Qué necesitan de verdad los patrocinadores
Pregunte a sus patrocinadores, antes del evento, cómo es para ellos un buen resultado. Para unos es el número de conversaciones; para otros, unos pocos contactos cualificados de un sector concreto, inscripciones a una prueba de producto o asistencia a una sesión patrocinada. El sistema de captación debe seguir esa respuesta, no al revés.
Deje por escrito qué recibirá el patrocinador después: los leads de su stand, las cifras de su sesión, la afluencia del pabellón. Las promesas vagas de la negociación son las que acaban en discusiones al presentar el informe.
¿Escaneo de acreditaciones o consentimiento?
El método clásico en un stand es escanear la acreditación: el equipo escanea el pase de cada visitante y recibe sus datos. Es rápido, pero a menudo entrega datos de contacto sin que el visitante entienda a qué ha dicho que sí. Quien acerca su acreditación para recoger una muestra no ha aceptado necesariamente una secuencia de correos comerciales.
La captación basada en el consentimiento invierte el sentido. El visitante decide compartir sus datos con ese patrocinador, ve qué se comparte y para qué, y lo confirma en su propio dispositivo. El stand recibe menos nombres, pero cada uno es de alguien que eligió ser contactado. Para la mayoría de los patrocinadores es la lista más valiosa, y mucho más fácil de justificar si alguien pregunta cómo se obtuvo.
RGPD y consentimiento: contexto, no asesoramiento legal
En la Unión Europea, el RGPD regula cómo se recogen y se ceden los datos personales; en España se complementa con la LOPDGDD, y otros países tienen normas comparables. A grandes rasgos, el visitante debe saber quién recibirá sus datos y con qué fin, los datos no deben cederse a terceros como los patrocinadores sin una base jurídica válida, y el visitante debe poder retirar su decisión. Un consentimiento dado de forma activa y registrado es la base más clara para pasar los datos de un visitante a un patrocinador.
Esta sección es información general, no asesoramiento legal. Las reglas dependen del país, del tipo de evento y de sus contratos con los patrocinadores; consulte su caso con quien le asesore en protección de datos y deje fijado en el contrato, antes del evento, cómo usará el patrocinador los datos.
Qué debe contener un buen lead
Un lead no es solo un nombre. La versión útil le dice al equipo del stand quién es la persona, cómo contactarla, de qué se habló y a qué dio su consentimiento. Mantenga el formulario lo bastante corto como para rellenarlo de pie, delante del stand.
- Nombre, empresa y cargo, tal como el visitante quiera darlos.
- El canal de contacto que prefiere: correo, teléfono o ambos.
- Una o dos preguntas de cualificación acordadas antes con el patrocinador, como el área de interés o el plazo.
- Una nota del equipo del stand sobre la conversación.
- El propio consentimiento: a qué, para qué patrocinador y cuándo.
Cómo montar la captación en el stand
Ponga fácil compartir desde el lado del visitante. Un código QR en cada stand que abra una página breve en el propio móvil del visitante — con el nombre del patrocinador, lo que se compartirá y un botón de confirmación claro — funciona sin aplicación y sin que el equipo tenga que coger el teléfono del visitante. Rellene de antemano, con su permiso, lo que el evento ya sabe, para que no tenga que escribir sus datos en cada stand.
Prepare a los equipos de los stands antes de abrir puertas. Deben explicar en una frase qué comparte el visitante, no presionar nunca y añadir su nota justo después de la conversación, mientras la recuerdan.
- Un código por patrocinador, bien identificado con su nombre.
- Una página breve en el móvil del visitante: qué, con quién y para qué.
- Una confirmación explícita; ninguna casilla marcada de antemano.
- Un campo de nota para el equipo del stand, rellenado en el momento.
- Una forma de que el visitante cambie de opinión más adelante.
Qué debe ver el organizador
El organizador necesita totales, no la lista de contactos del patrocinador. Cuántos visitantes compartieron sus datos con cada patrocinador, a qué horas estuvieron más llenos los stands, cómo se comparan los leads con las visitas y con la asistencia a las sesiones: esas son las cifras del informe para patrocinadores y del plano del año próximo.
Que los leads de un patrocinador solo los vea su propio equipo, mientras el organizador ve los totales, protege a los visitantes y evita la impresión de que el organizador recoge datos por cuenta del patrocinador. También facilita la conversación con el siguiente patrocinador, que comprueba que sus leads serán suyos.
Después del evento: entrega y seguimiento
Envíe a cada patrocinador sus leads poco después del evento, con el registro del consentimiento y los totales acordados. El seguimiento del patrocinador debería llegar en pocos días y ajustarse a lo que el visitante aceptó: si pidió una ficha de producto, se le envía la ficha, no una suscripción al boletín.
Conserve los registros de consentimiento mientras se usen los leads y acuerde con los patrocinadores durante cuánto tiempo guardarán los datos. Cuando un visitante pida que se borren sus datos, la solicitud debe llegar al patrocinador además de al organizador.
Captar leads sin escaneos silenciosos
En Winglark, SponsorFlow sigue este modelo: los visitantes comparten sus datos con un patrocinador desde su propio teléfono y el consentimiento queda registrado. El equipo del stand ve sus leads y el organizador ve los totales, que pasan al informe del evento junto a la asistencia.