Refakatçi kuralını davetiyeden önce belirleyin
Tatsız +1 konuşmaları, kural her misafir için ayrı ayrı uydurulduğunda başlar. Davetiye çıkmadan önce kararı verin ve yazın: kim yanında birini getirebilir, o kişinin adı bilinmeli mi, karar misafir grubuna göre değişiyor mu. Sık görülen bir düzen şudur: evli ve uzun süreli çiftler isimleriyle birlikte davet edilir, konuşmacılar ve VIP misafirler bir kişi getirebilir, diğer herkes tek davet edilir. Hangisini seçerseniz seçin, davetiyede açıkça yazmalıdır; tahmin etmek zorunda kalan misafir cömert tahmin eder.
Kuralın arkasında bir bütçe de vardır. Her refakatçi bir tabak, bir sandalye, bir içecek ve kapıda bir giriş demektir. Kapasite sınırlıysa "bu davet size özeldir" demek, önce +1 serbest bırakıp sonra bazılarını sessizce geri çevirmekten çok daha naziktir.
İsimli refakatçi mi, isimsiz "+1" mi
İsimsiz +1 davet edene esneklik, diğer herkese maliyet getirir. Kapı kimi bekleyeceğini bilmez, oturma planında boşluk kalır, diyet sorusunu yanıtlayacak kimse yoktur. Mümkün olan her yerde LCV cevabında eşlik eden kişinin adını ve soyadını isteyin ve onu kendi başına bir davetli gibi kaydedin: kendi satırı, kendi menü seçimi, kendi alerji cevabı ve büyük bir etkinlikte kendi giriş kodu.
İki kişi arasındaki bağı koruyun. Refakatçi belirli bir davetliyle birlikte geliyor olarak kaydedilmeli; ana davetli iptal ederse tek değil iki yerin boşaldığını hemen görebilmelisiniz. Cevap gönderilirken refakatçi henüz belli değilse misafirin "biriyle geleceğim, adını sonra bildiririm" diyebilmesine izin verin ve kesin sayıdan önce adı mutlaka isteyin.
Çocuklar da davetlidir
Çocuklar davetliyse kaç çocuk geleceğini ve yaşlarını sorun. Yaş menüyü, oturma düzenini (mama sandalyesi sandalye değildir), bazen catering firmasının fiyatını, bazı mekânlarda da çocuğun içeri alınıp alınamayacağını belirler. Çocuklar davetli değilse bunu kibarca ve erken söyleyin, tercihen davetiyenin kendisinde; bir ailenin aksini varsaydığını kapıda öğrenmek herkes için zordur.
Çocukların alerjileri yetişkinlerinki kadar özen ister ve ebeveynler bunları genellikle çok daha net bilir. Bütün aile için tek bir not değil, her çocuk için ayrı cevap isteyin.
Diyet kısıtlamaları ve gıda alerjileri nasıl sorulur
Tercihi tıbbi ihtiyaçtan ayırın. "Vejetaryen" ya da "domuz eti yok" mutfağın planlayacağı tercihlerdir; fıstık, kabuklu deniz ürünü ya da susam alerjisi ise mutfağın ve servis ekibinin isim ve masa numarasıyla bilmesi gereken bir güvenlik konusudur. İkisini tek bir serbest metin kutusuna karıştırmak "vejetaryenim, fındığa biraz alerjim olabilir" gibi kimsenin uygulayamayacağı cevaplar üretir.
Açık bir kutu yerine kısa bir yapı daha iyi çalışır: menü seçeneği sunuyorsanız seçim, sık rastlanan ihtiyaçlar için işaretlenecek kutular, geri kalan her şey için bir serbest alan ve ciddi alerji için ayrı bir evet/hayır sorusu. Soruyu gruptaki her kişi için ayrı sorun; refakatçi ve çocuklar dahil.
- Menü seçimi, varsa: örneğin et, balık ya da vejetaryen.
- İşaretlenecek ihtiyaçlar: vejetaryen, vegan, glütensiz, laktozsuz, helal, koşer, domuz eti yok, alkol yok.
- Alerjiler: hangileri ve alerjinin ciddi olup olmadığı.
- Mutfağın bilmesi gereken başka bir şey, misafirin kendi cümleleriyle.
- Aynı sorular her refakatçi ve her çocuk için tekrar.
Erişim ihtiyaçları: bir kez ve nazikçe sorun
Pek çok misafir siz sormadıkça basamaksız girişe, çıkışa yakın bir yere, işitme desteğine ya da tekerlekli sandalye alanına ihtiyacı olduğunu söylemez. "Etkinliğe katılmanızı kolaylaştıracak bir şey var mı?" gibi tarafsız tek bir soru, kimseden sağlığını açıklamasını istemeden bilgilerin çoğunu toplar. Cevapları günden çok önce okuyun; bazıları listeye bir not değil, mekânın yardımını gerektirir.
Bu cevapları hassas bilgi olarak ele alın. Yalnızca gereğini yapacak kişilerle paylaşın: mekân sorumlusu, kapıdaki karşılama ekibi, o kadar.
LCV cevaplarından catering listesine
Mutfak davetli listenizi istemez; menü başına sayıları, alerjilerin isim ve masa numarasıyla ayrı bir listesini ve bu sayıların kesinleşeceği tarihi ister. Bu tarihi en başta catering firmasıyla netleştirin, LCV son tarihini birkaç gün öncesine koyun ve arka arkaya düzeltmeler yerine tek, birleştirilmiş bir liste gönderin.
- Catering firmasının kesin sayı tarihini öğrenin, LCV son tarihini ondan önceye koyun.
- Refakatçi ve çocuklar dahil, menü seçimi başına tabak sayısını çıkarın.
- Her alerjiyi misafirin adı ve masasıyla yazın, ciddi olanları işaretleyin.
- Ciddi alerjileri yalnızca mutfağa değil servis ekibine de anlatın.
- Tarihli tek bir liste gönderin; öncekinin yerine geçtiğini açıkça belirtin.
Son dakika değişiklikleri ve son hafta
Son hafta mutlaka bir şey değişir: eş hastalanır, bir misafir vegan olmaya karar verir, bir çocuk sonradan katılır. Bu değişiklikleri kimin yapabileceğine karar verin, bir e-posta zincirini değil kaydı güncelleyin ve catering firmasına bütün listeyi yeniden değil yalnızca farkı gönderin. Kesin sayı tarihinden sonra değişen bir diyet bilgisi doğrudan cateringden sorumlu kişiye, ismen iletilmeli.
Etkinlik günü kapı ekibi refakatçiyi davetliyle birlikte görmeli; ayrı gelen bir eşlik eden de böylece tanınır. Karşılayan ekip de ciddi alerji bulunan masaları bilmelidir.