Gestion des invités
Un invité. Une fiche. Tout l’événement. La gestion des invités, c’est tout l’événement vu à travers ses invités.
Winglark garde reliés l’identité de l’invité, l’invitation, la réponse, l’accès et la présence, du début à la fin de l’événement.
- Importéemarta.ruiz@press.example
- NettoyéeDoublon exact mis de côté
- InvitéeLivrée · ouverte
- RéponseVient · végétarien
- AccèsQR code émis
- Arrivée20:14 · Entrée principale
- RapportPrésente
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
Une personne, une fiche
Un invité ne devrait pas devenir une nouvelle fiche chaque fois que l’outil change.
La personne qui arrive dans un tableur est celle qu’on invite, celle qui répond, celle qu’on scanne à l’entrée et celle qui figure dans le rapport. Winglark la garde sur une seule fiche, du premier import au dernier scan, pour que chaque étape s’appuie sur ce que les précédentes ont appris.
La liste avec laquelle vous commencez, l’invitation que vous envoyez, les réponses que vous recueillez, la porte que vous tenez et le rapport que vous remettez — une fiche par invité, du premier tableur au dernier scan.
Un logiciel de gestion des invités — souvent cherché comme logiciel d’invitations — tient une seule fiche par invité sur toute la vie d’un événement. Le nom qui arrive dans un tableur est celui de l’invitation, celui qui répond, celui qui est scanné à l’entrée et celui du rapport de présence. Quand ce sont cinq outils séparés, la même personne existe cinq fois et personne ne peut dire combien de gens sont réellement venus.
Winglark est construit autour de cette fiche unique. Ce n’est ni une billetterie, ni un outil de réservation de lieux, ni un planificateur de budget : c’est le côté invités d’un événement — en particulier des événements sur invitation, où il y a une liste avant toute autre chose, et où l’entrée doit reconnaître une personne plutôt que lui vendre quelque chose.
Ci-dessous : ce que couvre la gestion des invités, quelle partie de Winglark fait quelle partie du travail, et ce qu’il faut chercher dans tout outil qui prétend s’en charger — celui-ci compris.
Ce qui casse quand les outils sont séparés
Une personne ne devrait pas devenir six fiches différentes.
- TableurMarta Ruiz
- Outil d’e-mailingM. Ruiz
- Formulaire de réponseMarta R.
- MessagerieMARTA RUIZ
- Scanner QRmarta.ruiz@press.example
- RapportMarta Ruiz +1
Une personne. Six versions.
La fiche invité unique
La fiche invité s’enrichit. Elle n’est jamais remplacée.
Chaque étape ajoute à la même fiche ce qu’elle apprend — et chaque champ ci-dessous est un champ que le produit conserve vraiment.
- Tableur→
- ListGuard→
- TemplateForge→
- MailFlow→
- Réponse→
- GatePass→
- Rapport
- Nom
- Marta Ruiz Liste et nettoyage
- marta.ruiz@press.example Liste et nettoyage
- Catégorie
- Presse · VIP Liste et nettoyage
- Langue
- Espagnol Liste et nettoyage
- Quota d’accompagnants
- 1 Liste et nettoyage
- Invitation
- Préparée à partir de la version 2 Invitation
- Livraison
- Livrée · ouverte Livraison et réponse
- Réponse
- Vient Livraison et réponse
- Accompagnant
- Jonas Weber Livraison et réponse
- Repas
- Végétarien Livraison et réponse
- Historique des réponses
- Indécise → Vient Mises à jour
- QR code
- Émis Entrée et check-in
- Check-in
- Admise · Entrée principale · 20:14 Entrée et check-in
- Rapport
- Présente, avec son accompagnant Rapport
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
La chaîne des opérations invités
Ce que couvre la gestion des invités, et ce qui s’en charge ici.
Neuf parties du côté invités, une fiche invité. Chacune renvoie à sa propre page, écrite uniquement à partir de ce que le produit fait vraiment.
AudiencePass
Une audience qui revient
Visiteurs du lieu → votre propre audience
Un QR code permanent dans votre lieu : les visiteurs s’inscrivent avec leur consentement, et la prochaine invitation les atteint en une étape.
Ouvrir la page →ListGuard
La liste d’invités, importée et nettoyée
Données brutes → fiche invité propre
Collez-la ou déposez-la telle quelle. Doublons, adresses invalides et colonnes mélangées sont repérés avant qu’une seule invitation ne parte.
