Outil gratuit
Quand envoyer les invitations ? Calendrier des invitations et réponses
Indiquez la date de votre événement et obtenez toutes celles qui y mènent : save the date, invitations, date limite de réponse, relances, chiffres définitifs, puis le remerciement après coup. Ajoutez-les toutes à votre agenda en un seul fichier.
- Gratuit, sans inscription
- Tout se passe dans votre navigateur : rien de ce que vous saisissez n’est envoyé
- Excel, CSV et PDF prêts à l’emploi
Ouvrir un fichier créé ici
Seuls les fichiers créés auparavant avec cet outil Winglark peuvent être ouverts et mis à jour ici. Ouvrez le PDF, l’Excel ou le CSV qu’il vous a fourni, faites vos modifications et téléchargez-le à nouveau. Le fichier est lu dans votre navigateur, rien n’est envoyé.
Ajuster les étapes
- Envoyer le save the datejours avant
- Envoyer les invitationsjours avant
- Relancer ceux qui n’ont pas répondujours avant
- Date limite de réponsejours avant
- Dernier appel aux silencieuxjours avant
- Transmettre les chiffres définitifsjours avant
- Finaliser le plan de tablejours avant
- Message aux présents, une semaine avantjours avant
- Préparer l’accueiljours avant
- Rappel la veillejours avant
- Envoyer le remerciementjours après
Les délais suivent les usages décrits dans nos guides. Les échéances de votre traiteur et de votre lieu priment : modifiez n’importe quel chiffre pour vous y caler.
Événement
Choisissez la date de votre événement pour afficher le calendrier.
Mode d’emploi
Choisissez la date de l’événement et son type.
Lisez le calendrier : chaque étape avec sa date, le jour de la semaine et ce qu’il y a à faire.
Ajustez chaque délai aux échéances de votre traiteur et de votre lieu, ou désactivez les étapes inutiles.
Téléchargez les dates sous forme de fichier d’agenda, ou imprimez le calendrier pour l’équipe.
Dans Winglark
Dans Winglark, les relances savent qui a répondu
Les dates restent les mêmes ; ce qui change, c’est la part de chaque étape que vous faites à la main.
- Les relances ne partent qu’aux invités qui n’ont pas répondu, jamais à toute la liste.
- La remise de chaque invitation est suivie : une adresse en échec se corrige au lieu d’être relancée.
- Réponses, accompagnants et choix de menu sont comptés dès leur arrivée : vos chiffres définitifs sont une liste, pas une estimation.
Questions
Combien de temps à l’avance envoyer les invitations ?
Pour la plupart des événements, six à huit semaines avant ; quatre à cinq semaines sont courantes pour un événement professionnel ; l’invitation de mariage part environ deux mois avant, après un save the date. Le calculateur part de ces usages et vous laisse modifier chaque chiffre.
Quand fixer la date limite de réponse ?
Partez de l’échéance fournisseur la plus proche, en général le nombre définitif demandé par le traiteur, et gardez environ une semaine pour relancer. Pour un mariage, cela tombe trois à quatre semaines avant le jour J ; pour une réception ou une fête, une à deux semaines.
Quand envoyer un save the date ?
Au moment où les invités doivent s’organiser : quatre à huit mois avant pour un mariage sur place, davantage si les invités viennent de loin, trois à six mois pour une conférence, deux à trois mois pour un gala, six à dix semaines pour un anniversaire marquant.
Pourquoi une date a-t-elle été avancée au vendredi ?
Pour les événements professionnels, le calculateur évite les envois le week-end : une étape qui tombe un samedi ou un dimanche passe au vendredi précédent, quand les gens lisent leurs e-mails. Désactivez l’option si vos invités acceptent les messages le week-end.
Voyez-le sur votre propre événement.
Winglark est en accès anticipé. Demandez un accès : une personne l’examine, puis une invitation vers votre espace de travail suit.