Ce que les invités font vraiment avec leur téléphone pendant un événement
Demandez à un invité à quoi lui a servi son téléphone lors du dernier congrès ou du dernier gala : la liste est courte. Il a ouvert son billet à l’entrée. Il a vérifié l’heure et la salle de la session suivante. Il a cherché la salle, le vestiaire ou sa table au dîner. Il a lu que la plénière était décalée. Il a voté à un sondage, posé une question ou partagé une photo. Très peu ont parcouru l’annuaire des intervenants ou rempli un profil.
Cette liste est le cahier des charges de toute application événementielle, installée ou non. Tout ce qu’elle contient doit fonctionner dans les dix premières secondes, d’une seule main, souvent dans une file d’attente ou une salle plongée dans le noir. Les fonctions supplémentaires ne sont pas une erreur, mais chacune dispute l’attention de l’invité à ce pour quoi il est venu.
- Le billet ou le QR code d’entrée, sans fouiller sa boîte mail.
- Le programme : ce qui se passe maintenant, ensuite, dans quelle salle.
- Se repérer : adresse, plan simple, vestiaire, toilettes, accès sans marches.
- Les nouvelles : changement de salle, retard, navette avancée.
- Participer : sondages, questions, photos.
- Sa propre langue, sans chercher un réglage.
Où le téléchargement d’une appli événement fait perdre des invités
Chaque étape entre l’invitation et l’écran utile coûte des invités. Une page de store, un téléchargement sur le Wi-Fi du lieu, le mot de passe du store, un compte à créer, un e-mail à confirmer, des autorisations à accepter : pour un habitué des salons professionnels, c’est la routine ; pour un invité de mariage ou une cliente conviée à un lancement, c’est une raison d’abandonner. Quelqu’un qui assiste à un événement par an installe rarement une appli pour lui, et ceux qui le font la suppriment souvent le lendemain.
C’est l’équipe qui paie. Les invités qui n’ont pas installé l’appli ont quand même besoin du programme, du plan et du changement de salle : l’information doit donc exister ailleurs aussi, imprimée, envoyée par e-mail, annoncée au micro. Une page invité sans téléchargement évite ce double travail, parce que le lien reçu avec l’invitation est l’application.
Une page invité en web : un lien, pas de compte
Une page invité est une page web mobile conçue pour un seul événement, ouverte depuis un lien ou un QR code. Elle ne demande ni store, ni installation, et, si elle est bien faite, aucun compte : le lien personnel de l’invitation indique déjà à la page qui est l’invité. Tout le monde sur la liste peut donc s’en servir, y compris l’invité peu à l’aise avec la technologie, la participante dont le téléphone professionnel bloque les installations et celui qui a décidé de venir ce matin.
Les bonnes pages invité se comportent comme une application là où cela compte. Elles s’ouvrent vite sur une connexion faible, conservent les informations chargées en dernier et peuvent généralement être ajoutées à l’écran d’accueil depuis le navigateur, pour s’ouvrir d’une icône. Elles suivent la langue du téléphone ou le choix de l’invité. Et comme il n’y a rien à mettre à jour sur un store, une correction faite à midi est sur tous les téléphones à midi.
Quand une application native reste le bon choix
Les applications natives ont de vrais atouts, et il faut le dire honnêtement. Elles envoient des notifications push de façon fiable, ce qui compte pour un festival ou un salon sur plusieurs jours, quand il faut joindre des personnes qui ne regardent pas leur écran. Elles peuvent garder beaucoup de contenu hors ligne, exploiter plus finement l’appareil photo et le Bluetooth, et proposer la navigation intérieure ou l’échange de cartes de visite. Pour un grand événement récurrent au public fidèle, l’installation est un coût unique réparti sur de nombreuses journées.
La question n’est pas de savoir laquelle est meilleure, mais laquelle convient à l’événement. Si les invités viennent une fois, pour une soirée ou une journée, et ont surtout besoin du billet, du programme, des nouvelles et de quelques moments en direct, une page sans installation en touchera davantage. Si l’événement dure une semaine, repose sur les alertes et a un public fidèle, une application native peut mériter son téléchargement.
Changements, langues et salle le soir même
C’est sur les changements qu’une page événement fait ses preuves. Placez le dernier changement en haut, avec l’heure, et laissez les précédents en dessous pour que l’invité voie ce qui est nouveau. Sans notifications push, prévenez aussi la salle à l’ancienne : une annonce depuis la scène, une ligne sur le grand écran, une personne à l’accueil. Pour ce qui doit être su avant l’arrivée, utilisez l’e-mail ou un canal que les invités consultent déjà.
La langue est un test discret de respect. Un public international doit voir la page dans sa langue sans chercher de bouton, et les mots qui comptent (la salle, l’heure, le point de rendez-vous) doivent être traduits, pas laissés dans la langue de l’organisateur. Gardez les noms et adresses tels qu’ils sont écrits sur place, pour qu’un invité puisse montrer l’écran à un chauffeur de taxi.
Données : demander moins qu’une appli
Les applications installées commencent souvent par un compte, un profil et des autorisations de localisation, de contacts et de notifications. Une page invité peut ne presque rien demander, puisqu’elle connaît déjà l’invité grâce à l’invitation. C’est mieux pour l’invité et plus simple pour vous : moins de données personnelles collectées, c’est moins à protéger, à expliquer et à supprimer. Indiquez ce que la page conserve et pourquoi, limitez la mesure d’audience à ce que vous lirez vraiment, et laissez l’invité utiliser la page sans s’inscrire à quoi que ce soit d’autre. Au regard du RGPD, la minimisation des données est ici la règle, pas un bonus.
Check-list d’une application événementielle sans téléchargement
Quel que soit l’outil, testez-le comme l’invité le découvrira : depuis l’invitation, sur un téléphone que vous n’utilisez pas d’habitude, en données mobiles, dans une salle mal couverte et dans la langue d’un invité qui n’est pas vous.
- Un lien dans l’invitation et un QR code sur place, qui ouvrent la même page.
- Ni store, ni compte, ni mot de passe pour l’invité.
- Billet, programme, plan et nouvelles à un geste du premier écran.
- Dernier changement en haut avec l’heure ; annoncé aussi dans la salle.
- Chaque mot vu par l’invité dans sa langue.
- Lisible sur un petit téléphone, en plein soleil et dans une salle sombre.
- Garde les informations chargées en dernier quand le Wi-Fi tombe.
- Ne collecte que les données utiles, et le dit.