Para el organizador, mientras ocurre
La velada, mientras sucede.
Event Control Room es una sola pantalla para el evento en marcha: quién ha llegado frente a quién se espera, cada acceso y su equipo, a qué responde la sala, las fotos que van llegando y las pocas cosas que te necesitan ahora. Está dentro del evento, y cada cifra procede de algo que ocurrió de verdad.
- Llegadas frente a esperados
- Accesos, equipo y móviles
- Una lista de lo que te necesita
20:00
Actualizado 20:00:12
Te necesita
- El móvil de entrada «Acceso 2 — iPhone» tiene 4 registros pendientes de sincronizar
- 6 preguntas te esperan
Al momento
- Mateo Ruiz ha entrado por Entrada principal
- Una encuesta ha salido en directo
- Se han compartido 9 momentos
- Clara Weiss ha entrado por Puerta del jardín, grupo de 2
- Se ha hecho una pregunta
- Aviso: «La keynote empieza en diez minutos en la sala pr»
Puertas
- Entrada principalAbierta · 3 personas en la entrada121
- Puerta del jardínAbierta · 2 personas en la entrada48
- Acceso de prensaAbierta · 1 persona en la entrada18
Acciones rápidas
Ilustración: la velada, los nombres y las cifras son inventados.
Cinco horas, una pantalla
Desliza por la noche.
La misma pantalla a las seis y a las once: lo que cambia es lo que hace la noche. Mueve el reloj.
20:00
La sala habla
Hay una encuesta en directo, llegan preguntas, la Live Wall reproduce las primeras fotos.
20:00
Actualizado 20:00:12
Te necesita
- El móvil de entrada «Acceso 2 — iPhone» tiene 4 registros pendientes de sincronizar
- 6 preguntas te esperan
Al momento
- Mateo Ruiz ha entrado por Entrada principal
- Una encuesta ha salido en directo
- Se han compartido 9 momentos
- Clara Weiss ha entrado por Puerta del jardín, grupo de 2
- Se ha hecho una pregunta
- Aviso: «La keynote empieza en diez minutos en la sala pr»
Puertas
- Entrada principalAbierta · 3 personas en la entrada121
- Puerta del jardínAbierta · 2 personas en la entrada48
- Acceso de prensaAbierta · 1 persona en la entrada18
Acciones rápidas
Cada bloque es real
Nada en la pantalla es una estimación.
Cada bloque lee el registro que describe. Un bloque sin nada detrás — sin control de acceso en este evento, sin fotos activadas — simplemente no aparece.
- GatePassLlegadas y accesosDe los registros de entrada de GatePass: quién entró, por qué acceso, en la última hora y si cada acceso está abierto.
- Confirmaciones (RSVP)EsperadosDe las respuestas: todos los que dijeron que sí, con el tamaño de su grupo — una familia de cuatro cuenta como cuatro.
- LivePulseLa salaDe LivePulse: qué está en directo, cuántos han respondido, cuántas preguntas esperan.
- MomentFlowMomentosDe MomentFlow: las subidas, lo que espera aprobación y si el Live Wall está funcionando.
- CompanionPáginas de invitadosDe Companion: cuántos invitados han abierto la suya y qué avisos se están mostrando.
Un evento, un registro — leído, no copiado.
Te necesita
La lista corta que importa a las nueve de la noche.
Casi toda una velada no necesita a nadie. La lista dice solo lo que sí — y cada línea lleva al lugar donde se resuelve.
- En la entrada
- Un móvil de acceso con entradas pendientes de sincronizar, entradas dobles hechas sin conexión que revisar, una racha de pases rechazados.
- En la sala
- Preguntas que se acumulan en la cola esperando que alguien las apruebe.
- En las pantallas
- Momentos que esperan aprobación, y un Live Wall o una pantalla de sala que ha dejado de dar señales.
- El móvil «Puerta 2» tiene 4 registros pendientes de sincronizar
- 6 preguntas te esperan
- 12 momentos esperan aprobación
Ilustración: la velada, los nombres y las cifras son inventados.
Actuar desde la misma pantalla
Verlo y resolverlo sin salir.
Las acciones rápidas son las seis cosas que un organizador busca durante un evento: abrir la vista de acceso, iniciar una encuesta, revisar preguntas, revisar momentos, abrir la pantalla de la sala, previsualizar la página de un invitado — y publicar un aviso en una línea.
- Abrir la vista de entrada
- Iniciar una encuesta
- Revisar preguntas
- Revisar momentos
- Abrir la pantalla de la sala
- Vista previa de Companion
La mesa de aprobación, ahí mismo
Los momentos pendientes se aprueban o rechazan ahí, sin abrir la biblioteca.
Quién la ve
La llevan quienes llevan la velada.
La sala de control sigue los roles del espacio de trabajo: el equipo de acceso conserva su vista de acceso, y quienes dirigen la velada ven el cuadro completo.
- Propietarios y responsables
- Lo ven todo y lo dirigen todo, incluidos los ajustes en directo.
- Gestores de invitados
- Hacen funcionar la velada: encuestas, preguntas y avisos.
- Marketing
- Sigue la velada en curso sin cambiarla.
- Equipo de acceso
- Conserva su propia vista de acceso; la sala de control no forma parte de ella.
Al día, en silencio
Al día mientras miras, en silencio cuando apartas la vista.
La pantalla se actualiza más o menos cada quince segundos mientras su pestaña está abierta y se detiene cuando no — lo bastante al día para actuar y sin carga alguna cuando nadie mira.
- Más o menos cada 15 segundos
- Las cifras, la lista y la cronología se actualizan juntas.
- Solo mientras está abierta
- Una pestaña en segundo plano no se actualiza. Vuelve y se pone al día.
- Avisa cuando está desfasada
- Si una actualización falla, la pantalla te lo dice en lugar de mostrar cifras antiguas como nuevas.
Preguntas
¿Dónde está la sala de control?
Dentro de cada evento en la app de Winglark, en la sección En directo del evento. Es para un evento cada vez.
¿De dónde salen las cifras de llegadas?
De los registros de entrada de GatePass en el acceso, frente a los invitados que respondieron que sí con el tamaño de su grupo. Sin control de acceso en el evento, el bloque de llegadas no aparece.
¿La ve el equipo de acceso?
No. El equipo de acceso conserva su propia vista. Propietarios y responsables dirigen la sala de control, los gestores de invitados llevan encuestas, preguntas y avisos, y marketing puede verla.
¿Funciona en una tableta?
Sí. Es una página en el navegador y se reorganiza para tableta o móvil.
¿Se guardan los resultados de las encuestas en el informe?
No. El informe del evento cubre invitaciones, respuestas y llegadas; los resultados de encuestas y preguntas se ven en directo, en la sección en directo del evento.
Saber cómo va la velada mientras todavía está en marcha.
Activa la capa en directo en tu próximo evento y la sala de control se abrirá en su sección En directo.