Warum Veranstaltungen an der Liste scheitern
Eine schlechte Gästeliste ist unsichtbar, bis sie teuer wird. Eine Dublette sind zwei Einladungen an eine Person, die das bemerkt. Eine falsch getippte Domain ist eine Einladung, die still zurückkommt — an einen Gast, der annimmt, er sei nicht eingeladen. Eine Spalte, die in einem Blatt „E-Mail“ und im nächsten „Mail“ heißt, ist ein Zusammenführen, das bei hundert Zeilen Telefonnummern ins E-Mail-Feld schreibt. Nichts davon zeigt sich beim Öffnen der Tabelle; alles davon zeigt sich am Abend der Veranstaltung.
Der Grund ist strukturell. Die Liste entsteht über Wochen aus den Händen mehrerer Personen, von denen keine das Ganze sieht, und das erste Mal, dass jemand sie als ein Objekt betrachtet, ist der Tag, an dem die Einladungen hinausgehen. Dann sind die Fehler bereits in den Einladungen.
Mit einer Datei beginnen — und das Original behalten
Führen Sie alles in eine Arbeitsdatei zusammen, bevor Sie irgendetwas korrigieren, und behalten Sie die unberührten Originale daneben. Korrekturen an drei Stellen sind Korrekturen, die dreimal gemacht und nie abgeglichen werden. Wenn ein Name im CRM-Export falsch und in der Tabelle der Assistenz richtig ist, wollen Sie beides sehen können.
Geben Sie jeder Zeile eine Quelle. Eine Spalte, die sagt, woher die Zeile stammt — „Vertriebsexport“, „Partnerliste“, „von Hand ergänzt, 12. Mai“ —, ist die Spalte, die Sie brauchen, wenn ein Gast fragt, warum er eingeladen wurde, oder ein Partner fragt, warum sein Kontakt es nicht wurde.
Dubletten finden, bevor das Werkzeug es tut
Dubletten sind selten exakt. „A. Yılmaz“ und „Ayşe Yilmaz“ sind eine Person; ebenso zwei Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse und verschiedenen Namen, und zwei Zeilen mit demselben Namen und einer Geschäftsadresse in der einen, einer privaten in der anderen. Sortieren Sie zuerst nach E-Mail, dann nach Nachname, und lesen Sie die Nachbarn: Die meisten Dubletten liegen nebeneinander, sobald die Liste geordnet ist.
Entscheiden Sie vor dem Zusammenführen, welche Zeile gewinnt. Meist ist es die mit der jüngsten Aktivität, der Geschäftsadresse und dem Begleitpersonen-Kontingent, das der Gastgeber tatsächlich zugesagt hat. Notieren Sie die Entscheidung in der Quellenspalte; „zusammengeführt aus Partnerliste“ genügt.
- Gleiche E-Mail, anderer Name: eine Person, zwei Schreibweisen. Den vollständigeren Namen behalten.
- Gleicher Name, andere E-Mail: meist eine Person mit Geschäfts- und Privatadresse. Nachfragen — oder die behalten, die der Gastgeber kennt.
- Gleiche Telefonnummer, sonst alles anders: oft ein Paar, das sich eine Nummer teilt. Zwei Gäste, ein Haushalt.
- Umlaute und Groß-/Kleinschreibung: „Ozan“ und „Özan“ sind für eine Suche dieselbe Person, für eine Tabelle nicht.
Adressen, die keine Post empfangen können
Eine Adresse kann korrekt aussehen und trotzdem tot sein. Die häufigen Fälle: ein Tippfehler in der Domain („gmial.com“), eine Sammeladresse, die niemand liest („info@“), eine Adresse bei einer Firma, die der Gast verlassen hat, und eine Domain, die es nicht mehr gibt. Ein Werkzeug, das die Form einer Adresse prüft, fängt den ersten Fall; nur das Senden — oder der Zustellnachweis der letzten Veranstaltung — fängt die übrigen.
