Le check-in le jour de l’événement
Les dix mètres les moins indulgents d’un événement.
Il y a une file, la lumière est mauvaise, le réseau a disparu et personne ne veut attendre. Le check-in événement de Winglark est fait pour cela, pas pour la démonstration.
Tout produit sait montrer une coche verte. La différence, c’est ce qui arrive au second scan, à la quatrième porte, sans réseau, avec vingt personnes dans la file. Cette page parle de cela.
- à l’intérieur
- 240 / 412
- Réseau
- Connecté
- File
- 12
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Essayez. Puis scannez le même code une seconde fois.
C’est le vrai écran, avec les vrais états. Rien ici n’est envoyé nulle part.
Le contrôle à l’entrée est une option payante par événement, ou fait partie de l’offre Professional. Il n’est pas inclus dans le premier événement gratuit.
Pas de terminal à louer. Le téléphone que votre équipe a déjà est le scanner.
Prêt à scanner
—
Pointez la caméra vers le code d’un invité.
Un modèle fonctionnel de l’écran de porte. Rien ici n’est envoyé nulle part.
Six choses qui tournent mal
Six choses qui tournent mal à une porte.
Le même code, deux fois
Un QR est transféré, une capture est partagée, ou quelqu’un rentre tout simplement à nouveau.
Le second scan est signalé, jamais laissé passer. L’opérateur l’enregistre comme refus, nouvelle entrée ou décision d’un responsable — et le rapport garde les trois séparés.
Le réseau tombe
Le wifi du lieu meurt à l’ouverture ; les sous-sols n’ont aucune barre.
La liste est sur l’appareil avant l’ouverture. On scanne hors ligne toute la nuit, et le serveur revérifie chaque scan en file dès que la connexion revient.
Un invité sans code
L’e-mail n’est jamais arrivé, le téléphone est à plat, ou la personne a été ajoutée il y a une heure.
Chercher par nom, confirmer, admettre — enregistré comme walk-in sur la même liste, pas griffonné dans une marge.
Une file qui s’arrête
Un cas difficile devant, et quarante personnes derrière.
Les cas difficiles sont mis de côté pour un responsable sans bloquer la file ; chaque autre scan est une seconde de vert.
La mauvaise personne qui scanne
Un personnel de porte avec accès à tout le compte, c’est un incident qui attend un nom.
Le personnel de porte voit l’écran de porte et rien d’autre. Un appareil perdu est coupé du centre dès qu’il est signalé.
Un code vu par la mauvaise personne
Les QR sont capturés, transférés, imprimés et oubliés sur les tables. Tout ce qui est écrit dedans est public.
Le code porte un jeton opaque et rien d’autre — pas de nom, pas d’e-mail, pas d’événement. Winglark ne conserve qu’une empreinte chiffrée.
Sans réseau
L’entrée continue de scanner. Le serveur tranche ensuite.
Oui. Chaque appareil garde la liste d’invités et scanne hors ligne ; les entrées sont mises en file et envoyées au retour de la connexion, et un conflit entre deux appareils vous est montré plutôt que résolu en silence.
- ConnectéChaque scan vérifié sur le serveur
- Réseau perduLe téléphone passe sur sa propre copie
- Hors ligneScans vérifiés sur l’appareil, mis en file
- RétabliLa file est envoyée
- SynchroniséChaque entrée revérifiée ; les conflits montrés à une personne
Plusieurs entrées
Chaque entrée voit la même liste.
Un scan à une entrée apparaît aux autres tant que la connexion tient. Chaque téléphone appartient à une personne nommée et sert les entrées qui lui ont été attribuées.
240 Entrés
- Principale184Équipe: Elif K.
- VIP39Équipe: Deniz A.
- Presse17Équipe: Jonas W.
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Accord d’un responsable
Une exception est une décision, et une décision porte un nom.
Un responsable peut faire entrer un cas limite — un retour, un code révoqué, un invité avec plus d’accompagnants que prévu. L’accord est consigné avec qui a décidé, le motif, l’entrée et l’heure.
