Commencer par la question qui décide de tout
La première question est toujours la présence : serez-vous des nôtres ? Tout le reste en dépend, rien ne doit donc venir avant — ni paragraphe d’accueil, ni champ de nom que le système connaît déjà. Proposez des choix clairs, dans les mots de l’invité : « Oui, je serai là », « Je ne pourrai malheureusement pas venir » et, si cela vous sert, « Je ne sais pas encore ». Un invité qui décline doit être remercié et en avoir fini en une étape ; demander son menu à quelqu’un qui ne vient pas montre que le formulaire n’a pas été pensé.
Si l’événement comporte plusieurs moments — cérémonie et réception, journées de congrès, dîner après les conférences —, demandez la présence pour chacun. Un « oui » au mariage donne des chiffres très différents si la moitié des invités ne vient qu’au dîner.
Nombre de personnes et noms des accompagnants
Si l’invité peut venir accompagné, demandez combien de personnes, dans la limite que vous avez fixée pour lui, puis le nom de chaque accompagnant. Un simple nombre suffit au traiteur et ne sert à rien à l’accueil, au badge ou au plan de table. Posez les questions des accompagnants — menu, allergies, sessions — une fois par personne, pour que deux allergies différentes d’un couple ne finissent pas dans une seule note.
Les enfants méritent leur propre décompte et, s’il y a un repas, leur tranche d’âge, car menus enfants et chaises hautes se prévoient à part.
Les questions qui dépendent de l’événement
Au-delà de l’essentiel, les bonnes questions viennent du type d’événement et de ce que vous allez réellement organiser. Ne demandez que ce que vous utiliserez.
- Sessions ou ateliers : lesquels, si les salles ont des places limitées.
- Jours : lesquels, pour un festival ou un congrès sur plusieurs jours.
- Transport : besoin de la navette, depuis où et à quelle heure.
- Hébergement : besoin d’une chambre dans le bloc réservé, et pour quelles nuits.
- Heure d’arrivée : approximative, pour une réception où l’on arrive sur plusieurs heures.
- Entreprise et fonction : pour un événement professionnel, les badges et le rapport.
- Presse : média et besoin d’une accréditation photo.
- Une chanson ou un mot pour les mariés : pour un mariage, si vous comptez vous en servir.
L’accessibilité, demandée avec tact
Posez une question ouverte et respectueuse plutôt qu’une liste de handicaps : « Y a-t-il quelque chose que nous puissions prévoir pour faciliter votre venue ? » Les invités disent alors ce qui compte — accès de plain-pied, place près de la scène, salle calme, interprète en langue des signes, accompagnant ayant besoin d’une place gratuite — sans avoir à se classer eux-mêmes. Rendez la question facultative et assurez-vous que la réponse parvient à ceux qui agiront : le lieu, l’équipe de salle, l’accueil.
Les consentements, posés à part
Certaines questions ne portent pas sur l’événement mais sur ce que vous pouvez faire des données de l’invité : photos susceptibles d’être publiées, contact pour de futurs événements, transmission à un partenaire. Chacune est une question distincte, non cochée par défaut, formulée simplement, et jamais une condition de participation. Les regrouper dans une seule case « j’accepte », ou les précocher, vide le consentement de sa valeur et n’est pas conforme au RGPD.
Ce qu’il ne faut pas demander
Chaque champ ajouté est une raison de plus de laisser le formulaire inachevé, et chaque donnée personnelle collectée est une donnée qu’il faudra ensuite protéger. Écartez ce que vous savez déjà, ce dont vous ne ferez rien, et toute donnée sensible dont l’événement n’a pas réellement besoin.
- Le nom et l’adresse électronique de l’invité, si l’invitation était personnelle : vous les avez déjà.
- Date de naissance, numéro de pièce d’identité ou adresse personnelle, sauf exigence du lieu ou d’une autorité.
- Le genre, sauf s’il change une organisation pratique comme des chambres partagées.
- La raison pour laquelle quelqu’un ne vient pas.
- Les questions « pour plus tard » que personne n’a prévu d’utiliser.
L’ordre des questions et les questions conditionnelles
Ordonnez le formulaire de ce qui décide à ce qui précise : présence, nombre et noms, menus et allergies, choix propres à l’événement, accessibilité, consentements, puis un champ libre à la fin. Regroupez les questions qui concernent une même personne et placez les facultatives en dernier, pour qu’un invité pressé puisse s’arrêter tôt en ayant donné l’essentiel.
Les questions conditionnelles gardent court un formulaire complet. Montrez la question du menu à ceux qui ont dit oui, les champs d’accompagnant à ceux qui viennent accompagnés, l’horaire de navette à ceux qui en ont besoin. Chaque invité ne voit ainsi que les questions qui le concernent. Dans Winglark, vous pouvez ajouter vos propres questions au formulaire de réponse et faire apparaître une question seulement quand une réponse précédente l’appelle ; chaque réponse arrive sur la fiche de l’invité.