medido frente a quién fue realmente escaneado.
Qué buscar en la gestión de confirmaciones.
Las preguntas que separan un formulario de respuesta de una ficha de respuesta.
- ¿Cada invitado responde desde un enlace que es suyo, sin crear una cuenta?
- ¿«Sin respuesta» se conserva como estado propio, o se cuenta en silencio como un no?
- ¿Un invitado puede cambiar su respuesta, y se conserva el historial?
- ¿Los acompañantes se cuentan, reciben las mismas preguntas y tienen su propio código de entrada?
- ¿Las preguntas pueden seguir al evento: menús y traslados en una boda, sesiones en un congreso?
- ¿La respuesta vive en la misma ficha que escanea la puerta, para comparar confirmaciones y asistencia con nombre?
- ¿Se puede exportar todo —respuestas, elecciones y asistencia— a una hoja de cálculo o un PDF?
Cómo funciona en Winglark.
- 01
Definir las preguntas del evento
El tipo de evento trae sus preguntas habituales; una nota libre recoge todo lo demás.
- 02
Fijar el cupo de acompañantes por invitado
Ninguno, uno, varios o libre: un invitado con cupo nombra a sus acompañantes al responder.
- 03
Enviar la invitación con el bloque de respuesta
Cada invitado responde desde su propio enlace. La respuesta, los acompañantes y las elecciones quedan en la ficha del invitado.
- 04
Ver llegar las respuestas y recordar a quien calla
Asiste, no asiste, indeciso, sin respuesta; por segmento si etiqueta a los invitados; un recordatorio va a quienes no han respondido.
- 05
Leer la diferencia cuando cierra la puerta
Confirmaciones frente a asistencia real, con nombre, en las dos direcciones; exportación a CSV, Excel o PDF.
Preguntas
¿Qué estados de respuesta hay?
Asiste, no asiste, indeciso y sin respuesta. El último se conserva a propósito: el silencio es un dato y nunca se cuenta como un rechazo.
¿Un invitado puede cambiar su respuesta?
Sí. Cuenta la última respuesta y las anteriores quedan en la ficha, para ver quién cambió de opinión y cuándo.
¿Cómo funcionan los acompañantes?
Se fija un cupo por invitado. Cada acompañante se nombra, se cuenta, puede responder a las mismas preguntas y recibe su propio código si la puerta está activa; o el código del invitado lleva al grupo y la puerta cuenta quién llegó.
¿Puedo hacer mis propias preguntas?
Cada tipo de evento trae las preguntas que suele necesitar —menú, alergias, traslado, sesión, modalidad de asistencia— y una nota libre para lo demás.
¿Y los invitados que nunca responden?
Quedan como «sin respuesta», se les puede enviar un recordatorio antes del evento y, si aparecen igualmente, la puerta los registra entre quienes vinieron sin responder.
Su primer evento es gratis.
Cincuenta invitados, invitaciones reales, respuestas reales. No hace falta tarjeta.