Ce que les sponsors attendent vraiment de l’événement
Demandez à vos sponsors, avant l’événement, à quoi ressemble pour eux un bon résultat. Pour certains, c’est le nombre d’échanges ; pour d’autres, quelques contacts qualifiés dans un secteur précis, des inscriptions à un essai ou la présence à une session sponsorisée. Le dispositif de collecte doit découler de cette réponse, et non l’inverse.
Mettez par écrit ce que le sponsor recevra ensuite : les leads recueillis sur son stand, les chiffres de sa session, la fréquentation du hall. Les promesses floues faites pendant la vente sont celles qui provoquent des désaccords au moment du bilan.
Scan de badge ou consentement ?
La méthode traditionnelle sur un stand est le scan de badge : l’équipe scanne le badge de chaque visiteur et récupère ses coordonnées. C’est rapide, mais cela transmet souvent des données sans que le visiteur ait compris à quoi il consentait. Tendre son badge pour obtenir un échantillon ne revient pas forcément à accepter une série de relances commerciales.
La collecte fondée sur le consentement inverse le mouvement. Le visiteur décide de partager ses coordonnées avec ce sponsor, voit ce qui sera transmis et pourquoi, et le confirme sur son propre appareil. L’équipe du stand reçoit moins de noms, mais chacun correspond à quelqu’un qui a choisi d’être recontacté. Pour la plupart des sponsors, c’est la liste la plus précieuse, et bien plus facile à justifier si l’on demande comment elle a été constituée.
RGPD et consentement : un cadre, pas un conseil juridique
Dans l’Union européenne, le RGPD encadre la collecte et la transmission des données personnelles ; en France, la CNIL publie des recommandations pratiques sur le sujet. Dans les grandes lignes, le visiteur doit savoir qui recevra ses données et dans quel but, les données ne doivent pas être transmises à des tiers comme des sponsors sans base légale valable, et le visiteur doit pouvoir revenir sur son choix. Un consentement donné activement et enregistré est la base la plus claire pour transmettre les coordonnées d’un visiteur à un sponsor.
Cette section est une information générale et non un conseil juridique. Les règles varient selon le pays, le type d’événement et vos contrats avec les sponsors ; vérifiez votre situation auprès de la personne qui vous conseille en protection des données, et inscrivez l’usage des données par le sponsor dans le contrat avant l’événement.
Ce que contient un bon lead
Un lead n’est pas qu’un nom. La version utile dit à l’équipe du stand qui est la personne, comment la joindre, de quoi il a été question et à quoi elle a consenti. Gardez le formulaire assez court pour être rempli debout, devant un stand.
- Nom, entreprise et fonction, tels que le visiteur choisit de les donner.
- Le canal de contact préféré : e-mail, téléphone ou les deux.
- Une ou deux questions de qualification convenues à l’avance avec le sponsor, comme un domaine d’intérêt ou un calendrier.
- Une note de l’équipe du stand sur l’échange.
- Le consentement lui-même : à quoi, pour quel sponsor, à quel moment.
Mettre en place la collecte sur le stand
Rendez le partage simple côté visiteur. Un QR code sur chaque stand, qui ouvre une page courte sur le téléphone du visiteur — avec le nom du sponsor, les informations partagées et un bouton de confirmation clair —, fonctionne sans application et sans que l’équipe ne manipule le téléphone du visiteur. Pré-remplissez, avec son accord, ce que l’événement sait déjà, pour qu’il n’ait pas à tout ressaisir à chaque stand.
Briefez les équipes des stands avant l’ouverture. Elles doivent expliquer en une phrase ce que le visiteur partage, ne jamais insister, et ajouter leur note juste après l’échange, tant qu’elles s’en souviennent.
- Un code par sponsor, clairement identifié à son nom.
- Une page courte sur le téléphone du visiteur : quoi, avec qui, pourquoi.
- Une confirmation explicite ; aucune case pré-cochée.
- Un champ de note pour l’équipe du stand, rempli sur place.
- Un moyen pour le visiteur de retirer son accord plus tard.
Ce que l’organisateur doit voir
L’organisateur a besoin de totaux, pas de la liste de contacts du sponsor. Combien de visiteurs ont partagé leurs coordonnées avec chaque sponsor, à quelles heures les stands étaient les plus fréquentés, comment les leads se comparent aux visites et à la présence aux sessions : voilà les chiffres du bilan sponsor et du plan d’implantation de l’an prochain.
Réserver les leads d’un sponsor à sa seule équipe, l’organisateur voyant les totaux, protège les visiteurs et évite de donner l’impression que l’organisateur collecte des données pour le compte du sponsor. Cela facilite aussi la vente au sponsor suivant, qui constate que ses leads resteront les siens.
Après l’événement : remise et relance
Envoyez à chaque sponsor ses leads peu après l’événement, avec la preuve du consentement et les totaux convenus. La relance du sponsor doit intervenir dans les jours qui suivent et correspondre à ce que le visiteur a accepté : s’il a demandé une fiche produit, on envoie la fiche produit, pas un abonnement à une lettre d’information.
Conservez les preuves de consentement aussi longtemps que les leads sont utilisés, et convenez avec les sponsors de la durée de conservation. Quand un visiteur demande à être supprimé, la demande doit parvenir au sponsor autant qu’à l’organisateur.
Collecter des leads sans scan silencieux
Dans Winglark, SponsorFlow suit ce modèle : les visiteurs partagent leurs coordonnées avec un sponsor depuis leur propre téléphone, et le consentement est enregistré. L’équipe du stand voit ses leads, l’organisateur voit les totaux, qui rejoignent le rapport de l’événement aux côtés de la participation.