Ocho semanas antes: para qué es el evento
Escribe en una o dos frases qué debe conseguir el evento y para quién. «Agradecer a nuestros cien mejores clientes y presentar al nuevo equipo» es un objetivo; «una noche agradable» no lo es. El objetivo decide a quién se invita, lo formal que es la invitación, qué pasa en la sala y qué debe mostrar el informe final.
En esta misma fase, fija aquello de lo que depende todo lo demás: la fecha, un número realista de invitados, el presupuesto y quién es el responsable del evento. Un responsable con nombre vale más que un comité; es quien decide cuando chocan dos buenas opciones.
- Objetivo y público por escrito.
- Fecha, número de invitados previsto, horquilla de presupuesto.
- Un responsable y quién más está en el equipo y con qué tarea.
- Qué preguntas debe responder el informe posterior.
De siete a seis semanas: lugar, proveedores y lista de invitados
Reserva el lugar según el número de invitados, no al revés, y haz ahora las preguntas que dan problemas después: cuántas entradas hay, dónde falla la cobertura, cuándo puedes montar, cuándo debes salir, cuál es el mínimo del catering. Confirma los proveedores que no podrías sustituir a última hora: catering, sonido y pantallas, fotografía.
Empieza ya la lista de invitados, mientras hay tiempo para limpiarla. Reúne todas las fuentes en una sola lista de trabajo, indica de dónde sale cada fila, localiza duplicados y direcciones erróneas y define los grupos que importarán en la puerta y en el informe: VIP, prensa, socios, equipo, familia. Una lista que se limpia la semana del envío es una lista que limpian las invitaciones devueltas.
De cinco a cuatro semanas: la invitación
Diseña y redacta la invitación cuando los datos estén cerrados: fecha, hora de inicio, dirección del lugar, código de vestimenta si lo hay y fecha límite de confirmación de asistencia. Cada dato de la invitación debe salir de un único sitio, para que una hora de inicio cambiada no sobreviva en un borrador antiguo. Decide qué vas a preguntar en la respuesta (asistencia, acompañante, menú, alergias, sesiones) y hazlo breve.
Envía desde un remitente que los invitados reconozcan, prueba la invitación en un móvil antes de que nadie más la vea y manda antes un save the date si el evento queda lejos o los invitados tienen que viajar.
- Datos cerrados: fecha, hora, dirección, vestimenta, fecha límite de respuesta.
- Preguntas de la respuesta elegidas; nada que no vayas a usar.
- Invitación probada en el móvil y en dos clientes de correo.
- Un enlace de respuesta personal por invitado en lugar de un formulario común.
De cuatro a dos semanas: confirmaciones y recordatorios
Sigue las respuestas a medida que llegan y actúa según lo que digan. Una invitación devuelta necesita hoy un segundo canal, no el día antes del evento. Quienes no han contestado reciben un recordatorio amable al cabo de una semana más o menos: solo ellos, nunca otra vez toda la lista. Acompañantes, menús y necesidades de accesibilidad llegan a quien los necesita mientras hay tiempo de reaccionar: el catering, el lugar, el plano de mesas.
En este periodo aparecen las incorporaciones tardías. Compara cada nombre nuevo con las personas ya invitadas antes de enviar nada, para que nadie reciba dos invitaciones.
La última semana: el acceso y el programa
Cierra las confirmaciones en la fecha límite y da al catering la cifra definitiva con el margen acordado. Publica el programa y envía un último recordatorio con la dirección, la hora, cómo se entra y el código de acceso personal del invitado.
Prepara el acceso con la misma seriedad que el escenario. Decide cuántas entradas habrá, quién estará en cada una, con qué dispositivos se escanea y qué pasa cuando alguien no está en la lista. Haz un ensayo en el lugar con los móviles o escáneres reales, también en el punto donde se pierde la cobertura. Explica los roles al equipo: quién puede añadir un invitado, quién atiende a los VIP, quién llama al responsable.
- Cifra definitiva al catering; plano de mesas si lo hay.
- Último recordatorio: hora, dirección, entrada, código personal.
- Plan de acceso: entradas, personal, dispositivos, criterio para quien no está en la lista.
- Ensayo en el lugar, sin conexión incluido.
- Roles y un teléfono para las decisiones de esa noche.
El día del evento: dirige el evento, no la hoja de cálculo
Abre puntual, con la lista cargada en cada dispositivo de control. Deja a una persona sin puesto fijo para las excepciones: un invitado que no está en la lista, un nombre escrito de otra forma, un acompañante que llega solo. Registra a quienes llegan sin invitación y los cambios en el momento, no en una libreta que alguien pasará a limpio después; el informe solo es tan honesto como la puerta.
Durante el evento, informa a los invitados por un único canal que puedan abrir en el móvil: el programa, los cambios de sala, las encuestas o preguntas si las hay. Alguien del equipo debe estar pendiente de las llegadas y de la sala, no solo del escenario.
El día después: seguimiento e informe
Envía un agradecimiento en uno o dos días, mientras la noche sigue fresca, y un mensaje distinto a quienes estaban invitados y no pudieron venir. Si quieres opiniones, pídelas en el mismo mensaje y limítate a una o dos preguntas.
Después redacta el informe que pedía el objetivo: invitados, respuestas, confirmados, asistentes, llegadas sin invitación, ausencias, por grupo, y una nota sincera sobre lo que funcionó y lo que no. Guarda la lista de invitados limpia con la asistencia; es el mejor punto de partida para el próximo evento.
- Agradecimiento a los asistentes; otro mensaje para quienes faltaron.
- Una o dos preguntas de valoración, no más.
- Informe de asistencia por grupo, comparado con las confirmaciones.
- Lecciones escritas mientras están frescas.
- La lista limpia guardada para la próxima vez.