Ouvrir la page →TemplateForge
L’invitation, conçue à partir de l’événement
Données de l’événement → invitation
Des blocs liés à l’événement — date, lieu, programme, bouton de réponse — pour qu’une invitation ne puisse pas afficher une date que l’événement n’a plus.
Ouvrir la page →MailFlow
L’envoi, avec la trace de livraison
Invitation → état de livraison
Des invitations depuis votre expéditeur et votre domaine, chaque message suivi de la file à la livraison, au rejet ou à la mise en attente.
Ouvrir la page →InvitePulse
Les invités ajoutés après l’envoi
Invités tardifs → ajouts sans risque
Les noms tardifs sont comparés à l’événement : seuls les vraiment nouveaux sont invités, et personne ne reçoit deux fois le message.
Ouvrir la page →GatePass
L’entrée, sur n’importe quel téléphone
Identité de l’invité → arrivée
Un QR code par invité, des rôles pour l’équipe, plusieurs entrées à la fois, arrivées sans invitation et retours, et un check-in qui continue sans réseau.
Ouvrir la page →Companion
La soirée sur le téléphone de chaque invité
Invité admis → sa soirée sur le téléphone
Pass, programme, plan et annonces en direct sur sa propre page, sans application à installer.
Ouvrir la page →Le rapport de ce qui s’est passé
Présence → preuve
Qui était invité, qui a répondu, qui est venu — nominativement — et l’écart entre la promesse et la porte.
Ouvrir la page →AfterFlow
Le suivi, décidé à l’entrée
Qui est venu → le bon suivi
Un merci à ceux qui sont venus et un mot à ceux qui n’ont pas pu, choisis selon qui a vraiment été scanné.
Ouvrir la page →
Ce que fait vraiment le nettoyage
Tel que reçu
- Marta Ruizmarta.ruiz@press.exampleUtilisable
- MARTA RUIZmarta.ruiz@press.exampleDoublon exact — même adresse. Mis de côté.
- Marta Ruismarta.ruiz@pres.exampleDoublon probable — même nom, adresse à une lettre près. Envoyé en vérification.
ListGuard → Un seul invité atteint l’événement: Marta Ruiz · Press
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
L’invitation lit l’événement
Données de l’événement
- 14 · 11
19:0020:00- Depo Hall 2
- Istanbul
Invitation
14 · 11 · 20:00Depo Hall 2 · IstanbulLe début passe de 19:00 à 20:00
« Envoyé » ne veut pas dire « livré »
- En fileEn attente d’envoi
- EnvoyéAccepté par le serveur de mail
- LivréArrivé dans la boîte de l’invité
- OuvertVu par l’invité
- RejetéL’adresse l’a refusé
- SignaléMarqué comme spam par le destinataire
- ExcluRetenu : l’adresse a demandé à ne plus recevoir de messages
Des ajouts tardifs sans doublons
412 invités sur l’événementInvitations déjà envoyées
Deux noms arrivent en retard
- + Anna WeberDéjà sur l’événement — ignoré
- + Théo MarchandNouveau — invitation préparée
Comparés à l’événement → Seul le nouvel invité reçoit une invitation préparée ; personne n’est sollicité deux fois.
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
La réponse enrichit la fiche
Une réponse complète la fiche. Elle n’en crée pas une nouvelle.
L’invité répond depuis son propre lien, et chaque réponse se pose sur la fiche qui a été invitée — avec les accompagnants et les questions que pose le type d’événement.
- Réponse
- Vient
- Accompagnant
- Jonas Weber
- Repas
- Végétarien
- Langue
- Espagnol
- Modifiée
- Indécise → Vient
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
Côté invité
Pas de compte. Pas d’application.
Non. Un invité reçoit une invitation avec son propre lien et, si l’entrée est activée, son propre QR code. Il répond dans un navigateur et présente le code sur un téléphone ou sur papier.
- InvitationUn lien personnel dans l’e-mail
- NavigateurS’ouvre sur n’importe quel téléphone ou ordinateur
- RéponseVient, ne vient pas ou indécis
- QR codeSur un téléphone ou sur papier, quand l’événement a une entrée
Arrivée
L’entrée vérifie la même fiche que celle qui a été invitée.
Un code personnel par invité, vérifié contre la fiche sur le serveur, admis une seule fois — sur n’importe quel téléphone, à plusieurs entrées, et sans réseau quand la salle n’en a pas.
