À quoi sert un passeport événement
Commencez par l’objectif, car il décide de tout le reste. Un passeport peut déplacer le public : vers les exposants installés loin de l’entrée, vers un nouvel espace du lieu, vers un atelier que personne n’a remarqué. Il peut transmettre : chaque étape présente un produit, une œuvre ou un chapitre d’une histoire. Ou il peut simplement rendre l’événement plus ludique, en offrant aux invités un but commun et un prétexte pour parler à des inconnus.
Choisissez un objectif principal et concevez le parcours pour lui. Un parcours destiné à faire venir du monde chez les partenaires doit passer par leurs stands et donner une raison d’y discuter. Un parcours de découverte doit s’arrêter à des endroits qui valent la visite en eux-mêmes. Vouloir tout faire à la fois donne en général une longue liste d’étapes que les invités abandonnent à mi-chemin.
Choisir les étapes : combien et où
Peu d’étapes bien choisies valent mieux qu’une longue liste. Pensez au temps dont les invités disposent vraiment : entre deux sessions, pendant la pause déjeuner, sur tout un après-midi. Un parcours de vingt minutes est terminé par beaucoup de monde ; un parcours de deux heures, par quelques passionnés. Pour la plupart des événements d’une journée, cinq à dix étapes constituent une fourchette raisonnable, et vous pouvez accepter qu’on termine avec la plupart des étapes plutôt que toutes.
Répartissez les étapes dans l’espace, avec au moins une dans une zone peu fréquentée, mais n’envoyez personne monter trois étages et redescendre pour un seul tampon. Vérifiez l’accessibilité : chaque étape doit être accessible sans marches, ou le parcours doit pouvoir se terminer sans elle. Évitez les endroits qui bloquent la circulation, comme la file du vestiaire ou l’entrée de la salle plénière.
Code, tampon ou énigme à chaque étape
Chaque étape a besoin d’une preuve de passage. La réponse classique est une carte en papier et un tampon : c’est charmant, et cela ne pose problème que lorsque la carte se perd. La réponse numérique est un code à chaque étape, que l’invité collecte sur son téléphone, généralement un QR code imprimé sur un panneau ou un mot court à saisir. Les codes numériques ont des avantages pratiques : rien à transporter, une progression qui ne se perd pas, et un organisateur qui voit combien de personnes ont atteint chaque étape.
Faites du code une partie de la visite. Un QR code scanné en passant ne prouve pas grand-chose ; un code donné par l’équipe du stand après un court échange, ou trouvé en répondant à une question sur l’œuvre, donne du sens à l’arrêt. Imprimez les codes en grand, à hauteur de poitrine, sous une bonne lumière, et gardez un panneau de rechange pour chaque étape à l’accueil.
Une progression visible pour chaque invité
On termine ce qu’on se voit terminer. Montrez à chaque invité les étapes collectées et celles qui restent, avec un plan simple ou une liste, et rendez la dernière étape évidente : où aller chercher son lot. Le parcours doit fonctionner avec une connexion faible et sur n’importe quel téléphone, et personne ne devrait avoir à installer une application ou créer un compte pour jouer. Une chasse au trésor qui commence par un téléchargement perd la plupart de ses joueurs avant la première étape.
- Une page ou une carte qui montre les étapes faites et restantes.
- Un plan ou une description claire de l’emplacement de chaque étape.
- Le lot et le lieu de retrait, visibles dès le départ.
- Un message de fin de parcours que l’invité peut montrer au comptoir.
Un lot qui donne envie d’aller au bout
Le lot doit être proportionné à l’effort et facile à remettre. Pour un parcours court, un bon pour une boisson, un petit cadeau, un accès prioritaire à une session ou une participation à un tirage au sort suffisent. Pour un parcours plus long, quelque chose dont on parle fonctionne mieux que quelque chose de cher : une visite des coulisses, un livre dédicacé, une place à la table des intervenants. En cas de tirage au sort, publiez le règlement : qui peut participer, quand a lieu le tirage et comment les gagnants sont prévenus.
Décidez comment et par qui les lots sont remis. Une personne à un comptoir bien signalé, qui vérifie le passeport complété sur le téléphone et remet le lot, rend les choses simples. Comptez les lots à l’avance et prévoyez ce qui se passe quand il n’y en a plus, pour que les derniers à finir ne repartent pas avec de simples excuses.
Le passeport visiteur au service des partenaires et exposants
Sur les salons et les congrès, le passeport est souvent une offre partenaire : les stands du parcours reçoivent plus de visites, et les visiteurs arrivent avec une raison d’engager la conversation. Briefez chaque équipe de stand sur le parcours, ses codes et ce qu’il faut dire à l’arrivée d’un visiteur. Un stand qui donne le code sans un mot gâche la visite ; un stand qui pose une bonne question la transforme en contact.
Séparez le parcours de la collecte de données. Récupérer un tampon sur un stand ne doit jamais transmettre en silence les coordonnées du visiteur à l’exposant. Si un partenaire souhaite des coordonnées, le visiteur doit les partager en connaissance de cause, avec un consentement enregistré au sens du RGPD, lors d’une étape distincte. Rendez compte honnêtement aux partenaires : combien de visiteurs ont atteint leur étape et combien ont terminé le parcours, pas des données personnelles que personne n’a accepté de partager.
Le jour J : tester, observer, aider
La veille, faites tout le parcours avec un téléphone qui n’est pas le vôtre, en données mobiles, et collectez chaque code. Vérifiez que chaque panneau est là où le plan l’indique, que la lumière permet de scanner et que le comptoir des lots sait à quoi ressemble un passeport complet. Le jour J, nommez une personne responsable du parcours, capable de remplacer un panneau abîmé ou d’aider un invité dont le code n’a pas été pris en compte.
Annoncez le parcours tôt, depuis la scène et sur les écrans, et rappelez-le avant la dernière pause. Observez quelles étapes ralentissent et lesquelles sont sautées. Cela vous dira, pour la prochaine édition, où déplacer une étape et quel partenaire a besoin d’une meilleure raison d’être visité.