Programa, agenda y escaleta: tres documentos, una sola fuente
Estas palabras se usan como sinónimos, pero se dirigen a lectores distintos. El programa o la agenda del evento es para los invitados: sesiones, horarios, salas, ponentes y descripciones breves. La escaleta (o guion técnico) es para el equipo: entradas, quién sube al escenario y cuándo, qué diapositiva está en pantalla, cuándo se cierran las puertas, cuándo recoge el catering. El calendario de ponentes es para quienes hablan: su franja, su sala, su prueba técnica y quién los presenta.
Mantén los tres con los mismos horarios y los mismos nombres de sala. El fallo más común en el cronograma de un evento no es un mal plan, sino dos versiones de uno bueno: la agenda de los invitados dice sala B a las 14:00, la escaleta dice sala B a las 14:15, y ambas fueron correctas en días distintos. Decide qué documento es la fuente y haz que los demás salgan de él.
Empieza por la forma del día, no por las ponencias
Antes de colocar una sola ponencia, dibuja el marco: cuándo llegan los invitados, cuándo se abren las puertas, los puntos fijos que no se mueven (una conferencia inaugural, la comida, un cóctel de clausura) y cuándo quiere el recinto recuperar sus salas. Después cuenta las salas que tienes de verdad y las horas en que cada una se puede usar. Ese marco te dice cuántas sesiones caben, que suelen ser menos que las personas que quieren hablar.
Pon la sesión más importante donde la atención es máxima y ya ha llegado todo el mundo, casi nunca en la primera franja, porque parte de los invitados sigue en la acreditación. Las sesiones que necesitan una sala llena van después de una pausa, no justo antes de comer, cuando la gente se desliza hacia la comida.
Horarios y márgenes que aguantan un día real
Todo cronograma es optimista. Los ponentes se alargan, la sesión anterior termina tarde, el paseo entre salas es más largo de lo que parece en el plano y una pausa para el café con cuatrocientas personas y dos puntos de servicio dura más de quince minutos. Incluye el margen en lugar de esperar que aparezca.
- Deja entre cinco y diez minutos entre sesiones en salas distintas, más si están en plantas diferentes.
- Da a la conferencia principal una hora de fin firme y díselo al ponente; un moderador con reloj sale más barato que una tarde con retraso.
- Calcula las pausas por la cola, no por el café: una pausa termina cuando se ha servido a la última persona.
- Reserva al final del día una franja libre que pueda absorber un retraso o un ponente que no llegó.
- Acuerda con el recinto cuándo debe quedar vacía cada sala y termina allí la última sesión con margen.
Salas, ponentes y la ficha de cada sesión
Cada sesión necesita los mismos pocos campos, rellenados de la misma manera: título, inicio y fin, sala, ponentes, una descripción de dos líneas y, en eventos grandes, un itinerario o temática para que cada invitado encuentre lo suyo. Mantén títulos lo bastante cortos para leerse en un móvil; un título que necesita subtítulo para entenderse necesita un título mejor.
Dale a cada sala un nombre que los invitados encuentren: el del cartel de la puerta, no el código interno del recinto. Si el edificio tiene dos salas con nombres parecidos, cambia el de una para ese día. Y recoge una sola vez los datos de los ponentes (nombre, cargo, organización, foto y una biografía breve) con tiempo suficiente para que los cambios no lleguen la noche antes de imprimir.
Publicar la agenda para los invitados
Un programa solo sirve si el invitado puede abrirlo cuando lo necesita, que casi siempre es en el móvil, en un pasillo y con poca cobertura. Un enlace que abre una página es mejor que un adjunto: se puede corregir después de enviarlo, se adapta a una pantalla pequeña y no hay que volver a buscarlo en la bandeja de entrada. Envía el enlace con la invitación o con la confirmación de asistencia, y otra vez con el último recordatorio antes del día.
Publica el programa cuando sea lo bastante estable para ser útil y señala lo que aún puede cambiar. Los invitados perdonan un «ponente por confirmar»; no perdonan una sesión que cambió de sala sin avisar. Si imprimes algo, imprime el marco del día y los nombres de las salas, y remite a la versión en línea para los detalles.
Agendas personales y salas llenas
En un evento con sesiones paralelas, cada invitado asiste en realidad a un evento distinto. Dejar que guarde en su propio día las sesiones a las que piensa ir convierte un programa largo en una agenda personal corta, y te avisa pronto de qué salas se quedarán pequeñas. Una sesión que ha guardado la mitad de los invitados no debería estar en la sala más pequeña.
Cuando una sala se llena, la peor respuesta es una puerta cerrada y nada más. Ten un plan antes del día: una sesión parecida a la que enviar al invitado, una sala de desborde con la retransmisión o una repetición más tarde. Díselo al invitado en la puerta y en su móvil, no solo en un cartel que verá después de haber hecho el camino.
Cambios el mismo día del evento
Algo va a cambiar. Un ponente se pone enfermo, falla el proyector de una sala, una sesión se mueve para dejar sitio a otra que se alargó. La regla es siempre la misma: primero cambia la fuente y después avisa a quienes les afecta. El invitado que había guardado la sesión movida necesita saberlo; el que sigue otro itinerario, no.
Da a una sola persona del equipo la autoridad para cambiar el programa ese día, y asegúrate de que ponentes, responsables de sala y el punto de información ven la misma versión. Los avisos desde el escenario son para los cambios que afectan a todos; el resto debe estar en el propio programa.
Lista de comprobación del programa
Antes de publicar el programa del evento, comprueba que cada línea es cierta.
- Una sola fuente para horarios y nombres de sala; agenda de invitados, escaleta y calendario de ponentes salen de ella.
- El marco del día fijado: llegada, apertura de puertas, puntos fijos, devolución de salas.
- Márgenes entre sesiones y pausas lo bastante largas para la cola.
- Cada sesión con título, horario, sala, ponentes y una descripción breve.
- Nombres de sala que coinciden con los carteles de las puertas.
- Un enlace que el invitado abre en el móvil, enviado con la confirmación y el último recordatorio.
- Un plan para las salas llenas y una persona que pueda cambiar el programa ese día.