Gestion des invités
La gestion des invités, c’est tout l’événement vu à travers ses invités.
La liste avec laquelle vous commencez, l’invitation que vous envoyez, les réponses que vous recueillez, la porte que vous tenez et le rapport que vous remettez — une fiche par invité, du premier tableur au dernier scan.
Un logiciel de gestion des invités tient une seule fiche par invité sur toute la vie d’un événement. Le nom qui arrive dans un tableur est celui de l’invitation, celui qui répond, celui qui est scanné à l’entrée et celui du rapport de présence. Quand ce sont cinq outils séparés, la même personne existe cinq fois et personne ne peut dire combien de gens sont réellement venus.
Winglark est construit autour de cette fiche unique. Ce n’est ni une billetterie, ni un outil de réservation de lieux, ni un planificateur de budget : c’est le côté invités d’un événement — en particulier des événements sur invitation, où il y a une liste avant toute autre chose, et où l’entrée doit reconnaître une personne plutôt que lui vendre quelque chose.
Ci-dessous : ce que couvre la gestion des invités, quelle partie de Winglark fait quelle partie du travail, et ce qu’il faut chercher dans tout outil qui prétend s’en charger — celui-ci compris.
Ce que couvre la gestion des invités, et ce qui s’en charge ici.
Six capacités, une fiche invité. Chacune renvoie à sa propre page, écrite uniquement à partir de ce que le produit fait vraiment.
ListGuard
La liste d’invités, importée et nettoyéeCollez-la ou déposez-la telle quelle. Doublons, adresses invalides et colonnes mélangées sont repérés avant qu’une seule invitation ne parte.TemplateForge
L’invitation, conçue à partir de l’événementDes blocs liés à l’événement — date, lieu, programme, bouton de réponse — pour qu’une invitation ne puisse pas afficher une date que l’événement n’a plus.MailFlow
L’envoi, avec la trace de livraisonDes invitations depuis votre expéditeur et votre domaine, chaque message suivi de la file à la livraison, au rejet ou à la mise en attente.InvitePulse
Les invités ajoutés après l’envoiLes noms tardifs sont comparés à l’événement : seuls les vraiment nouveaux sont invités, et personne ne reçoit deux fois le message.GatePass
L’entrée, sur n’importe quel téléphoneUn QR code par invité, des rôles pour l’équipe, plusieurs entrées à la fois, arrivées sans invitation et retours, et un check-in qui continue sans réseau.- Le rapport de ce qui s’est passéQui était invité, qui a répondu, qui est venu — nominativement — et l’écart entre la promesse et la porte.
Ce qu’il faut chercher dans un logiciel de gestion des invités.
Sept questions à poser à n’importe quel outil, le nôtre compris. Les réponses sont sur les pages liées.
- Repère-t-il les doublons et les adresses injoignables avant l’envoi, ou après les plaintes des invités ?
- L’invitation est-elle liée aux données de l’événement, ou est-ce une image à refaire quand l’heure change ?
- « Envoyé » veut-il dire accepté par un serveur de mail, ou montre-t-il livré, rejeté et exclu, invité par invité ?
- Peut-on ajouter des invités après l’envoi sans que personne ne reçoive l’invitation deux fois ?
- Le check-in fonctionne-t-il sans réseau, sur un téléphone que l’équipe possède déjà, à plus d’une entrée ?
- Le rapport nomme-t-il ceux qui avaient promis de venir et ne sont pas venus — et ceux venus sans répondre ?
- Les rôles correspondent-ils à une vraie équipe : un personnel d’entrée qui ne voit que le scanner, un client qui ne voit que ses propres événements ?
Comment ça se passe sur Winglark.
- 01
Créer l’événement selon son type
Une conférence, un lancement, un vernissage — le type apporte les bons champs invités, les questions de réponse et les rapports.
- 02
Apporter la liste que vous avez déjà
Tableur, copier-coller ou un événement précédent. Chaque ligne est vérifiée ; rien n’atteint l’événement avant que vous ayez vu le résultat.
- 03
Concevoir et envoyer l’invitation
À partir de blocs liés à l’événement, prévisualisée comme le vrai e-mail, envoyée sous votre propre nom avec une trace de livraison par invité.
- 04
Recueillir les réponses sur la même fiche
Vient, ne vient pas, indécis, sans réponse — accompagnants, choix de repas et les questions propres au type, modifiables jusqu’au jour J.
- 05
Tenir l’entrée, puis lire le rapport
Scanner sur n’importe quel téléphone, avec ou sans réseau ; le rapport montre les réponses contre la présence, nominativement, exportable en CSV, Excel ou PDF.
Questions
Winglark est-il une plateforme de gestion événementielle ?
C’en est le côté invités : la liste, les invitations, les réponses, l’entrée et le rapport de présence — et, quand l’événement le demande, des places payantes via une billetterie activée avec notre équipe. Il ne gère ni budgets ni lieux.
Pour quels événements est-il fait ?
Les événements sur invitation, quelle que soit leur taille — événements d’entreprise, conférences, lancements, galas, vernissages, mariages — où il y a une liste d’invités avant toute autre chose. Vingt-cinq types d’événements, chacun avec ses champs et ses rapports.
Les invités ont-ils besoin d’un compte ou d’une application ?
Non. Un invité reçoit une invitation avec son propre lien et, si l’entrée est activée, son propre QR code. Il répond dans un navigateur et présente le code sur un téléphone ou sur papier.
Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur un événement ?
Oui. Six rôles — propriétaire, manager, responsable des invités, personnel d’entrée, lecteur de rapports et personnel partenaire — chacun avec l’accès que son travail exige. Une agence obtient un espace par client, avec les données séparées sur le serveur.
Combien coûte l’essai ?
Le premier événement est gratuit : cinquante invités, de vraies invitations, de vraies réponses, pas de carte. Les formules s’ouvrent sur demande tant que Winglark est en accès anticipé.
Votre premier événement est gratuit.
Cinquante invités, de vraies invitations, de vraies réponses. Aucune carte requise.