Pourquoi c’est sur la liste que les événements déraillent
Une mauvaise liste d’invités est invisible jusqu’à ce qu’elle coûte cher. Un doublon, ce sont deux invitations pour une personne, qui le remarque. Un domaine mal saisi, c’est une invitation qui rebondit en silence, vers un invité qui en conclut qu’il n’a pas été invité. Une colonne appelée « E-mail » dans un onglet et « Mail » dans le suivant, c’est une fusion qui met des numéros de téléphone dans le champ e-mail sur cent lignes. Rien de tout cela n’apparaît à l’ouverture du tableur ; tout apparaît le soir de l’événement.
La raison est structurelle. La liste se construit sur des semaines, entre plusieurs personnes dont aucune ne la voit en entier, et la première fois que quelqu’un la regarde comme un seul objet, c’est le jour où les invitations partent. À ce moment-là, les erreurs sont déjà dans les invitations.
Partir d’un seul fichier, et garder l’original
Fusionnez tout dans un fichier de travail avant de corriger quoi que ce soit, et gardez les originaux intacts à côté. Des corrections faites à trois endroits sont des corrections faites trois fois et jamais rapprochées. Si un nom est faux dans l’export CRM et juste dans la feuille de l’assistante, vous voulez pouvoir voir les deux.
Donnez une source à chaque ligne. Une colonne qui dit d’où vient la ligne — « export commercial », « liste partenaire », « ajouté à la main, 12 mai » — est la colonne dont vous aurez besoin quand un invité demandera pourquoi il a été invité, ou quand un partenaire demandera pourquoi son contact ne l’a pas été.
Trouver les doublons avant l’outil
Les doublons sont rarement exacts. « A. Yılmaz » et « Ayşe Yilmaz » sont une seule personne ; deux lignes avec la même adresse e-mail et des noms différents aussi ; de même deux lignes avec le même nom, une adresse professionnelle dans l’une et une adresse personnelle dans l’autre. Triez d’abord par e-mail, puis par nom de famille, et lisez les voisins : la plupart des doublons se retrouvent côte à côte une fois la liste ordonnée.
Décidez qui gagne avant de fusionner. En général, c’est la ligne avec l’activité la plus récente, l’adresse professionnelle, et le quota d’accompagnants que l’hôte a réellement accordé. Notez la décision dans la colonne source ; « fusionné depuis la liste partenaire » suffit.
- Même e-mail, nom différent : une personne, deux orthographes. Gardez le nom le plus complet.
- Même nom, e-mail différent : le plus souvent une personne avec une adresse professionnelle et une personnelle. Demandez, ou gardez celle que l’hôte connaît.
- Même téléphone, tout le reste différent : souvent un couple qui partage un numéro. Deux invités, un foyer.
- Accents et majuscules : « Ozan » et « Özan » sont la même personne pour une recherche, pas pour un tableur.
Les adresses qui ne peuvent pas recevoir de courrier
Une adresse peut être bien formée et pourtant morte. Les cas fréquents : une faute dans le domaine (« gmial.com »), une adresse générique que personne ne lit (« info@ »), une adresse dans une entreprise que l’invité a quittée, et un domaine qui n’existe plus. Un outil qui vérifie la forme d’une adresse attrape le premier cas ; seul l’envoi — ou la trace de livraison du dernier événement — attrape les autres.
Ne supprimez pas une ligne pour une mauvaise adresse. Marquez-la, et cherchez un autre canal : un numéro de téléphone, un collègue, le partenaire qui a fourni le nom. Un invité sans adresse joignable reste un invité ; simplement un invité qu’il faudra inviter à la main.
Les colonnes dont un événement a vraiment besoin
Moins que vous n’en avez. Une liste d’invités a besoin d’un nom auquel adresser l’invitation, d’un canal qui atteint la personne, d’un segment (VIP, presse, partenaire, équipe, famille) qui décide de l’entrée et du rapport où elle figurera, d’un quota d’accompagnants s’il y en a un, et d’une langue si l’invitation part en plusieurs. Tout le reste — la fonction, l’entreprise, la note sur le placement — est utile mais ne doit pas bloquer la ligne.
Nommez les colonnes de la même façon dans chaque source avant de fusionner. Faites correspondre « Vorname » et « First name » à un seul champ, et refusez une fusion où deux colonnes revendiquent le même champ ; une fusion qui devine met les mauvaises données au bon endroit.
Le consentement, et qui a le droit d’être sur la liste
Une liste d’invités, ce sont des données personnelles. Selon les règles européennes, et la plupart des autres, il vous faut une raison de détenir chaque ligne et un moyen de la retirer sur demande. La raison est généralement évidente — la personne est invitée à un événement avec lequel elle a un lien — mais une liste construite à partir d’une base achetée, ou des contacts d’un partenaire sans son accord, est une liste que vous ne pourrez pas défendre.
Gardez la question du consentement simple : pour chaque source, qui a accepté que ces personnes soient invitées, et à quoi ? Écrivez-le dans la colonne source. C’est aussi la réponse à l’invité qui demande comment vous avez obtenu son adresse.
Les ajouts tardifs, sans inviter personne deux fois
La liste n’est pas finie quand les invitations partent. Quatre jours avant l’événement, un client envoie trois noms de plus ; un partenaire en transfère vingt, dont la moitié figure déjà sur la liste sous une orthographe légèrement différente. Les ajouter à la main à une liste déjà envoyée, c’est ainsi que des gens reçoivent deux invitations.
Traitez chaque nom tardif comme un candidat, pas comme une ligne : comparez-le aux invités déjà sur l’événement, par e-mail et par nom, et n’invitez que ceux qui sont vraiment nouveaux. La comparaison est le même travail que le premier passage de nettoyage, fait pour une personne à la fois.
Une courte check-list
Avant que la première invitation ne parte, chaque ligne devrait passer les points suivants.
- Un fichier de travail ; les originaux gardés à côté.
- Une colonne source sur chaque ligne.
- Les doublons trouvés par e-mail, puis par nom, puis par téléphone ; la ligne conservée choisie délibérément.
- Les adresses vérifiées dans leur forme, et celles connues comme mortes marquées plutôt que supprimées.
- Les colonnes rapportées à un seul jeu de champs ; jamais deux colonnes pour le même champ.
- Un segment et, le cas échéant, un quota d’accompagnants et une langue sur chaque ligne.
- Une note de consentement par source.
- Une règle pour les ajouts tardifs : comparer d’abord, n’inviter que les nouveaux.