Programme, agenda, conducteur : trois documents, une seule source
Ces mots sont souvent employés l’un pour l’autre, mais ils ne s’adressent pas aux mêmes lecteurs. Le programme ou l’agenda est pour les invités : sessions, horaires, salles, intervenants, courtes descriptions. Le conducteur (ou déroulé technique) est pour l’équipe : les tops, qui monte sur scène à quel moment, quelle diapositive est affichée, quand les portes ferment, quand le traiteur débarrasse. Le planning des intervenants est pour ceux qui parlent : leur créneau, leur salle, leur test technique et la personne qui les présente.
Gardez les trois sur les mêmes horaires et les mêmes noms de salles. L’erreur la plus fréquente dans un déroulé d’événement n’est pas un mauvais plan, mais deux versions d’un bon : l’agenda des invités annonce la salle B à 14 h, le conducteur la salle B à 14 h 15, et les deux étaient justes à des jours différents. Décidez quel document fait foi, et tirez les autres de celui-là.
Partir de la forme de la journée, pas des interventions
Avant de placer la moindre intervention, tracez le cadre : l’arrivée des invités, l’ouverture des portes, les points fixes qui ne bougeront pas (une plénière, le déjeuner, un cocktail de clôture) et l’heure à laquelle le lieu veut récupérer ses salles. Comptez ensuite les salles dont vous disposez vraiment et les heures pendant lesquelles chacune est utilisable. Ce cadre vous dit combien de sessions tiennent, ce qui est généralement moins que le nombre de personnes qui veulent parler.
Placez la session la plus importante là où l’attention est maximale et où tout le monde est arrivé, rarement le premier créneau, parce qu’une partie des invités est encore à l’accueil. Placez les sessions qui demandent une salle pleine après une pause, pas juste avant le déjeuner, quand les gens glissent vers le buffet.
Des horaires et des marges qui tiennent une vraie journée
Tout planning est optimiste. Les intervenants débordent, la session précédente finit tard, le trajet entre deux salles est plus long qu’il n’y paraît sur le plan, et une pause café avec quatre cents personnes et deux points de service dure plus de quinze minutes. Prévoyez la marge au lieu de l’espérer.
- Laissez cinq à dix minutes entre deux sessions dans des salles différentes, davantage si elles sont à des étages différents.
- Donnez à la plénière une heure de fin ferme et dites-le à l’intervenant ; un modérateur avec un chronomètre coûte moins cher qu’un après-midi en retard.
- Calibrez les pauses sur la file d’attente, pas sur le café : une pause se termine quand la dernière personne a été servie.
- Gardez en fin de journée un créneau libre capable d’absorber un débordement ou un intervenant absent.
- Convenez avec le lieu de l’heure à laquelle chaque salle doit être vide, et terminez-y la dernière session avec de la marge.
Salles, intervenants et fiche de chaque session
Chaque session a besoin des mêmes quelques champs, remplis de la même façon : titre, début et fin, salle, intervenants, description de deux lignes et, pour les grands événements, un parcours ou une thématique pour que chacun trouve ce qui le concerne. Gardez des titres assez courts pour un téléphone ; un titre qui a besoin d’un sous-titre pour être compris a besoin d’un meilleur titre.
Donnez à chaque salle un nom que les invités trouvent : celui de la signalétique sur la porte, pas le code interne du lieu. Si le bâtiment a deux salles aux noms proches, rebaptisez-en une pour la journée. Et recueillez une seule fois les informations des intervenants (nom, fonction, organisation, photo, courte biographie), assez tôt pour que les changements n’arrivent pas la veille de l’impression.
Diffuser le programme aux invités
Un programme n’est utile que si l’invité peut l’ouvrir au moment où il en a besoin, c’est-à-dire le plus souvent sur un téléphone, dans un couloir, avec un réseau faible. Un lien qui ouvre une page vaut mieux qu’une pièce jointe : on peut le corriger après l’envoi, il s’adapte à un petit écran et il n’a pas besoin d’être retrouvé dans une boîte de réception. Envoyez le lien avec l’invitation ou la confirmation, puis de nouveau avec le dernier rappel avant le jour J.
Publiez le programme quand il est assez stable pour servir, et signalez ce qui peut encore changer. Les invités pardonnent « intervenant à confirmer » ; ils ne pardonnent pas une session qui a changé de salle sans prévenir. Si vous imprimez quelque chose, imprimez le cadre de la journée et les noms des salles, et renvoyez à la version en ligne pour le détail.
Agenda personnel et salles complètes
Dans un événement à sessions parallèles, chaque invité assiste en réalité à un événement différent. Le laisser ajouter à sa propre journée les sessions qu’il compte suivre transforme un long programme en un agenda personnel court, et vous donne très tôt une idée des salles qui seront trop petites. Une session que la moitié des invités a retenue ne doit pas être dans la plus petite salle.
Quand une salle est pleine, la pire réponse est une porte fermée et rien d’autre. Ayez un plan avant le jour J : une session proche vers laquelle orienter l’invité, une salle de débordement avec la retransmission, ou une rediffusion plus tard. Dites-le à l’invité à la porte et sur son téléphone, pas seulement sur un panneau qu’il découvrira une fois le trajet fait.
Les changements le jour J
Quelque chose changera. Un intervenant tombe malade, le vidéoprojecteur d’une salle lâche, une session est décalée pour faire de la place à une autre qui a débordé. La règle est toujours la même : modifier d’abord la source, puis prévenir les personnes concernées. L’invité qui avait retenu la session déplacée doit être averti ; celui qui suit un autre parcours, non.
Confiez à une seule personne de l’équipe le pouvoir de modifier le programme le jour même, et assurez-vous que les intervenants, les responsables de salle et l’accueil voient tous la même version. Les annonces depuis la scène servent aux changements qui touchent tout le monde ; le reste a sa place dans le programme lui-même.
Check-list du programme d’événement
Avant de publier le programme, vérifiez que chaque ligne ci-dessous est vraie.
- Une seule source pour les horaires et les noms de salles ; agenda des invités, conducteur et planning des intervenants en découlent.
- Le cadre de la journée est fixé : arrivée, ouverture des portes, points fixes, restitution des salles.
- Des marges entre les sessions et des pauses assez longues pour la file.
- Chaque session avec titre, horaire, salle, intervenants et courte description.
- Des noms de salles identiques à la signalétique.
- Un lien que l’invité ouvre sur son téléphone, envoyé avec la confirmation et le dernier rappel.
- Un plan pour les salles complètes et une personne habilitée à changer le programme le jour J.