Löschen Sie eine Zeile nicht wegen einer schlechten Adresse. Markieren Sie sie und suchen Sie einen anderen Kanal: eine Telefonnummer, eine Kollegin, den Partner, der den Namen geliefert hat. Ein Gast ohne erreichbare Adresse ist immer noch ein Gast; nur einer, den Sie von Hand einladen müssen.
Die Spalten, die eine Veranstaltung wirklich braucht
Weniger, als Sie haben. Eine Gästeliste braucht einen Namen, an den sich die Einladung richten kann, einen Kanal, der die Person erreicht, ein Segment (VIP, Presse, Partner, Team, Familie), das später über Eingang und Bericht entscheidet, ein Begleitpersonen-Kontingent, falls es eines gibt, und eine Sprache, wenn die Einladung in mehr als einer hinausgeht. Alles andere — Titel, Firma, die Notiz zum Sitzplatzwunsch — ist nützlich, sollte die Zeile aber nicht blockieren.
Benennen Sie die Spalten in jeder Quelle gleich, bevor Sie zusammenführen. Ordnen Sie „Vorname“ und „First name“ einem Feld zu, und verweigern Sie ein Zusammenführen, bei dem zwei Spalten dasselbe Feld beanspruchen; ein Zusammenführen, das rät, schreibt die falschen Daten an die richtige Stelle.
Einwilligung — und wer überhaupt auf die Liste darf
Eine Gästeliste sind personenbezogene Daten. Nach europäischem Recht, und nach den meisten anderen, brauchen Sie für jede Zeile einen Grund, sie zu halten, und einen Weg, sie auf Wunsch zu entfernen. Der Grund ist meist offensichtlich — die Person wird zu einer Veranstaltung eingeladen, zu der sie eine Beziehung hat —, aber eine Liste aus einer gekauften Datenbank oder aus den Kontakten eines Partners ohne dessen Zustimmung ist eine Liste, die Sie nicht verteidigen können.
Halten Sie die Frage der Einwilligung einfach: Wer hat für jede Quelle zugestimmt, dass diese Menschen eingeladen werden dürfen, und wozu? Schreiben Sie es in die Quellenspalte. Es ist zugleich die Antwort für den Gast, der fragt, woher Sie seine Adresse haben.
Späte Ergänzungen, ohne jemanden zweimal einzuladen
Die Liste ist nicht fertig, wenn die Einladungen hinausgehen. Vier Tage vor der Veranstaltung schickt der Kunde drei weitere Namen; ein Partner leitet zwanzig weiter, von denen die Hälfte bereits auf der Liste steht, in leicht abweichender Schreibweise. Sie von Hand an eine bereits versendete Liste anzuhängen ist der Weg, auf dem Menschen zwei Einladungen bekommen.
Behandeln Sie jeden späten Namen als Kandidaten, nicht als Zeile: Vergleichen Sie ihn mit den Gästen, die schon auf der Veranstaltung sind, nach E-Mail und nach Name, und laden Sie nur die ein, die wirklich neu sind. Der Vergleich ist dieselbe Arbeit wie der erste Bereinigungsdurchgang, nur für eine Person auf einmal.
Eine kurze Checkliste
Bevor die erste Einladung hinausgeht, sollte jede Zeile das Folgende bestehen.
- Eine Arbeitsdatei; Originale daneben aufbewahrt.
- Eine Quellenspalte in jeder Zeile.
- Dubletten gefunden nach E-Mail, dann Nachname, dann Telefon; die verbleibende Zeile bewusst gewählt.
- Adressen auf ihre Form geprüft; bekannt tote markiert statt gelöscht.
- Spalten einem Feldsatz zugeordnet; keine zwei Spalten für dasselbe Feld.
- Ein Segment und, wo relevant, ein Begleitpersonen-Kontingent und eine Sprache in jeder Zeile.
- Eine Einwilligungsnotiz je Quelle.
- Eine Regel für späte Ergänzungen: zuerst vergleichen, nur Neue einladen.