Événements d’entreprise
Des invitations au nom de l’entreprise, une équipe avec les bons rôles, plusieurs entrées, des listes VIP et presse, et un rapport pour quiconque demande combien de gens sont venus — le côté invités d’un événement d’entreprise, tenu sur une seule fiche.
Présents par segment
Entrées
Dernières entrées
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Pourquoi les événements d’entreprise sont différents
Un lancement, un dîner clients, une convention de distributeurs, une journée interne : la gestion des invités d’un événement d’entreprise a des exigences qu’une fête privée n’a pas. L’invitation part au nom de l’entreprise et doit y ressembler. Plusieurs personnes travaillent sur la liste, et toutes ne devraient pas tout voir. Il y a une entrée VIP, une liste presse, un collègue à la porte sans le temps de faire défiler — et ensuite quelqu’un, plus haut, demande combien de gens sont venus et attend un chiffre défendable.
Winglark répond à chacune de ces exigences par quelque chose qui existe plutôt que par une promesse : un expéditeur vérifié sur votre propre domaine, sept rôles calqués sur une équipe événementielle, des entrées avec un personnel nommé et une dérogation de responsable qui est consignée, et un rapport qui nomme les personnes qui avaient promis et ne sont pas venues.
Le marketing, une assistante, une agence, l’accueil et la direction interviennent tous sur la même liste.
VIP, presse, partenaires et équipe : autant de promesses différentes, avec des entrées différentes.
Les cas limites sont tranchés par quelqu’un qui en a le droit, et la décision est consignée.
L’invitation part au nom de l’entreprise et doit lui ressembler.
Principale, VIP et presse fonctionnent en même temps, chacune avec son propre personnel.
Chaque admission indique une entrée, un appareil, une personne et une heure.
Le lendemain matin, les chiffres doivent résister aux questions.
Un événement, de nombreuses parties prenantes
L’assistante a besoin de la liste, l’agence de son client, l’hôtesse d’accueil d’un scanner et la direction du rapport. Tout donner à tout le monde est le réglage le plus simple — et le mauvais.
Contrôle par rôle
La chaîne opérationnelle de l’événement d’entreprise
Les parties de Winglark sur lesquelles un événement d’entreprise s’appuie le plus. Chacune renvoie à sa page. Choisissez une partie pour voir ce qu’elle apporte à un événement d’entreprise. Chacune renvoie à sa page.
Un événement d’entreprise
ListGuard
Importée de l’export CRM ou du tableur de l’assistante, vérifiée pour les doublons et les adresses injoignables, étiquetée par segment — VIP, presse, partenaires, équipe.
Ouvrir la page →TemplateForge
Logo, programme, bouton d’ajout au calendrier et bouton de réponse en blocs liés à l’événement ; chaque version publiée conservée.
Ouvrir la page →MailFlow
Un expéditeur vérifié au nom de l’entreprise et une trace de livraison par invité — livré, rejeté, exclu.
Ouvrir la page →InvitePulse
Quand le client envoie vingt noms de plus quatre jours avant, la nouvelle liste est comparée aux invités déjà conviés, et seuls les véritables nouveaux reçoivent une invitation.
Ouvrir la page →Un accès maîtrisé
Propriétaire, manager, marketing, responsable des invités, personnel d’entrée, lecteur de rapports, personnel partenaire. Le personnel d’entrée voit le scanner et rien d’autre.
Ouvrir la page →GatePass
Entrée principale, VIP, presse. Un responsable peut faire entrer un cas limite, et l’accord est consigné avec un nom et un motif.
Ouvrir la page →BadgeDesk
Des badges conçus une fois et imprimés depuis la liste — toute la liste la veille, ou chacun quand l’entrée admet l’invité — et une borne tablette à l’accueil.
Ouvrir la page →La preuve de présence
Invités, réponses, présents — nominativement et par segment — exporté en Excel mis en forme ou en PDF présentable.
