Para equipos y agencias
La persona adecuada. El acceso adecuado. Software de eventos para equipos y agencias: un espacio de trabajo por cliente.
Roles que siguen cómo trabaja de verdad un equipo de eventos, un espacio de trabajo por cliente para quienes organizan por cuenta de otros, y un plan Agency dimensionado para hacerlo de forma continua.
Espacio de trabajo
- PropietarioTodo, incluida la facturación
- GestiónEventos, invitados, informes
- MarketingCampañas, remitentes, consentimiento
- Lista de invitadosListas de invitados e invitaciones
- Personal de puertaSolo el escáner
- Solo informesInformes y exportaciones
- Personal asociadoUn acceso concreto en un evento concreto
¿Quién ve qué?
Elija un rol. Vea exactamente qué abre.
El personal de puerta no debería ver la facturación. Un responsable de invitados no debería poder borrar el evento. No son casillas inventadas para una pantalla de ajustes — son los trabajos que la gente hace de verdad esa noche. Se lee de la propia tabla de permisos del producto —la misma que aplica el servidor—, así que esta vista no puede prometer más de lo que un rol tiene de verdad.
Propietario — Todo, incluida la facturación y eliminar la organización.
- Datos de invitadosNombres y datos de contactoCompleto
- InvitacionesCrear y enviarCompleto
- PuertaEscanear y aprobar excepcionesCompleto
- InformesCompletoCompleto
- FacturaciónCompletoCompleto
- Equipo y ajustesCompletoCompleto
- Ámbito de clientesTodos los clientesCompleto
| Elija un rol | Datos de invitados | Invitaciones | Puerta | Informes | Facturación | Equipo y ajustes | Ámbito de clientes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Completo: Escanear y aprobar excepciones | Completo: Completo | Completo: Completo | Completo: Completo | Completo: Todos los clientes |
| Gestión | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Completo: Escanear y aprobar excepciones | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Completo: Todos los clientes |
| Marketing | Limitado: Nombres, datos de contacto ocultos | Limitado: Solo lectura | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Lista de invitados | Completo: Nombres y datos de contacto | Completo: Crear y enviar | Limitado: Escanear y admitir | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Personal de puerta | Limitado: Nombres, datos de contacto ocultos | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Escanear y admitir | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Solo informes | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Completo: Completo | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Solo los clientes asignados |
| Personal asociado | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Escanear y admitir | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Sin acceso: Sin acceso | Limitado: Concedido por evento |
Un equipo, responsabilidades distintas
Roles que encajan con un equipo real.
La asistente necesita la lista, la agencia necesita a su cliente, la recepción necesita un escáner y la dirección necesita el informe. Darle todo a todo el mundo es la opción fácil, y la equivocada.
- Marketing
- Asistente de dirección
- Agencia
- Recepción
- Personal de puerta
- Dirección
Control por roles
Agencias y espacios de trabajo por cliente
Varios clientes, una agencia, ningún cable cruzado.
Díganos cuántos eventos lleva y de qué tamaño, y le diremos si Agency es la forma correcta — también cuando no lo sea.
El plan Agency
- Un espacio de trabajo por cliente, separado en el servidor
- Los límites más altos en cada línea — eventos, invitados, envíos, puertas
- La marca Winglark retirada; la suya en invitaciones y pantallas de puerta
- Una sola suscripción para todos los clientes
Agencia
- Cliente A
- Gestión
- Personal de puerta
- Cliente B
- Personal asociado
- Lista de invitados
- Cliente C
- Lector de informes
Cuatro contextos de equipo
Cuatro maneras de usarlo en equipo.
Agencias
Varios clientes, varios eventos en marcha y un equipo que cambia según el encargo. Un espacio de trabajo por cliente, su marca en todo lo que ve un invitado, y una sola suscripción por encima de todo.
- Espacio de trabajo por cliente
- Su marca de cara al invitado
- Personal asignado por cliente
- Una sola suscripción
Locales
Un calendario más que un evento. Un organizador distinto cada semana, las mismas puertas, el mismo personal, y la misma necesidad de demostrar cuánta gente pasó.
- Varios eventos en marcha
- Varias puertas
- Cuentas de puerta
- Aforo aplicado en la puerta
- Una audiencia que se mantiene entre eventos
Empresas
Lanzamientos, congresos, reuniones de distribuidores, jornadas internas. Aprobaciones, control de marca, y un informe que alguien de arriba pedirá.
- Roles de equipo
- Diseño propio
- Asistencia frente a respuestas
- Un informe que entregar
- Programa y networking
Instituciones culturales
Inauguraciones privadas, pases de prensa, invitaciones a coleccionistas. Quién vino importa más que cuántos, y el registro alimenta después la relación.
- Segmentos de invitados
- Listas de prensa
- Asistencia por segmento
- Exportación CSV y Excel
Fronteras entre clientes
Los datos de un cliente no deberían filtrarse a otro espacio de trabajo.
Cada consulta se comprueba en el servidor contra el espacio de trabajo y el cliente al que pertenece. Quien no dirige el espacio de trabajo solo ve los clientes que tiene asignados, y una ficha de otro cliente se comporta como si no existiera.
Cómo funciona la separación →Aprobación del cliente
Tu cliente aprueba el plan de mesas desde un enlace.
Las agencias envían un enlace de revisión desde SeatMap; el cliente aprueba el plan o pide cambios.
Ver SeatMap →Gafetes
Los gafetes de cada cliente, con los colores de ese cliente.
Con BadgeDesk, quien gestiona a los invitados diseña el gafete una vez con el logo del cliente, el personal de puerta imprime cada uno tras el escaneo y un quiosco con tableta permite que los invitados se registren solos; cada gafete queda registrado en el evento.
Ver BadgeDesk →La noche del evento
Las operaciones en directo siguen los mismos roles.
En Event Control Room, propietarios y responsables dirigen la velada, los gestores de invitados llevan encuestas, preguntas y avisos, marketing observa y el equipo de acceso conserva su propia vista — los roles que tu espacio de trabajo ya tiene.
Integraciones
Una clave por sistema, no una contraseña compartida.
Cada espacio de trabajo crea sus propias claves de API con solo los permisos que necesita un sistema, las revoca cuando quiere y ve cada envío de webhook en un registro.
Ver las integraciones →Preguntas
¿Qué roles existen?
Siete: propietario de la organización, gestor, marketing, responsable de invitados, personal de puerta, lector de informes y personal asociado, cada uno con el acceso que su trabajo necesita y nada más. El personal de puerta ve el escáner y nada más.
¿Se puede dar un rol solo para un evento?
Sí. Un rol se asigna para un evento o para toda la organización, y el personal de puerta puede recibir un acceso limitado y con caducidad para un dispositivo.
¿Cómo mantiene una agencia separados a sus clientes?
El plan Agency da un espacio de trabajo por cliente, con los datos separados en el servidor. El personal asociado solo ve el evento y el acceso que se le asignan.
¿Cada acción queda atribuida a una persona?
Sí. Cada acción con privilegios se registra con el nombre de quien la hizo, incluida cada entrada en la puerta.
¿Pueden patrocinadores y expositores atender su stand sin ver nuestro evento?
Sí. Cada stand tiene su propia consola para su responsable y su personal. Solo ven a los visitantes de su propio patrocinador y los contactos que los invitados aceptaron compartir con él — nunca su lista de invitados, otros stands ni sus ajustes.
Trabajar juntos sin dárselo todo a todos.
Roles para quienes llevan el evento y un espacio de trabajo por cliente para las agencias que los organizan por cuenta de otros.