Ce qu’est un save the date, et ce qu’il n’est pas
Un save the date — on dit parfois « réservez la date » — annonce une date et, le plus souvent, un lieu. Ce n’est pas l’invitation : ni programme complet, ni code vestimentaire, et en général aucune demande de réponse. Sa valeur tient à son avance : il arrive bien avant que les détails soient fixés, c’est-à-dire précisément quand les invités font les projets qui entreraient sinon en collision avec les vôtres.
Cette avance est aussi son seul risque. Une fois le save the date parti, la date et la ville sont de fait arrêtées, et la liste aussi. Ne l’envoyez que lorsque le lieu est réservé ou sur le point de l’être, et seulement à des personnes qui recevront à coup sûr l’invitation.
Quand envoyer un save the date, selon l’événement
Le bon moment dépend de ce que vos invités doivent organiser. Plus l’événement leur demande de voyage, de congés ou de garde d’enfants, plus le save the date doit partir tôt. Voici les délais avec lesquels les organisateurs travaillent habituellement :
- Mariage à l’étranger ou nécessitant un vol : huit à douze mois avant.
- Mariage en France, près de chez les invités : quatre à huit mois avant ; six est courant.
- Congrès ou événement d’entreprise sur plusieurs jours : trois à six mois avant, plus tôt si intervenants et participants voyagent.
- Gala, remise de prix ou soirée annuelle d’entreprise : deux à trois mois avant, avant les autres invitations de la saison.
- Anniversaire marquant, anniversaire de mariage ou retrouvailles : six à dix semaines avant ; davantage si la famille se déplace.
- Événements de fin d’année : avant le début de la saison, car décembre se remplit le premier.
Que mettre sur un save the date
Moins que vous ne le pensez. L’invité doit pouvoir le lire en cinq secondes et agir en une : noter la date. Tout ce qui pourrait encore changer reste à l’écart, car corriger un save the date coûte plus de confiance qu’il n’en a gagné.
- Qui invite — les prénoms des mariés, l’entreprise, la famille.
- Les mots « save the date », ou « Réservez la date ».
- La date, avec le jour de la semaine.
- La ville, et le lieu s’il est confirmé.
- « Faire-part à suivre », pour que personne n’attende un formulaire de réponse qui ne vient pas.
- Éventuellement, une page pour le transport et l’hébergement si les invités doivent réserver tôt.
- Exactement qui est concerné, tel que c’est adressé — une personne, un couple, une famille.
Qui le reçoit : uniquement ceux que vous inviterez
Il n’existe aucune manière élégante de reprendre un save the date. Si un invité en reçoit un, puis pas d’invitation, il le remarquera, et tous ceux à qui il en parle aussi. Constituez la liste avant de concevoir quoi que ce soit, confrontez-la à la capacité du lieu et au budget, et n’envoyez le save the date qu’aux personnes dont la place est certaine. En cas de doute, attendez et incluez-les au moment du faire-part.
Adressez-le comme le sera l’invitation. Si le save the date part pour « Claire et Julien », l’invitation ne doit pas arriver plus tard pour Claire seule ; si les enfants sont les bienvenus, nommez-les dès maintenant plutôt que de surprendre quelqu’un ensuite.
Save the date par e-mail ou imprimé
Un carton imprimé a un air de fête et convient aux mariages formels et aux invités qui gardent le papier sur le frigo. Il est aussi lent, coûte un timbre et ne dit rien de son arrivée. Un save the date par e-mail arrive le jour même, se renvoie gratuitement à une adresse corrigée et vous montre qui l’a reçu — ce qui est précieux, car le save the date est le premier test de votre liste d’adresses.
Beaucoup font les deux : un e-mail pour tous, un carton pour les quelques invités qui regretteraient le papier. Quel que soit votre choix, gardez une allure cohérente avec le faire-part qui suivra — mêmes couleurs, même typographie, mêmes prénoms dans le même ordre — pour que l’invitation se lise comme la seconde moitié du même message.
Du save the date au faire-part
Considérez le save the date comme le premier envoi et l’invitation comme le second, depuis le même expéditeur et vers la même liste. Les semaines intermédiaires sont du temps de travail. Lisez la trace de livraison : chaque adresse qui a rebondi est un invité qui ne connaît pas la date, et c’est maintenant qu’il faut trouver la bonne adresse, pas la semaine de la date limite de réponse. Notez les questions que les invités renvoient — transport, enfants, accessibilité — : elles vous disent à quoi l’invitation et son formulaire devront répondre.
Envoyez le faire-part quand les détails sont arrêtés : pour un mariage, généralement deux à quatre mois après le save the date ; pour la plupart des autres événements, six à huit semaines avant. Si les invités ont dû réserver un voyage, mettez les informations pratiques dans l’invitation plutôt que dans un second message séparé.
Si la date doit changer
Cela arrive : un lieu ferme, un intervenant clé se désiste, une situation familiale déplace tout. Prévenez ceux qui ont reçu le save the date dès que la nouvelle date est certaine, par un message qui commence par la nouvelle date et dit clairement qu’elle remplace l’ancienne. Envoyez-le à eux seuls, depuis le même expéditeur, et notez qui a reçu quelle version. N’attendez pas le faire-part pour corriger : d’ici là, certains auront réservé autour de l’ancienne date.