Quatre états, pas deux
La plupart des formulaires de réponse ont un oui et un non. Les vraies réponses ont au moins quatre états : vient, ne vient pas, indécis, et aucune réponse. Les deux derniers sont ceux qui comptent pour planifier. Indécis, c’est un invité qui répondra si on le lui redemande ; sans réponse, c’est un invité qui n’a peut-être jamais vu l’invitation. Rabattre l’un ou l’autre sur « non » fausse l’estimation du traiteur et vide la liste de relance.
Gardez le silence comme un état à part, visible. Ceux qui n’ont jamais répondu sont la liste à laquelle une relance s’adresse — et, à l’entrée, la liste d’où sortent généralement les arrivées imprévues.
Une fiche, un lien
Une réponse doit atterrir sur la même fiche que le nom de l’invité, son segment, son quota d’accompagnants et, le soir venu, son check-in. Le moyen le plus simple de le garantir est un lien par invité : l’invitation porte un lien qui est le sien, la réponse arrive sur sa fiche, et personne n’a à taper son nom dans un formulaire qui correspondra ou non à la liste.
Le formulaire partagé avec un champ nom est l’alternative, et il produit la seconde copie de chaque invité — « Ayse Yilmaz » répondant à une invitation adressée à « Ayşe Yılmaz » — que la liste propre était censée éviter.
Les accompagnants
Fixez le quota par invité, pas par événement. Un partenaire de l’entreprise en a deux ; une journaliste aucun ; la famille de l’hôte un quota libre. Quand un invité répond, il nomme ses accompagnants, et chacun doit être compté, interrogé de la même façon (un accompagnant a aussi un choix de repas) et — si l’entrée est activée — doté de son propre code ou couvert par le code de groupe de l’invité avec un nombre.
Un code de groupe est plus simple pour l’invité et plus difficile pour l’entrée : quatre personnes sur un code, trois arrivent, la quatrième une heure plus tard. L’entrée doit pouvoir en admettre trois et en garder une ouverte. Décidez du modèle avant l’envoi des invitations ; en changer après signifie renvoyer des codes.
Des questions qui appartiennent à l’événement
Un mariage demande les repas, les allergies et les transferts. Une conférence demande les sessions et si l’invité vient en personne. Un vernissage demande si l’invité est de la presse. Les questions appartiennent au type d’événement, et un formulaire qui demande tout à tout le monde obtient moins de réponses qu’un formulaire qui pose quatre questions qui comptent.
Gardez une note libre. C’est là que l’invité vous dit ce que vous n’aviez pas pensé à demander — le fauteuil roulant, l’interprète, le collègue qui doit partir à neuf heures.
Laisser les réponses changer
Les gens changent d’avis, et d’autant plus que l’événement approche. La dernière réponse doit compter, et les précédentes rester dans la fiche : savoir qu’un invité a dit oui en mai et non en juin est une information de planification, pas du bruit. Un formulaire qu’on ne peut pas renvoyer, ou qui écrase l’historique, pousse l’invité à vous écrire — et la réponse est alors dans votre boîte, pas sur la fiche.
Les relances, et quand s’arrêter
Une relance à ceux qui n’ont pas répondu, dix jours avant, est attendue. Une deuxième, trois jours avant, est tolérée. Une troisième est du spam, et elle part vers les personnes les moins susceptibles de venir. Adressez la relance au silence, pas à tout le monde : un invité qui a répondu « ne vient pas » ne doit plus jamais être sollicité.
Une relance ne sert que si la première invitation est arrivée. Vérifiez la trace de livraison avant d’en envoyer une : une adresse qui a rebondi n’a pas besoin d’une relance, mais d’une autre adresse.
Réponses contre présence
Le chiffre que tout organisateur veut et n’a presque jamais, c’est l’écart entre ceux qui ont dit qu’ils viendraient et ceux qui sont venus. Il n’est mesurable que si la réponse et le check-in sont sur la même fiche. Alors, le lendemain matin donne deux listes nominatives : ceux qui avaient promis et ne sont pas venus, et ceux venus sans répondre. La première dit qui relancer ; la seconde dit qui ajouter correctement à la liste de l’an prochain.
Sur plusieurs événements, l’écart devient un chiffre de planification. Si un cinquième des oui ne se présente pas, l’estimation du traiteur doit le savoir.
- Quatre états : vient, ne vient pas, indécis, sans réponse. Le silence reste visible.
- Un lien par invité ; les réponses atterrissent sur la fiche de l’invité.
- Des quotas d’accompagnants par invité ; chaque accompagnant compté, interrogé et doté d’un code.
- Des questions propres au type d’événement, plus une note libre.
- La dernière réponse compte ; l’historique reste.
- Une relance au silence, peut-être deux, jamais à ceux qui ont décliné.
- Réponses et check-ins sur une même fiche, pour mesurer l’écart nominativement.