Exception d’entrée
- Invité
- Marta Ruiz
- Motif
- Déjà entré — ressorti jusqu’à la voiture
- Premier scan
- 19:42 · Entrée VIP
- Approuvé par
- Deniz A., responsable
✓ Retour approuvé
Exemple illustratif — noms et chiffres inventés, aucune donnée client.
Dans le code
Le code est une clé,pas une carte de visite.
Les codes sont capturés, transférés et oubliés sur les tables. Le code ne porte donc qu’un jeton opaque, et Winglark n’en conserve qu’une empreinte chiffrée.
Centre de confiance et de sécurité →✕ Un code qui se lit comme une carte
- Marta Ruiz
- marta.ruiz@press.example
- VIP · Réception d’automne
✓ Un code Winglark
8f2c…a91
Illisible pour qui le lit ; vérifié sur le serveur.
Ce pour quoi l’entrée est construite
Ce pour quoi la porte est construite.
- Le scanner est un téléphoneAucun matériel à louer, charger ou perdre. N’importe quel téléphone que votre équipe a déjà.
- Fonctionne sans réseauLa liste vit sur l’appareil. Scannez toute la soirée hors ligne et synchronisez au retour de la connexion.
- Deux fois veut dire deux foisUn second scan est signalé, jamais laissé passer. Le réentrée est une action distincte et volontaire.
- Un responsable peut trancherLes cas limites reçoivent une dérogation approuvée — avec qui l’a approuvée et pourquoi.
- Plusieurs entrées à la foisEntrée principale, VIP, presse, hall B. Chaque appareil voit les autres en direct.
- Rien de personnel dans le codeLe QR ne porte qu’un jeton opaque. Une capture d’écran ne révèle ni nom ni événement.
Table et place
Le scanner indique où aller ensuite.
Avec un plan venu de SeatMap, l’écran de l’entrée affiche la table et la place de chaque invité à l’enregistrement, hors ligne aussi.
Voir SeatMap →Badges
Admettez l’invité, puis imprimez son badge.
Avec BadgeDesk, l’équipe d’accueil imprime le badge d’un invité juste après le scan, ou les invités s’enregistrent seuls sur une borne tablette, comptés par la même entrée.
Voir BadgeDesk →Au-delà de l’entrée
Chaque scan arrive dans la salle de contrôle.
Les check-ins de chaque entrée alimentent Event Control Room : arrivées face aux attendus, la dernière heure, chaque entrée ouverte ou fermée avec son équipe, les téléphones encore à synchroniser et les doubles entrées à examiner.
Questions
Les invités ont-ils besoin d’une application pour le check-in ?
Non. Ils présentent le QR code de leur invitation, sur un téléphone ou sur papier, et le téléphone d’un membre de l’équipe sert de scanner — rien à louer, à charger ni à installer.
Le check-in fonctionne-t-il sans internet ?
Oui. Chaque appareil garde la liste d’invités et scanne hors ligne ; les entrées sont mises en file et envoyées au retour de la connexion, et un conflit entre deux appareils vous est montré plutôt que résolu en silence.
Que se passe-t-il si le même code est scanné deux fois ?
L’écran le dit, avec l’heure, l’entrée et le membre de l’équipe du premier scan. L’équipe choisit : refuser, enregistrer un retour, ou faire entrer avec l’accord d’un responsable — chaque choix est consigné séparément dans le rapport.
Peut-on faire entrer quelqu’un qui n’est pas sur la liste ?
Oui, si le membre de l’équipe a le droit d’ajouter des invités à l’entrée. La personne est ajoutée sur place, marquée comme ajoutée à l’entrée, et figure dans le rapport parmi ceux venus sans avoir répondu.
Plusieurs entrées peuvent-elles fonctionner en même temps ?
Oui. Un événement peut avoir plusieurs entrées, chacune avec plusieurs appareils, chacun lié à un membre de l’équipe nommé. Un code scanné à une entrée apparaît comme scanné aux autres en temps réel.
Que l’entrée continue d’avancer.
N’importe quel téléphone, plusieurs entrées, pas de réseau, le second scan et la décision du responsable — tout sur la fiche dont le rapport est tiré.