Fixer la règle des accompagnants avant d’inviter
Les conversations gênantes sur les « + 1 » naissent quand la règle s’invente invité par invité. Décidez-la avant l’envoi des invitations et écrivez-la : qui peut venir accompagné, faut-il connaître le nom de la personne, la réponse dépend-elle du groupe d’invités ? Un schéma courant : les couples et les conjoints sont invités nommément, les intervenants et les VIP peuvent venir accompagnés, les autres sont invités seuls. Quel que soit votre choix, l’invitation doit le dire clairement ; un invité qui doit deviner devine large.
Derrière la règle, il y a un budget. Chaque accompagnant représente un couvert, une place, des boissons et une entrée. Si la capacité est serrée, écrire « cette invitation vous est personnellement destinée » est plus élégant que d’accepter les accompagnants pour en refuser certains en silence.
Accompagnant nommé ou simple « + 1 »
Le « + 1 » anonyme est pratique pour celui qui invite et coûteux pour tous les autres. L’accueil ne sait pas qui attendre, le plan de table a un trou, et la question du régime alimentaire n’a personne pour y répondre. Chaque fois que possible, demandez dans la réponse le nom complet de l’accompagnant et traitez-le comme un invité à part entière : sa propre ligne, son propre choix de menu, sa propre réponse sur les allergies et, pour un grand événement, sa propre entrée.
Conservez le lien entre les deux personnes. L’accompagnant doit être rattaché à un invité précis : si celui-ci se désiste, vous voyez immédiatement que deux places se libèrent, pas une. Si l’accompagnant n’est pas encore connu au moment de répondre, laissez l’invité indiquer « accompagné, nom à suivre » et relancez pour le nom avant les chiffres définitifs.
Les enfants sont aussi des invités
Si les enfants sont les bienvenus, demandez combien et quel âge. L’âge détermine le menu, la place (une chaise haute n’est pas une chaise), parfois le tarif du traiteur et, dans certains lieux, la possibilité même d’entrer. Si les enfants ne sont pas invités, dites-le poliment et tôt, idéalement sur l’invitation, plutôt que de découvrir à l’entrée qu’une famille avait compris autre chose.
Les allergies des enfants méritent la même attention que celles des adultes, et les parents les connaissent souvent avec précision. Demandez-les enfant par enfant, pas en une note unique pour toute la famille.
Demander les régimes alimentaires et les allergies
Séparez les préférences des besoins médicaux. « Végétarien » ou « sans porc » sont des choix autour desquels la cuisine s’organise ; une allergie aux fruits à coque, aux crustacés ou au sésame est une question de sécurité que la cuisine et le service doivent connaître avec le nom et le numéro de table. Les mélanger dans une seule case libre donne des réponses du type « plutôt végé, un peu allergique aux noix peut-être », dont personne ne peut rien faire.
Une structure courte fonctionne mieux qu’une case ouverte : le choix du menu s’il y en a un, une liste de régimes courants à cocher, un champ libre pour le reste, et une question oui/non distincte pour une allergie sévère. Posez les questions pour chaque personne du groupe, accompagnant et enfants compris.
- Choix du menu, s’il existe : par exemple viande, poisson ou végétarien.
- À cocher : végétarien, végan, sans gluten, sans lactose, halal, casher, sans porc, sans alcool.
- Allergies : lesquelles, et si elles sont sévères.
- Ce que la cuisine devrait savoir d’autre, dans les mots de l’invité.
- Les mêmes questions pour chaque accompagnant et chaque enfant.
Accessibilité : demander une fois, avec tact
Beaucoup d’invités ne diront jamais qu’ils ont besoin d’un accès sans marche, d’une place près de la sortie, d’une boucle magnétique ou d’un espace pour un fauteuil roulant, à moins que vous ne le demandiez. Une seule question neutre, comme « Y a-t-il quelque chose qui vous faciliterait la venue ? », recueille l’essentiel sans demander à quiconque d’expliquer sa santé. Lisez les réponses bien avant le jour J : certaines demandent l’aide du lieu, pas seulement une note.
Traitez ces réponses comme des informations sensibles. Partagez-les avec ceux qui doivent agir, le responsable du lieu, l’équipe d’accueil, et personne d’autre.
Des réponses à la liste du traiteur
Le traiteur ne veut pas votre liste d’invités. Il veut des chiffres par menu, une liste séparée des allergies avec les noms et les numéros de table, et une date à partir de laquelle ces chiffres sont définitifs. Fixez cette date avec lui dès le départ, placez la date limite de réponse quelques jours avant, et envoyez une liste consolidée plutôt qu’une suite de corrections.
- Convenir de la date des effectifs définitifs, puis fixer la date limite de réponse avant.
- Compter les couverts par menu, accompagnants et enfants compris.
- Noter chaque allergie avec le nom et la table de l’invité, signaler les sévères.
- Informer le service des allergies sévères, pas seulement la cuisine.
- Envoyer une seule liste datée, en précisant qu’elle remplace la précédente.
Changements tardifs et dernière semaine
La dernière semaine, quelque chose change toujours : un conjoint tombe malade, un invité devient végan, un enfant vient finalement. Décidez qui peut faire ces modifications, mettez à jour la fiche plutôt qu’un fil d’e-mails, et envoyez au traiteur la différence, pas toute la liste. Une allergie signalée après la date des effectifs définitifs doit aller directement à la personne responsable de la restauration, nommément.
Le jour même, l’accueil doit voir l’accompagnant rattaché à l’invité, pour reconnaître aussi celui qui arrive séparément, et le service doit savoir quelles tables comptent une allergie sévère.