Un scan
- QR scannéUn code personnel, rien de lisible à l’intérieur
- Invitée trouvéeNom, catégorie et nombre de personnes à l’écran
- Check-in faitEnregistré une seule fois
- Entrée principale · 20:14Entrée, téléphone et heure sur la fiche
Le deuxième scan
Sans réseau
- Hors ligneL’entrée continue de scanner
- Vérifié sur le téléphoneContre une copie de la liste sans coordonnées
- SynchroniséLe serveur revérifie chaque admission et signale tout conflit
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
De la réponse à la réalité
La réponse dit ce que les gens comptaient faire. Le check-in dit ce qui s’est vraiment passé.
Parce que la réponse et l’arrivée sont sur la même fiche, l’écart entre les deux porte des noms.
- Invités
- 412
- Ont dit oui
- 338
- Sont venus
- 301
- Ont dit oui, ne sont pas venus
- 48
- Venus sans répondre
- 11
| Invités | Réponse | Check-in |
|---|---|---|
| Marta Ruiz | Oui | Oui |
| Jonas Weber | Oui | Non |
| Sofia Lindqvist | Sans réponse | Oui |
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
Rapport
L’événement se termine. La fiche invité ne disparaît pas.
L’export de présence est construit à partir des mêmes fiches — une ligne par invité, avec l’invitation, la réponse et chaque passage à l’entrée.
| Invité | Catégorie | Invitation | Réponse | Admis | Première entrée | Entrées |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Marta Ruiz | Presse · VIP | Livré | Vient | 2 | 20:14 | Entrée principale |
| Jonas Weber | VIP | Ouvert | Vient | 0 | — | — |
| Sofia Lindqvist | — | Livré | — | 1 | 19:52 | Entrée principale |
CSV · Excel · PDF
Exemple illustratif — noms, adresses et chiffres inventés, aucune donnée client.
Avant de choisir un logiciel de gestion des invités
Ce qu’il faut chercher dans un logiciel de gestion des invités.
Sept questions à poser à n’importe quel outil, le nôtre compris. Les réponses sont sur les pages liées.
Repère-t-il les doublons et les adresses injoignables avant l’envoi, ou après les plaintes des invités ?
ListGuardDoublons exacts mis de côté, doublons probables envoyés en vérification, adresses contrôlées avant tout envoi.
L’invitation est-elle liée aux données de l’événement, ou est-ce une image à refaire quand l’heure change ?
TemplateForgeLiée à l’événement : date, heure et lieu viennent de la fiche de l’événement.
« Envoyé » veut-il dire accepté par un serveur de mail, ou montre-t-il livré, rejeté et exclu, invité par invité ?
MailFlowInvité par invité : en file, envoyé, livré, ouvert, rejeté, signalé ou exclu.
Peut-on ajouter des invités après l’envoi sans que personne ne reçoive l’invitation deux fois ?
InvitePulseLes noms tardifs sont d’abord comparés ; seuls les vraiment nouveaux reçoivent une invitation préparée.
Le check-in fonctionne-t-il sans réseau, sur un téléphone que l’équipe possède déjà, à plus d’une entrée ?
GatePassN’importe quel téléphone, plusieurs entrées à la fois, et le scan continue sans réseau.
Le rapport nomme-t-il ceux qui avaient promis de venir et ne sont pas venus — et ceux venus sans répondre ?
Rapport de présence : réponses contre entréesOui — nominativement, dans les deux sens.
Les rôles correspondent-ils à une vraie équipe : un personnel d’entrée qui ne voit que le scanner, un client qui ne voit que ses propres événements ?
Logiciel pour agences événementielles et équipesSept rôles ; le personnel d’entrée ne voit que le scanner ; une agence garde chaque client à part.
Comment fonctionne Winglark
Comment ça se passe sur Winglark.
Créer l’événement selon son type
Une conférence, un lancement, un vernissage — le type apporte les bons champs invités, les questions de réponse et les rapports.
0 champs sur la ficheApporter la liste que vous avez déjà
Tableur, copier-coller ou un événement précédent. Chaque ligne est vérifiée ; rien n’atteint l’événement avant que vous ayez vu le résultat.
5 champs sur la ficheConcevoir et envoyer l’invitation
À partir de blocs liés à l’événement, prévisualisée comme le vrai e-mail, envoyée sous votre propre nom avec une trace de livraison par invité.
