Événements d’entreprise
Un événement d’entreprise est jugé deux fois : à l’entrée, et dans le rapport qui suit.
Des invitations au nom de l’entreprise, une équipe avec les bons rôles, plusieurs entrées, des listes VIP et presse, et un rapport pour quiconque demande combien de gens sont venus — le côté invités d’un événement d’entreprise, tenu sur une seule fiche.
Un lancement, un dîner clients, une convention de distributeurs, une journée interne : la gestion des invités d’un événement d’entreprise a des exigences qu’une fête privée n’a pas. L’invitation part au nom de l’entreprise et doit y ressembler. Plusieurs personnes travaillent sur la liste, et toutes ne devraient pas tout voir. Il y a une entrée VIP, une liste presse, un collègue à la porte sans le temps de faire défiler — et ensuite quelqu’un, plus haut, demande combien de gens sont venus et attend un chiffre défendable.
Winglark répond à chacune de ces exigences par quelque chose qui existe plutôt que par une promesse : un expéditeur vérifié sur votre propre domaine, six rôles calqués sur une équipe événementielle, des entrées avec un personnel nommé et une dérogation de responsable qui est consignée, et un rapport qui nomme les personnes qui avaient promis et ne sont pas venues.
Pour les agences qui organisent des événements pour le compte de clients, la même chose vaut par client : un espace chacun, des données séparées sur le serveur, et un personnel partenaire qui ne voit que le client auquel il est affecté.
Ce dont un événement d’entreprise a besoin, et ce qui s’en charge ici.
Les parties de Winglark sur lesquelles un événement d’entreprise s’appuie le plus. Chacune renvoie à sa page.
ListGuard
Une liste sur laquelle plusieurs personnes travaillentImportée de l’export CRM ou du tableur de l’assistante, vérifiée pour les doublons et les adresses injoignables, étiquetée par segment — VIP, presse, partenaires, équipe.TemplateForge
Des invitations à l’image de l’entrepriseLogo, programme, bouton d’ajout au calendrier et bouton de réponse en blocs liés à l’événement ; chaque version publiée conservée.MailFlow
Envoyées depuis votre propre domaineUn expéditeur vérifié au nom de l’entreprise et une trace de livraison par invité — livré, rejeté, exclu.- Des rôles pour l’équipePropriétaire, manager, responsable des invités, personnel d’entrée, lecteur de rapports, personnel partenaire. Le personnel d’entrée voit le scanner et rien d’autre.
GatePass
Plusieurs entrées, un personnel nommé, des dérogations consignéesEntrée principale, VIP, presse. Un responsable peut faire entrer un cas limite, et l’accord est consigné avec un nom et un motif.- Un rapport qu’on peut remettre à la directionInvités, réponses, présents — nominativement et par segment — exporté en Excel mis en forme ou en PDF présentable.
Ce qu’il faut chercher, pour un événement d’entreprise.
Les questions que les achats et le responsable de l’événement poseront tous les deux.
- L’invitation part-elle du domaine de l’entreprise, avec un expéditeur vérifié plutôt qu’usurpé ?
- Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur la liste sans que tout le monde voie la facturation et les réglages ?
- Les invités VIP, presse et partenaires peuvent-ils être étiquetés, suivis dans les rapports et dirigés vers leur propre entrée ?
- L’entrée fonctionne-t-elle sur les téléphones de l’équipe, sans réseau, à plusieurs accès à la fois ?
- Une exception à l’entrée est-elle consignée — qui l’a approuvée, et pourquoi ?
- Le rapport peut-il être exporté sous une forme qu’un dirigeant acceptera, nominativement et par segment ?
- Où les données des invités sont-elles traitées, qui peut les exporter, et qu’est-ce qui n’est pas encore en place ?
Comment ça se passe sur Winglark.
- 01
Créer l’événement comme événement d’entreprise
Le type apporte l’agenda, le mode de participation et les questions qu’un événement d’entreprise pose ; les segments étiquettent VIP, presse et partenaires.
- 02
Donner à l’équipe ses rôles
L’assistante gère la liste, le partenaire de l’agence voit un client, l’accueil reçoit le scanner pour la soirée.
- 03
Envoyer au nom de l’entreprise
Un expéditeur vérifié sur votre domaine ; l’invitation conçue à partir de blocs que l’événement possède, prévisualisée comme le vrai e-mail.
- 04
Tenir les entrées
Principale, VIP et presse sur des téléphones séparés, chacun lié à une personne nommée, tous voyant la même liste en temps réel — ou hors ligne, réconciliés ensuite.
- 05
Remettre le rapport
Invités, réponses, présents, par segment ; les exceptions listées avec leur approbateur ; export en Excel ou PDF.
Questions
Le nom et la marque de notre entreprise peuvent-ils figurer sur l’invitation ?
Oui. Les invitations partent sous un expéditeur vérifié sur votre propre domaine et sont conçues à partir de blocs avec votre logo. Avec la formule Agency, la marque Winglark disparaît de ce que voient les invités.
Comment séparer les invités VIP et presse ?
Étiquetez-les comme segments dans la liste. Les segments se retrouvent dans les réponses et le rapport, et une entrée peut être restreinte à un segment — une entrée VIP qui n’admet que les codes VIP.
Qui voit quoi ?
Six rôles. Le personnel d’entrée ne voit que le scanner ; un responsable des invités voit la liste et les invitations mais pas la facturation ; un lecteur de rapports lit et exporte seulement ; le personnel partenaire ne voit que son client.
Et si quelqu’un d’important n’est pas sur la liste ?
Un membre de l’équipe qui en a le droit peut l’ajouter à l’entrée, et la fiche indique qui l’a fait. Un cas douteux peut être admis avec l’accord d’un responsable, consigné avec un nom et un motif.
Où sont conservées les données des invités, et peut-on les récupérer ?
La page sécurité indique comment les données sont protégées et ce qui n’est pas encore en place. Chaque rapport s’exporte en CSV, Excel ou PDF à tout moment, quelle que soit la formule.
Votre premier événement est gratuit.
Cinquante invités, de vraies invitations, de vraies réponses. Aucune carte requise.