Ouvrir la page →Segmentation des invités
Étiquetez un invité comme VIP, presse ou partenaire une seule fois, et l’étiquette reste sur sa fiche — dans les réponses, sur l’écran d’entrée et dans le rapport. Le segment reste opérationnel pendant toute la vie de l’événement.
| Segmentation des invités | Invités | Confirmés | Présents | Dans le rapport |
|---|---|---|---|---|
| VIP | 48 | 44 | 42 | 88% |
| Presse | 20 | 18 | 17 | 85% |
| Partenaires | 140 | 126 | 112 | 80% |
| Équipe | 54 | 52 | 50 | 93% |
| Clients | 150 | 98 | 59 | 39% |
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Accès par rôle
Sept rôles, chacun lu dans la table des permissions du produit lui-même. Choisissez-en un pour voir ce qu’il ouvre et ce qu’il n’ouvre pas.
Propriétaire — Tout, y compris la facturation et la suppression de l’organisation.
| Choisir un rôle | Données des invités | Invitations | Entrée | Rapports | Facturation | Équipe et réglages | Périmètre client |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Propriétaire | Complet: Noms et coordonnées | Complet: Créer et envoyer | Complet: Scanner et approuver les exceptions | Complet: Complet | Complet: Complet | Complet: Complet | Complet: Tous les clients |
| Gestion | Complet: Noms et coordonnées | Complet: Créer et envoyer | Complet: Scanner et approuver les exceptions | Complet: Complet | Aucun accès: Aucun accès | Complet: Complet | Complet: Tous les clients |
| Marketing | Limité: Noms, coordonnées masquées | Limité: Lecture seule | Aucun accès: Aucun accès | Complet: Complet | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Clients affectés uniquement |
| Liste des invités | Complet: Noms et coordonnées | Complet: Créer et envoyer | Limité: Scanner et admettre | Complet: Complet | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Clients affectés uniquement |
| Équipe d’entrée | Limité: Noms, coordonnées masquées | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Scanner et admettre | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Clients affectés uniquement |
| Rapports seulement | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Complet: Complet | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Clients affectés uniquement |
| Personnel partenaire | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Scanner et admettre | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Aucun accès: Aucun accès | Limité: Accordé par événement |
Générée à partir de la même table des permissions que le serveur applique : cette vue ne peut donc pas promettre plus que ce que le produit autorise.
Le cycle de vie de l’événement
Planifier
Le type apporte l’agenda, le mode de participation et les questions qu’un événement d’entreprise pose ; les segments étiquettent VIP, presse et partenaires.
Équipe
L’assistante gère la liste, le partenaire de l’agence voit un client, l’accueil reçoit le scanner pour la soirée.
Inviter
Un expéditeur vérifié sur votre domaine ; l’invitation conçue à partir de blocs que l’événement possède, prévisualisée comme le vrai e-mail.
Opérer
Principale, VIP et presse sur des téléphones séparés, chacun lié à une personne nommée, tous voyant la même liste en temps réel — ou hors ligne, réconciliés ensuite.
Rendre compte
Invités, réponses, présents, par segment ; les exceptions listées avec leur approbateur ; export en Excel ou PDF.
Plusieurs entrées
Principale, VIP et presse fonctionnent sur des téléphones séparés, chacun lié à une personne nommée. Un scan à une entrée apparaît aux autres tant que la connexion tient, et une entrée qui perd le réseau continue d’admettre à partir de sa propre copie de la liste.
Opérations de l’événement240
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Exceptions et approbations
Une personne importante ne figure pas dans l’export ; un code a déjà été utilisé ; un invité arrive avec une personne de plus que prévu. Un responsable peut trancher — et la décision est consignée avec un nom, un motif, l’entrée et l’heure.
Exception à l’entrée
Approuvé
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
De la promesse à la preuve
Parce que la réponse et l’enregistrement à l’entrée figurent sur la même fiche invité, l’écart entre les deux se mesure — nominativement et par segment.
Présence par segment
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Rapports
Les exports qu’on demande à une entreprise, construits à partir des mêmes fiches que les entrées ont alimentées — filtrés par segment, entrée, réponse ou arrivée sans réponse, et exportés sous la forme qu’un dirigeant accepte.
Synthèse pour la direction
Avant de choisir une plateforme d’opérations événementielles
Les questions que les achats et le responsable de l’événement poseront tous les deux.
L’invitation part-elle du domaine de l’entreprise, avec un expéditeur vérifié plutôt qu’usurpé ?
Dans WinglarkOui. Rien ne part d’une adresse qui n’a pas été vérifiée sur votre propre domaine.
Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur la liste sans que tout le monde voie la facturation et les réglages ?
Dans WinglarkOui. Sept rôles ; la facturation revient au seul propriétaire.
Les invités VIP, presse et partenaires peuvent-ils être étiquetés, suivis dans les rapports et dirigés vers leur propre entrée ?
Dans WinglarkÉtiquetés, suivis dans les réponses et les rapports par segment, et affichés sur l’écran d’entrée. Les entrées sont séparées par le personnel qui y est affecté, et non par le refus des autres segments.
L’entrée fonctionne-t-elle sur les téléphones de l’équipe, sans réseau, à plusieurs accès à la fois ?
Dans WinglarkOui. N’importe quel téléphone, plusieurs entrées à la fois, et l’entrée continue de fonctionner sans réseau.
Une exception à l’entrée est-elle consignée — qui l’a approuvée, et pourquoi ?
Dans WinglarkOui. L’approbateur, le motif, l’entrée et l’heure sont consignés.
Le rapport peut-il être exporté sous une forme qu’un dirigeant acceptera, nominativement et par segment ?
Dans WinglarkOui. CSV, Excel et PDF, filtrés par segment, quelle que soit la formule.
Où les données des invités sont-elles traitées, qui peut les exporter, et qu’est-ce qui n’est pas encore en place ?
Dans WinglarkIndiqué dans le Centre de confiance et de sécurité — y compris ce qui n’est pas encore en place.
Conçu pour être examiné
Un événement d’entreprise ne se vit pas seulement — il s’examine.
Après l’événement viennent les questions : ce qu’il a coûté par invité présent, si les VIP sont venus, pourquoi tel nom a été admis à l’entrée. Chaque réponse devrait provenir d’une trace plutôt que du souvenir que quelqu’un garde de la soirée. Winglark tient cette trace pendant l’événement, si bien que le bilan qui suit est une lecture, pas une reconstitution.
Agences et espaces clients
Pour les agences qui organisent des événements pour le compte de clients, la même chose vaut par client : un espace chacun, des données séparées sur le serveur, et un personnel partenaire qui ne voit que le client auquel il est affecté.
Chaque recherche est vérifiée sur le serveur par rapport à l’espace et au client auxquels elle appartient. Une fiche d’un autre client se comporte comme si elle n’existait pas.
Espace de l’agence
Types d’événements d’entreprise
Sécurité et confiance
Le Centre de confiance et de sécurité décrit chaque protection en détail. En bref :
Découvrir la confiance et la sécuritéPendant l’événement
Menez les questions de la plénière avec LivePulse, modérées avant d’atteindre la scène ; mettez le lieu, les horaires et chaque annonce sur le téléphone de chaque participant avec Companion ; et laissez la responsable des opérations suivre arrivées, entrées et salle dans Event Control Room.
Intégrations
Réponses et présence partent vers vos propres systèmes en webhooks signés, l’API ajoute des invités depuis un site d’inscription, et les clés sont limitées, expirables et révocables. La synchronisation HubSpot et la synchronisation Salesforce fonctionnent aujourd’hui.
Voir les intégrations →Oui. Les invitations partent sous un expéditeur vérifié sur votre propre domaine et sont conçues à partir de blocs avec votre logo. Avec la formule Agency, la marque Winglark disparaît de ce que voient les invités.
Étiquetez-les comme segments dans la liste. Les segments se retrouvent dans les réponses, sur l’écran d’entrée et dans le rapport, et chaque entrée a son propre personnel affecté — l’entrée VIP tenue par quelqu’un qui connaît les visages.
Sept rôles. Le personnel d’entrée ne voit que le scanner ; un responsable des invités voit la liste et les invitations mais pas la facturation ; un lecteur de rapports lit et exporte seulement ; le personnel partenaire ne voit que son client.
Un membre de l’équipe qui en a le droit peut l’ajouter à l’entrée, et la fiche indique qui l’a fait. Un cas douteux peut être admis avec l’accord d’un responsable, consigné avec un nom et un motif.
La page sécurité indique comment les données sont protégées et ce qui n’est pas encore en place. Chaque rapport s’exporte en CSV, Excel ou PDF à tout moment, quelle que soit la formule.
Réunissez invitations, gestion des invités, accès et rapports dans un seul flux de travail.