7 champs sur la ficheRecueillir les réponses sur la même fiche
Vient, ne vient pas, indécis, sans réponse — accompagnants, choix de repas et les questions propres au type, modifiables jusqu’au jour J.
11 champs sur la ficheTenir l’entrée, puis lire le rapport
Scanner sur n’importe quel téléphone, avec ou sans réseau ; le rapport montre les réponses contre la présence, nominativement, exportable en CSV, Excel ou PDF.
14 champs sur la fiche
Types d’événements
La gestion des invités change avec l’événement.
- MariageAccompagnants · choix du repas
- ConférenceEntreprise · fonction
- ExpositionPresse · VIP
- Événement d’entrepriseCatégorie · groupe
- Événement privéAccompagnants nommés · notes
- AtelierMode de participation · capacité
Tous les types d’événements → · Ressources : guides de gestion des invités →
Données des invités
Utiles au travail, jamais hors de contrôle.
Les données des invités doivent rester utiles à ceux qui font tourner l’événement, sans aller plus loin que nécessaire.
Découvrir Confiance et sécurité- Les données de chaque organisation isolées ; une agence peut garder chaque client à part
- Accès par rôle appliqué sur le serveur ; coordonnées masquées selon le rôle
- Connexion avec Google, ou un mot de passe conservé sous un hachage fort à sens unique
- Données des invités chiffrées en transit et au repos
- La production tenue à l’écart de tout environnement de test
- Les exports contenant des données personnelles demandent un motif et sont consignés
Plan de table
Les réponses reçues, place à la salle.
Le même dossier invité remplit le plan de table dans SeatMap : chaises comptées depuis les réponses, familles réunies, la table de chaque invité à l’entrée.
Voir SeatMap →Après la réponse
La même fiche invité, le soir même.
Un invité qui a répondu ouvre Companion depuis la même invitation : accueilli par son nom, avec son pass GatePass tant que le contrôle d’entrée est actif, les annonces des organisateurs et les sondages de la salle — une seule identité, de la liste à la soirée.
Intégrations
La liste d’invités, accessible depuis vos systèmes.
Ajoutez et modifiez des invités par l’API depuis une billetterie, un formulaire ou un CRM, et apprenez chaque changement par un webhook signé. Les coordonnées restent masquées tant que la clé n’est pas autorisée à les voir.
Voir les intégrations →Questions
Winglark est-il une plateforme de gestion événementielle ?
Il mène un événement à travers ses invités : la liste, les invitations, les réponses, l’entrée, la soirée sur le téléphone de chaque invité — programme, questions en direct, photos, sponsors — le suivi et le rapport de présence, avec des places payantes via une billetterie activée avec notre équipe. Il ne gère ni budgets ni lieux.
Pour quels événements est-il fait ?
Les événements sur invitation, quelle que soit leur taille — événements d’entreprise, conférences, lancements, galas, vernissages, mariages — où il y a une liste d’invités avant toute autre chose. Vingt-cinq types d’événements, chacun avec ses champs et ses rapports.
Les invités ont-ils besoin d’un compte ou d’une application ?
Non. Un invité reçoit une invitation avec son propre lien et, si l’entrée est activée, son propre QR code. Il répond dans un navigateur et présente le code sur un téléphone ou sur papier.
Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur un événement ?
Oui. Sept rôles — propriétaire, manager, marketing, responsable des invités, personnel d’entrée, lecteur de rapports et personnel partenaire — chacun avec l’accès que son travail exige. Une agence obtient un espace par client, avec les données séparées sur le serveur.
Combien coûte l’essai ?
Le premier événement est gratuit : cinquante invités, de vraies invitations, de vraies réponses, pas de carte. Les formules s’ouvrent sur demande tant que Winglark est en accès anticipé.
Que comprend la gestion des invités ?
Tout ce qui se passe entre « nous invitons » et « l’invité est là » : vérifier et nettoyer la liste d’invités, envoyer des invitations personnelles, recueillir les réponses avec accompagnants, choix de menu et vos propres questions, ajouter les invités de dernière minute, enregistrer les arrivées à l’entrée avec un QR code, puis rendre compte de qui est vraiment venu. Dans Winglark, chacune de ces étapes modifie la même fiche invité, et chaque équipe voit le même état.
Gardez la fiche invité intacte.
De l’import à l’arrivée, gérez la même identité d’invité dans un seul parcours.